Actieplan voor DMS-implementatie
In een actieplan wordt een basis voor de implementatie gedefinieerd, dat de individuele stappen van het proces omvat. In het actieplan kan bijvoorbeeld worden vastgelegd welk doel op welk moment moet worden behaald.
Een roadmap opstellen
Een roadmap voorkomt mogelijk kostbare incidenten tijdens de implementatie. Het somt eerst alle belangrijke maatregelen op die genomen moeten worden om een specifiek doel te bereiken. De roadmap geeft een overzicht van alle noodzakelijke maatregelen.
Daarnaast kunnen de eisen voor het DMS worden gecategoriseerd in de roadmap.
Bijvoorbeeld een onderverdeling in:
- Gemeenschappelijke functies
- Nieuwe functies en
- Unieke functies
DMS-implementatiekosten
De kosten van een DMS-implementatie kunnen onderling even veel verschillen als verschillende DMS-oplossingen.
Een vraag over het type installatie
Wanneer en hoe u wordt gevraagd om af te rekenen, hangt onder meer af van het type installatie dat u hebt geselecteerd voor uw nieuwe DMS. Met een DMS vanuit de Cloud zijn er normaal gesproken geen noemenswaardige acquisitiekosten. Het is een SaaS (Software-as-a-Service) compleet pakket of abonnement, waarvoor het bedrijf doorgaans per gebruiker per maand betaalt.
Bij een on-premises implementatie moeten er mogelijk dure voorbereidingen worden getroffen. Er moet een geschikte server met voldoende koeling aanwezig zijn waarop het systeem kan worden geïmplementeerd.
Een passende gegevensbescherming moet ook worden gegarandeerd. Aangezien de volledige hardwareverantwoordelijkheid voor een on-premises oplossing bij het bedrijf zelf ligt, moet een medewerker ook de opdracht krijgen voor het onderhoud van de hardware en regelmatige software-updates. Met al deze criteria had echter in de selectiefase rekening moeten worden gehouden.
Installatie en installatietype
Hoe het documentbeheersysteem wordt geïnstalleerd, hangt grotendeels af van het type installatie dat is geselecteerd.
Cloudgebaseerde DMS-oplossingen
Als het een cloud-DMS is, gebeurt de implementatie meestal snel, omdat het bedrijf weinig te maken heeft met het daadwerkelijke implementatieproces. Het DMS wordt beheerd via servers in externe datacenters. Met onder meer een cloudimplementatie moet er alleen voor worden gezorgd dat elke toekomstige gebruiker een licentie krijgt.
DMS op locatie
Een on-premise implementatie betekent een veel grotere werklast voor uw eigen bedrijf, vooraf moet er voor gezorgd worden dat er een server beschikbaar is met de juiste capaciteit. Daarnaast moet er personeel aanwezig zijn voor permanent onderhoud van de hardware en voor het uitvoeren van updates na installatie.
Gehoste DMS-oplossingen
Als het een gehost DMS is, moet er vooraf een geschikte provider worden gevonden die servers ter verhuur aanbiedt. Aangezien dit dan verantwoordelijk is voor de hardware, moet deze selectie niet lichtvaardig worden genomen.
Testfase en proefbedrijf
Zelfs als alle vereisten in de specificatie in detail zijn gespecificeerd, kunnen er op dit punt nog steeds problemen ontstaan. Kortom, hoe beter u uw individuele vereisten aan de aanbieder heeft gecommuniceerd, hoe minder problemen er zouden moeten optreden in deze stap van de introductie.
De rol van key users
Toch moet u erop voorbereid zijn dat niet alles vanaf het begin soepel verloopt. Projectmanagers en key-users moeten in ieder geval een actieve rol spelen tijdens de pilot-operatie. Toekomstige gebruikers van het systeem hebben mogelijk een andere kijk op mogelijke problemen die zich in de dagelijkse zaken kunnen voordoen.
Daarom is uw feedback tijdens de testfase essentieel. Als een piloot de testfase doorstaat en wordt goedgekeurd door alle betrokkenen, kan het systeem worden geïnstalleerd.
Overdracht van DMS-gegevens
Als het systeem is geïnstalleerd, is het nu nodig om uw eigen bedrijfsrelevante gegevens te migreren. Afhankelijk van de grootte van de database is dit een complex, complex proces dat in ieder geval foutloos moet worden uitgevoerd.
De gegevens die naar het nieuwe systeem worden overgebracht, zijn in veel gevallen over vele jaren verzameld en hebben daarom een grote hoeveelheid informatie die moet worden beschermd. Het is daarom raadzaam om een deskundige te raadplegen die al talrijke DMS-introducties heeft begeleid.
Providers hebben ervaring met gegevensoverdracht
Neem in het beste geval met vertrouwen contact op met de door u geselecteerde provider. Als de gegevensoverdracht wordt uitgevoerd door interne medewerkers, moeten zij over de nodige IT-knowhow beschikken. Voor de gegevensoverdracht is het vooral belangrijk dat deze vóór de daadwerkelijke migratie zijn geherstructureerd en opgeschoond.
Opleiding van medewerkers
Als alle gegevens naadloos worden overgedragen in het nieuwe DMS, moeten werknemers en toekomstige gebruikers uitgebreid worden opgeleid. Als deze vanaf het begin in het DMS-introductieproject zijn opgenomen, is de kans veel groter dat ze het op dit moment niet zullen afwijzen. Alle vragen die hier beantwoord kunnen worden, moeten ook beantwoord worden.
Vragen vroeg beantwoorden
Als er vragen en onzekerheden zijn als het gaat om live-operatie, vertragen ze de dagelijkse gang van zaken omdat werknemers niet efficiënt met het DMS kunnen werken. Om ervoor te zorgen dat werknemers de functionele reikwijdte van het DMS internaliseren, moet de training altijd een praktisch onderdeel bevatten, in het kader waarvan toekomstige gebruikers zich vertrouwd kunnen maken met het systeem.
Het is ook aan te raden om de werkgroepen relatief klein te houden zodat iedere medewerker de gelegenheid heeft om zijn vragen te stellen.
DMS in gebruik nemen
Nu is het zover: het gaat in de praktijk. In een ideale wereld werden alle eventualiteiten vooraf duidelijk gemaakt, zodat het DMS vanaf dag 1 probleemloos te gebruiken is. In de praktijk ziet dit er echter meestal een beetje anders uit. Ook na ingebruikname van het systeem kunnen er nog problemen optreden.
Daarom is het in deze fase bijzonder relevant om nauw samen te werken met de aanbieder. Zo heeft u in ieder geval een betrouwbare contactpersoon, mocht er onverhoopt toch nog iets moeten bijgesteld worden.
Evaluatie en onderhoud van het DMS
Om in de praktijk te kunnen beoordelen welke voordelen het nieuwe DMS daadwerkelijk met zich meebrengt voor de dagelijkse gang van zaken, kan het raadzaam zijn om het oude systeem gedurende een bepaalde periode parallel te laten draaien.
Argumenten voor parallelle werking
Op deze manier kunnen de twee systemen en hun exacte functies beter worden vergeleken. Parallelle bediening betekent in eerste instantie een extra inspanning, maar er moet ook worden opgemerkt dat dit geen permanente toestand is. Het oude systeem dient als een soort back-up totdat het nieuwe systeem volledig is geïntegreerd in de dagelijkse bedrijfsvoering.
Zelfs na een succesvolle inbedrijfstelling moet de spanningsmeter regelmatig worden onderhouden. Uiteindelijk is de implementatie van een DMS een investering die niet mag worden onderschat en ook op de lange termijn zijn vruchten moet afwerpen.