Hoe lang moet een document worden bewaard?

De kwestie van bewaartermijnen voor documenten is uiteindelijk altijd een wettelijke vereiste. Hoe documentenbeheer u kan helpen hieraan te voldoen.

Voor elk bedrijf, ongeacht de branche, ongeacht hoe groot ze zijn, gelden voorschriften voor de auditbestendige opslag van documenten en specifieke verwijderingsdeadlines. In verband met de opslag is het archiveren van deze documenten altijd in de kamer. Hoe en op welke manier dergelijke documenten moeten worden gearchiveerd, met welk doel en waarom ze vervolgens opnieuw moeten worden verwijderd, zijn vaak zware vragen. Bedrijven zijn wettelijk verplicht om hun administratie 7 jaar te bewaren, wat een logistiek probleem kan zijn, vooral als dit allemaal gebeurt in de goede oude papieren vorm. Stapels bestanden en enorme archieven die ruimte innemen en constante kosten veroorzaken, zijn het resultaat.

Voordelen van digitale opslag

Dus waarom zou u alle documenten in een fysiek archief opslaan? Digitale opslag biedt veel voordelen ten opzichte van analoge opslag. De gegevens kunnen bijvoorbeeld veel sneller worden gevonden en opgehaald in een digitaal archief en, zoals eerder vermeld, worden opslagkosten geëlimineerd. Maar niet alleen opslagkosten worden geëlimineerd, de printkosten worden aanzienlijk verlaagd en het transport van de bestanden is achterhaald. Last but not least kunnen meerdere mensen tegelijkertijd toegang krijgen tot en werken met dezelfde bestanden. Maar de belangrijkste voordelen van digitale archivering spelen een rol wanneer een documentbeheersysteem (DMS) wordt gebruikt.

DMS helpt bij opslag

Hierdoor kunnen gebruikers snel documenten vinden omdat elk document is getagd. Full-text zoekopdrachten zijn ook mogelijk via een dergelijk systeem. Toegangsrechten voor documenten kunnen ook worden toegewezen, zodat alleen degenen die over de juiste rechten beschikken, een document kunnen bellen. Dit maakt het beveiligen van fysieke opslagruimtes overbodig. U kunt ook met de documenten werken zonder het origineel te wijzigen. Functies voor versiebeheer zorgen hiervoor. Het systeem zorgt er ook voor dat documenten alleen kunnen worden verwijderd nadat de bewaarperiode is verstreken en doet specifiek denken aan deze deadlines. Het is dus veel eenvoudiger en nuttiger om een digitaal archief te onderhouden, zodat u nog steeds vast moet houden aan stoffige bestandsruimten.