Vraag nu uw gratis DMS wijzer aan en ontvang:
- Een overzicht van de meest gebruikte modules in uw branche
- Inzicht in de kosten van de DMS software
- Shortlist van 7 software leveranciers die het beste passen bij uw onderneming
Wat is een DMS?
Volgens de definitie is DMS een Document Management Systeem dat helpt bij de verwerking en de opslag van allerlei documenten. Het doel van een DMS is om alle documenten in een bedrijf te digitaliseren en op zo’n manier te archiveren dat ze op elke moment eenvoudig te vinden zijn.
Daarbij biedt DMS-software een groot aantal functies om documenten te maken en te coördineren, te bewerken en ook te controleren en te versturen. Daardoor worden de bedrijfsprocessen in de onderneming op een overzichtelijke manier vereenvoudigd en geoptimaliseerd. Met behulp van een gedetailleerde zoekfunctie kunnen gebruikers de documenten op elk moment gemakkelijk vinden, omdat deze een eenduidige tag meekrijgen en zo opgeslagen worden. Dat gebeurt al direct bij het openen of creëren van het bewuste document. Of het nu gaat om rekeningen, e-mails met of zonder bijlagen, alles kun je centraal verwerken en archiveren. Bovendien beschikken DMS-systemen over functies waarmee je documenten kunt volgen. Zodat elke daartoe gemachtigde medewerker altijd over de actuele status van bijvoorbeeld een rekening kan beschikken en uit kan zoeken wie er mee bezig is en wanneer de betaaldatum verloopt.
Voordelen van een DMS-systeem
Een DMS-systeem heeft veel voordelen, die allemaal voor zichzelf spreken als het om het gebruiksgemak van deze software gaat. We noemen enkele voordelen die een DMS in het algemeen met zich meebrengt:
-
Toegang
Zichtbaar snellere toegang tot alle voor de onderneming relevante data bespaart veel tijd en geld. Daarbij is er minder ruimte voor fouten in het werkproces. -
Zoeken
Door gerichte zoekfuncties is het vinden van de juiste gegevens een heel stuk simpeler. Ook dit zorgt voor extra tijd die medewerkers aan andere, meer belangrijkere zaken kunnen besteden. -
Transparantie
Een document management systeem waarborgt meer transparantie en betere controlemogelijkheden voor alle gebruikers. Dat komt omdat iedereen met dezelfde documenten werkt. Voor iedereen is op elk moment inzichtelijk wat de status van een bepaalde casus is.
-
Klantenservice
Het DMS zorgt voor een efficiënte en geoptimaliseerde klantenservice, omdat callcenter medewerkers direct over de relevante gegevens kunnen beschikken en de klant dus op de best mogelijke manier kunnen helpen. -
Minder fouten
De overzichtelijke standaardisatie van en de gemeenschappelijke toegang tot dezelfde gegevens zorgt voor het beperken van fouten tot een minimum. Ook wordt duplicatie van data vermeden en kunt u veranderingen aan een document inzichtelijk registreren. -
Audit gerichte opslag
Documenten in een DMS kunt u zo archiveren dat ze voldoen aan de relevante wetgeving. Hierbij houdt het systeem rekening met alle normen en standaarden, zoals bijvoorbeeld wettelijke bewaartermijnen.
Nadelen van een DMS systeem
Net als elke soort software heeft een DMS-systeem ook zwakke plekken. De voordelen wegen in principe ruimschoots op tegen de nadelen van zo’n systeem, anders bestonden ze natuurlijke niet. We noemen toch enkele nadelen die een document management systeem kan hebben.
-
Middelen
Vooral aan het begin eist het digitaliseren van een grote hoeveelheid analoge documenten de nodige middelen. De digitale registratie van aktes en documenten kan nogal wat tijd en geld kosten als dit extern geregeld moet worden. Sommige documenten kunnen juist weer niet door externe bedrijven gedigitaliseerd worden, omdat deze onder geheimhoudingsplicht vallen bijvoorbeeld. -
Weerstand
Een nieuw systeem in een onderneming heeft altijd weer de instemming nodig van diegenen die het moeten aansturen. Uw medewerkers kunnen het beste al in de voorbereiding en tijdens de implementatie met het nieuwe systeem vertrouwd raken en in het proces betrokken worden. Anders bestaat het risico van weerstand tegen het DMS en dat resulteert vaak in opslag van data op de oude manier, wat weer grote schade tot gevolg kan hebben.
-
Kosten
Extra kosten zijn onvermijdelijk bij nieuwe software. Hoe hoog die uitvallen is afhankelijk van de omvang van de software, de wijze van implementeren, de hosting in de cloud of lokaal. Daarbij is het ook goed om rekening te houden met de modules die het DMS gaat bevatten. Hoe meer het systeem op maat is, hoe duurder het meestal uit zal pakken. -
Veiligheid
Elk voordeel heeft zijn nadeel. Eigenlijk garandeert een DMS-systeem een betere veiligheid. Toch bestaat altijd risico op hacking, vooral met de opslag van gevoelige data in de cloud. Daar bestaat geen 100% zekerheid tegen. In dat geval biedt een fysiek archief uiteindelijk toch een betere bescherming.
DMS-systemen vergelijken
Op de markt zijn heel veel verschillende DMS-systemen en net zoveel aanbieders beschikbaar. Veel van deze systemen voorzien in alle standaard toepassingen van documentbeheer. Sommigen hebben ook andere functies, gericht op bepaalde branches of ondernemingsvormen. In principe kunt u bij uw zoektocht naar een geschikt DMS het beste beginnen met de volgende vragen:
Basisgegevens
- In welke branche is het bedrijf werkzaam?
- Hoeveel medewerkers heeft het bedrijf in totaal?
- Hoeveel medewerkers gaan met het DMS werken?
- Hoeveel van deze medewerkers zullen het DMS in de komende drie tot vijf jaar uiteindelijk gebruiken?
Duidelijk omschreven doelen voor het toekomstige document management systeem helpen u bij de keuze van een geschikt systeem en de juiste leverancier. Dezelfde doelen helpen de leverancier ook weer om te begrijpen wat u graag wilt bereiken met de implementatie van het DMS. Het is belangrijk om tijdens het hele keuze- en implementatieproces de doelstellingen goed voor ogen te houden. Dan is de kans het grootst dat u precies dat product krijgt dat u daadwerkelijk nodig heeft.
Als u de bovengenoemde vragen beantwoord heeft en de doelen zijn geformuleerd, dan kunt u op zoek gaan naar de voor u meest geschikte software en leverancier. Omdat de wereld van DMS groot is, met veel aanbieders en oplossingen, is het handig om enkele kenmerken te gebruiken als filter om uw zoektocht kleiner te maken. Het gaat hierbij vooral om de functies die u nodig heeft, om het platform waarop de applicatie moet draaien en natuurlijk om uw budget.
Kenmerken
Naast de standaardfuncties die bijna elk DMS heeft, bevat het systeem ook enkele specifieke functies. Denk daarbij aan digitale patiëntendossiers in de gezondheidszorg of aan belangrijke documenten voor overheden bij de invoering van een nieuw geneesmiddel door de farmaceutische industrie. Een DMS kan helpen om de verschillende regels per branche uit te voeren. Vooral in de levensmiddelenindustrie zijn er legio wetten en regels met de bijbehorende documentatieplicht.
Platform
Een van de belangrijkste overwegingen in het begin is het platform waarop het systeem moet gaan draaien. Hierbij heb je keus uit vier verschillende vormen. Cloud, lokaal, op een gehoste server of een hybride vorm. Elk heeft zo zijn eigen voor- en nadelen en de keuze is geheel aan u hoe u uw DMS wilt ontwikkelen.
Budget
Tenslotte is het budget mede bepalend voor de omvang en de manier van implementeren van uw DMS. U moet uw wensen en de daarbij horende ambities echter niet alleen van uw budget af laten hangen. Overleg eens met een potentiële leverancier hoe u binnen uw budget toch uw doelen kunt bereiken. Met diverse bijstellingen in functies en in de implementatie zijn besparingen op meerdere plekken mogelijk, zonder dat van het einddoel afgeweken wordt.
Heeft u hulp nodig bij het kiezen van het juiste DMS systeem? Vraag onze gratis DMS wijzer aan en ontvang:
- Een shortlist van 7 DMS leveranciers die het beste passen bij uw onderneming
- Een schatting van de kosten van uw DMS systeem
- Een overzicht van de meest gebruikte functionaliteiten door soortgelijke bedrijven
U kunt ook altijd contact opnemen met onze supportlijn: 0299 200 310 of mail naar info@dmssoftware.nl.
Het verschil tussen Cloud, lokaal, gehost en hybride DMS
Cloud DMS
- U heeft geen controle over software en hardware. Installatie en update regelt de hostende partij.
- Past zich aan de groei van uw bedrijf aan en kan eventueel uitgebreid worden
- Weinig implementatietijd
- Internetaansluiting is verplicht
- De internetverbinding is niet in huis, dus onderhoud is niet nodig van uw kant
Lokaal DMS
- Bij een lokaal DMS regelt u zelf beheer en onderhoud van hardware en de installatie en updates van software
- Ook een lokaal DMS is relatief lastig op te schalen. Aanpassingen aan de bedrijfswensen zijn duur.
- De complete IT infrastructuur moet aanwezig zijn en hardware eventueel aangeschaft
- U heeft de complete controle over uw DMS-systeem en de bijbehorende opslagplek
- De aanschafkosten zijn in verhouding hoog, maar de variabele kosten per maand laag
Gehost DMS
- Bij een gehoste DMS beheert u de software en doet ook de installatie en diverse updates in eigen huis
- De uitbreidingsmogelijkheden van een gehost DMS zijn relatief gering
- De kosten zijn in het begin laag en ontwikkelen zich ook in de loop van de tijd minder hoog als bij de andere vormen
- Alle gegevens blijven in huis, derden hebben geen toegang
- Voor de verbinding met de externe server is een internetverbinding verplicht
Hybrid
- Het beheer van de software doet u zelf en kunt u naar believen aanpassen
- De opschaalbaarheid van een hybride DMS is relatief gering
- De implementatie heeft relatief veel tijd nodig
- De benodigde hardware moet in het bedrijf aanwezig zijn en het beheer ervan ligt ook bij u
- Een internetverbinding is zeer gewenst
- Een hybride DMS is relatief duur in de aanschaf, maar kost vervolgens minder per maand
Functies van een document management systeem
Een DMS is opgebouwd uit verschillende functies die helpen om uw bedrijfsprocessen te optimaliseren. Door de aaneenschakeling van deze functies ontstaat een aanzienlijke meerwaarde binnen en tussen de verschillende afdelingen n uw bedrijf. We zullen hieronder ingaan op de belangrijkste functies en uitleggen hoe een DMS ook uw onderneming ondersteunen kan.
Zoekfuncties
Met behulp van de geïntegreerde zoekfunctie van een DMS-systeem zijn gegevens en documenten sneller en eenvoudiger terug te vinden. Door opslag van alle gegevens in een centrale database is de zoektocht hierna enorm vereenvoudigt. Documenten krijgen al bij de opslag eenduidige namen, tags en bronnen mee, zodat simpel en doelgericht op verschillende categorieën gezocht kan worden. Het is dus niet meer nodig om zich door een wirwar aan gegevens te worstelen om het benodigde document boven tafel te krijgen.
Opslag
De nauwkeurigheid en de samenhang van uw gegevens verbetert door een DMS aanmerkelijk. De functies voor binnenkomst van factuur tot en met de uitbetaling zorgen ook voor een transparante en centrale opslag van facturen en bijbehorende stukken. Dat garandeert enerzijds dat betrokken medewerkers met dezelfde basisgegevens in huisstijl en in huisdesign werken en anderzijds geen fouten in het werkproces door dubbele documenten ontstaan. Een DMS kan verschillende typen van data verwerken en op de juiste manier opslaan. Niet alleen tekstbestanden, maar ook andere formats, zoals audiobestanden, video’s, broncodes of gescande rekeningen. Het DMS kan al deze verschillende vormen zo converteren, dat ze door iedereen bekeken en gebruikt kunnen worden. In een onderneming heb je vaak documenten die alleen voor een bepaalde afdeling of medewerker bestemd zijn. Hiervoor kan u via een DMS toegangsrechten regelen voor al deze gegevens, zodat alleen de verantwoordelijke medewerker bijvoorbeeld personeelsdossiers in kan zien. Ook kan bij de opslag rekening gehouden worden met de mogelijkheid om te archiveren als alleen-lezen. Daarbij rekening houdend met de wettelijke en de interne bewaartermijnen bij het automatisch wissen van oude gegevens.
Veiligheid
Door de mogelijkheid om aan individuele documenten toegangsrechten te verlenen kunnen deze aanzienlijk beter worden beveiligd. Zo bestaat bijvoorbeeld de optie om personeelsdossiers alleen voor de betreffende medewerkers toegankelijk te maken, zodat onbevoegden ze niet meer in kunnen zien. Management document systemen herkennen door uitgebreide audit trails wanneer een externe poging tot toegang tot bedrijfsgegevens plaats vindt. Als bijvoorbeeld na werktijd of buiten het bedrijf iemand probeert toegang tot een document te krijgen kan het systeem zonder menselijke tussenkomst maatregelen treffen, zoals de gebruiker blokkeren en een bericht aan de administratie versturen.
Versiebeheer
Gedetailleerd versiebeheer helpt om altijd te beschikken over de actuele status van een document. Elke medewerker die aan dat document werkt kan controleren wie wanneer aan het document gewerkt heeft en wat er aan veranderd is. Zo is iedereen steeds weer op de hoogte van de stand van zaken. Eventueel kan een versiebeheerder via een back-up een document in de originele staat terugzetten. Ook kan het document management systeem verschillende stappen in de toestemming inbouwen. Als een bepaald document bijvoorbeeld eerst voor toestemming naar een bepaalde plek moet, wordt het pas weer zichtbaar voor de andere medewerkers nadat deze toestemming geregeld is en pas dan kan iedereen er verder aan werken. Dat zorgt dat uw team altijd alleen aan een geldig bestand werkt.
ISO-richtlijnen
Voor veel bedrijven is het belangrijk te voldoen aan de zogenoemde ISO-normen. Maar niet iedere ISO-norm is voor elk bedrijf even belangrijk. Daarom is het beter tijdens de voorbereiding uit te zoeken aan welke normen en richtlijnen uw bedrijf op ISO gebied moet voldoen. Niet elk DMS-systeem heeft dezelfde mate van specialisatie voor elke norm, waardoor het dus erg belangrijk is om goed voorbereid te zijn op de eisen die ISO heeft en of het gekozen systeem daaraan kan voldoen. De meeste DMS-systemen bieden een overzicht van hun certificering aan en maken inzichtelijk welke versie volgens welke richtlijnen gecertificeerd is. Maar de systemen helpen ook bij de naleving van verdere richtlijnen en wetten, zoals die van de DSGVO.
Tevens beschikken DMS-systemen over talrijke andere functies die meer of minder in het bedrijf toegepast worden. Hier volgt een selectie:
- Barcodes scannen en identificeren
- Bonnenregistratie
- Digitale handtekening
- Emailmanagement
- OCR (Optical Character Recognition – optische tekenherkenning)
- Opslag met of zonder revisiemogelijkheden
- Amendementen systeem
- Kennisbank / FAQ
De kosten van een DMS
Het spreekt voor zich dat de prijs van een DMS voor u een doorslaggevende rol speelt. En om maar meteen met de deur in huis te vallen, we kunnen u op deze plek geen definitief antwoord geven hoe hoog die kosten uit gaan vallen. Dat hangt te veel van verschillende factoren af, zoals de keuze van implementatie.
Eerst moet duidelijk zijn welke eisen u precies aan het systeem stelt. De volgende factoren zijn vervolgens beslissend voor de uiteindelijke prijs van het DMS-systeem:
- Aantal gebruikers
- Complexiteit van het werkproces
- Gewenste functies
- Individuele aanpassingen van het systeem aan het bedrijf
Maar hoe kunt u nu inschatten hoe duur de invoering van een DMS uiteindelijk is? Het beste kunt u kijken naar DMS-oplossingen bij concullega’s. Daar kunt u dan wellicht een indruk krijgen van de kosten van een systeem in uw branche.
Hoe vindt en vergelijkt u DMS-systemen?
Met ons handige en gebruiksvriendelijke DMS-vergelijkingsportaal kunt u via verschillende zoekfilters de zoektocht naar een passende aanbieder heel makkelijk beginnen. U hoeft alleen in te voeren in welke branche uw onderneming werkzaam is, het aantal gebruikers, het budget en/of gewenste functies en de matchende aanbieders komen te voorschijn. Via de praktische vergelijkingsfunctie in ons portaal kunt u dan de verschillende systemen naast elkaar zetten en dan de voor- en nadelen van de geboden oplossingen bekijken.
Ontvang uw gratis DMS wijzer
