Wat kost on-premises DMS-software?

Wat kost on-premises DMS-software? Het is en blijft de cruciale vraag. Wij laten u de te verwachten kosten zien.

Een van de meest centrale vragen bij een DMS-introductie heeft altijd betrekking op de kosten van het systeem. Elk bedrijf moet rekenen, wat betekent dat de meerwaarde die met DMS-software kan worden bereikt, vergeleken moet worden met de initiële kosten.

Op dit punt willen we de kosten van lokale DMS-software nader bekijken en laten zien hoe de directe kosten zich verhouden tot de indirecte kosten. Om dit te doen, zullen we eerst verduidelijken wat lokale DMS-software is en hoe deze applicaties werken.

Dit helpt ons te begrijpen waar kosten ontstaan en hoe deze tot in detail zijn opgemaakt. We kunnen ook beter begrijpen welke toegevoegde waarde wordt gecompenseerd door kosten.

Inhoudsopgave

• Wat is DMS-software? - Een betekenis
• Technische kant van DMS-software
• Kosten van een lokale DMS-oplossing
• IT-infrastructuurkosten
• Externe servicekosten
• Conclusie: DMS-kosten zijn afhankelijk van uw eigen wensen

Wat is DMS-software? - Een definitie

DMS is de afkorting voor Document Management System. Deze ondernemerstaak gaat in wezen over het zo goed mogelijk beheren en organiseren van alle verhuisdocumenten binnen een organisatie. Hiervoor worden verschillende maatregelen genomen.

Met het toenemende aandeel digitale documenten nam ook de behoefte aan digitaal documentbeheer toe. In het verleden werden digitale documenten uitgeprint en ingevoerd in het analoge DMS, maar dit is nu omgekeerd. Tegenwoordig worden de weinige papieren documenten gescand en ingevoerd in digitaal documentbeheer.

Digitaal documentbeheer

Hiervoor worden digitale DMS-oplossingen gebruikt. Deze consolideren alle gegevens in een centrale database en slaan alle documenten op in een gedefinieerde mappenstructuur. Alle partijen met toegangsautorisatie in het bedrijf hebben toegang tot dezelfde geldige gegevens. Elk document wordt opgeslagen in een versie waarin alle aangebrachte wijzigingen kunnen worden getraceerd.

Snelle en veilige processen

Dit zorgt enerzijds voor snellere maar anderzijds beduidend veiligere processen. De gegevens worden revisiebestendig en in overeenstemming met alle andere wettelijke bepalingen opgeslagen en gearchiveerd in een overeenkomstige database.

Naast de opslag en archivering van gegevens, doen moderne DMS-oplossingen veel meer dan dat: hiermee worden alle processen in het bedrijf waarin documenten van welke aard dan ook worden verwerkt aanzienlijk gerationaliseerd.

Er ontstaan geautomatiseerde processen

Op deze manier kunnen op veel plaatsen workflows worden gemaakt die langs een bepaald document bewegen. Een voorbeeld: Als er op een afdeling behoefte is aan personeel, kan dit direct door de medewerker via het systeem worden gemeld. Hiervoor worden de eisen beschreven, evenals het tijdstip waarop de extra vraag ontstaat.

Deze melding wordt doorgestuurd naar het management, waar deze wordt gecontroleerd en goedgekeurd. Het systeem kan dan zelfstandig een bijbehorende vacature opstellen en deze op de eigen homepage en op relevante portals publiceren. In de volgende stap worden inkomende aanvragen direct doorgestuurd naar de betreffende kantoren.

Hier kunnen de aanvragen door alle betrokken actoren worden beoordeeld. Nadat iedereen zijn mening heeft gegeven, kan het systeem automatisch een datum voor een interview bepalen door de kalenders van de besluitvormers te vergelijken en de aanvrager uit te nodigen. Het hele aanvraagproces kan op veel plaatsen aanzienlijk worden versneld en geautomatiseerd.

Overbrug afdelingsgrenzen

Dergelijke automatiseringen zijn op veel verschillende plaatsen denkbaar. Door dezelfde gegevens te gebruiken, worden afdelingsgrenzen overbrugd en zijn processen veel slanker en veiliger. Deze optimalisatie van de processen is een doorslaggevende reden waarom steeds meer bedrijven te maken hebben met de introductie van DMS-software.

Maar nog belangrijker zijn de potentiële besparingen die een dergelijke oplossing kan opleveren. Naast papier- en printkosten zijn er ook geen kosten voor het bijhouden van fysieke archieven.

Technische pagina van DMS-software

DMS-oplossingen zijn opgebouwd uit verschillende modules die elk een specifiek verantwoordelijkheidsgebied binnen het bedrijf bestrijken. De volgende modules worden vaak aangetroffen in moderne DMS-oplossingen:

Workflow-functie
Elektronische inkomende en uitgaande facturen
Zoekfuncties
Documentverwerking
Kennisportaal
Toepassingsportaal
Import en export van documenten, etc.

Niet elk bedrijf heeft al deze functies nodig. Andere bedrijven hebben er daarentegen nog veel meer nodig. DMS-softwareoplossingen verschillen echter enorm van elkaar, niet alleen in termen van functies. Er zijn ook significante verschillen met betrekking tot de opslaglocatie van de respectievelijke databases.

Verschillende licentiemodellen

Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen systemen uit de cloud en systemen die lokaal worden geïmplementeerd, dus op uw eigen servers. Tussen deze twee vormen hebben zich andere modellen gevestigd, waarbij slechts delen van het systeem uit de cloud worden gehaald, terwijl andere op de eigen server blijven. Sommige systeemhuizen bieden ook servers te huur aan als bedrijven er geen hebben.

Kosten van een lokale DMS-oplossing

De verschillende licentiemodellen zijn ook een doorslaggevende factor bij de prijsstelling van DMS-softwareoplossingen. In het volgende willen we kijken naar de verschillende factoren die de prijs van DMS-systemen beïnvloeden en ook kijken naar al die kosten die in eerste instantie verborgen blijven.

Software aanschaffen bij de provider

Op dit punt kijken we nader naar de kosten die een bedrijf maakt met een lokale DMS-implementatie. Lokaal of on-premises beschrijft een licentiemodel waarbij de software eerst volledig bij de provider wordt gekocht en vervolgens op de interne servers wordt geïnstalleerd en beheerd.

Data blijven intern

Het grote voordeel voor bedrijven dat voortkomt uit dit licentiemodel is dat de data in huis blijft. In tijden van steeds strengere gegevensbeschermingsregels, is het steeds belangrijker geworden om uw eigen gegevens adequaat te beschermen. Bij een lokale DMS-oplossing is het bedrijf echter ook zelf verantwoordelijk voor het beschermen van de data.

Verschillende functies en capaciteiten

De eerste kosten in de loop van een DMS-implementatie ontstaan bij de aanschaf van de oplossing zelf. Deze variëren vaak naargelang de aangeboden functies en hun capaciteit. Niet elk systeem is ontworpen voor een oneindig aantal gebruikers. Hier is het dus belangrijk om goed te kijken voor welke oplossing u uiteindelijk kiest.

IT-infrastructuurkosten

Naast de eigenlijke software moet ook de bijbehorende hardware die door het systeem wordt vereist, worden geleverd. Er moeten servercapaciteiten worden gecreëerd en netwerken worden opgebouwd. DMS-softwareoplossingen verwerken alle documenten en slaan deze auditproof op. De opslagcapaciteit die nodig is voor een dergelijke oplossing is soms enorm.

Vaak vergeten over hardwarekosten

Er zijn ook andere hardwaretoepassingen die in de kostenberekening moeten worden meegenomen. Bij mobiel gebruik van het systeem moeten scanners worden aangeschaft en mobiele apparaten worden verstrekt. Met deze kosten moet ook rekening worden gehouden.

Overweeg back-upbeheer

Een andere factor die we op dit moment niet onvermeld willen laten, zijn de regelmatige back-ups die moeten worden gemaakt. Back-ups worden gebruikt ter bescherming tegen verlies van gegevens en moeten apart van uw eigen servers worden opgeslagen. Er zijn op dit punt ook kosten.

Externe servicekosten

Naast uw eigen vereisten en de aanschaf van de software zelf, zijn op sommige plaatsen vaak services van derden vereist. Bijvoorbeeld bij het implementeren en aanpassen van het systeem zelf, bij het opleiden van medewerkers of het vooraf adviseren.

Externe dienstverleners voor het digitaliseren van de gegevens

Veel bedrijven maken ook gebruik van externe dienstverleners om alle fysieke documenten te digitaliseren. Afhankelijk van uw wensen kunnen de kosten hier snel omhoogschieten. Hoe meer expertise er in uw eigen gelederen is, hoe meer er op dit punt kan worden bespaard.
Een goede voorbereiding op het project is in ieder geval elementair en bespaart uiteindelijk niet alleen tijd, maar ook veel geld, bijvoorbeeld als je denkt aan het opleiden van je medewerkers.

Conclusie: DMS-kosten zijn afhankelijk van uw eigen vereisten

Zoals duidelijk zou moeten zijn, is het bijna onmogelijk om een vast tarief uit te geven voor een lokale DMS-software. Er moet veeleer rekening worden gehouden met de omstandigheden in het bedrijf. Hier zijn er soms serieuze verschillen met betrekking tot de IT-infrastructuur en ook met betrekking tot de aanwezige expertise.

De software zelf verschilt ook qua functionaliteit en capaciteit. Afhankelijk van de behoeften van het bedrijf kunnen de prijzen ook aanzienlijk van elkaar verschillen. Hoe duur een lokaal DMS-project uiteindelijk wordt, is een zeer individuele kwestie.

Bij de kostenberekening moeten de vele verschillende factoren adequaat worden ingepland, zodat je uiteindelijk niet overweldigd wordt door de lopende en verborgen kosten en het project daardoor mogelijk mislukt.