"DMS" is een afkorting en beschrijft een documentbeheersysteem. Dit is software voor het beheren van digitale documenten. Moderne DMS-software biedt veel meer dan alleen een digitaal archiveringssysteem.
Functies zoals zoeken in volledige tekst zorgen ervoor dat procestijden aanzienlijk kunnen worden verkort. Zo kunnen alle belangrijke documenten voor een bepaalde klant binnen enkele seconden worden weergegeven door een klantnummer in te voeren. Door verbinding te maken met een CRM- en ERP-software, kunnen processen uiteindelijk holistisch worden geoptimaliseerd en kunnen onderbrekingen in de media worden vermeden.
Voor veel bedrijven is de introductie van DMS-software de eerste, belangrijke stap naar een holistische, digitale strategie.
Selectie van de juiste DMS-software
Zoals elke bedrijfssoftware kan DMS alleen zijn volle potentieel ontwikkelen als het voldoet aan de vereisten van het betreffende bedrijf. Dit is echter niet vanzelfsprekend omdat de DMS-markt divers is. Met het grote aantal potentiële systemen kunnen bedrijven het snel moeilijk vinden om het overzicht te behouden of zelfs een geschikt DMS te identificeren.
Het DMS project: veel gestelde vragen
Om deze reden willen we de veel gestelde vragen behandelen, waar bedrijven vaak mee te maken krijgen in de voorbereidingsfase op hun nieuwe DMS-software.
Kan ik DMS-software op internet vinden?
Het internet is de afgelopen jaren een nuttige informatiebron geworden. Ook vindt u hier diverse informatie over DMS-software.
Bedrijven moeten zich er echter van bewust zijn dat veel zogenaamd vertrouwelijke bronnen verborgen advertenties kunnen blijken te zijn. Dit is met name het geval bij formaten als "de 10 beste DMS systemen".
Het is aan te bevelen om onafhankelijke vergelijkingswebsites en tools te gebruiken, waarmee verschillende systemen neutraal met elkaar vergeleken kunnen worden op basis van veel verschillende criteria.
Hoe zinvol zijn de ervaringsrapporten van kennissen?
Ook ervaringsverslagen van kennissen moeten met de nodige voorzichtigheid worden genoten. Een groot voordeel van aanbevelingen en adviezen en kennissen is hun eerlijkheid. In de meeste gevallen hebben ze er geen belang bij om besluitvormers in een bepaalde richting te beïnvloeden of zelfs maar aan te moedigen om bepaalde DMS-software te kopen.
Bedrijven moeten er echter rekening mee houden dat elk bedrijf individuele processen heeft en dus ook een ander vereistenprofiel voor DMS-software. Advies uit uw eigen branche is altijd zinvoller dan advies uit andere branches.
Hoe zinvol zijn casestudy's?
Hetzelfde geldt voor casestudy's. Casestudy’s beschrijven het succes of falen van de introductie of het gebruik van een bepaalde DMS-software in een bepaald bedrijf. Om deze reden, als het bedrijf in dezelfde branche zit, kunnen ze een waardevolle bron van informatie zijn.
Maar ook hier dient te worden opgemerkt dat elk bedrijf uiteindelijk andere eisen stelt en dat één casestudy lang niet voldoende informatief is voor de keuze voor DMS-software.
Hebben we een softwareadviseur nodig?
Sommige bedrijven vertrouwen op het advies van derden bij het kiezen van geschikte DMS-software en huren een consultant in. Dit kan handig blijken als bedrijven niet over de nodige interne capaciteiten beschikken. Het bedrijf profiteert dan van de expertise van een externe consultant die fulltime exclusief in dit specialisme werkt.
Ook hier moeten bedrijven voorzichtig zijn bij het kiezen van een geschikt adviesbureau, rekening houden met mogelijke kosten en in ieder geval aandringen op een persoonlijk gesprek met een softwareadviseur.
Tips voor het voorbereiden van een DMS-software
Als bedrijven geen beroep willen doen op externe hulp bij het kiezen van een DMS-software, moeten enkele basiscriteria voor succesvol intern projectmanagement in acht worden genomen. Deze omvatten:
- Uitvoeren van een gedetailleerde analyse van de huidige situatie in het bedrijf
- Het maken van een specificatieblad
- Vooraf gedefinieerde randvoorwaarden (temporeel, financieel, organisatorisch etc.)
Uitgebreide opleiding van medewerkers
Deze maatregelen leggen de basis voor een succesvol softwareproject. Hoewel ze geen garantie zijn voor een succesvolle DMS-selectie en -implementatie minimaliseert een gedetailleerde voorbereiding de kans op mislukking aanzienlijk.
Aangezien de aanschaf van DMS-software een investering is in de toekomst en het bedrijf jarenlang met het nieuwe systeem gaat werken mogen bedrijven zeker niet te voorzichtig zijn met middelen voor de plannings- en voorbereidingsfase.
Conclusie: voorbereiding is essentieel
Samenvattend kan worden gesteld dat de selectie en introductie van DMS-software geen gemakkelijke onderneming is. Als bedrijven zich echter aan basiscriteria houden en voldoende tijd en capaciteit investeren, legt de plannings- en voorbereidingsfase de basis voor een succesvol DMS-project.