Waarom een ​​specificatieblad onmisbaar is

Lees waarom een ​​gedetailleerd specificatieblad zo belangrijk is in het DMS-project en hoe u de structuur moet ontwerpen.

Dankzij de grote verscheidenheid aan DMS leveranciers en software hebben veel bedrijven moeite om de juiste te vinden. Om deze reden willen we bedrijven op dit punt laten zien hoe ze de beste DMS kunnen vinden door een gedetailleerd specificatieblad te maken.

Inhoudsopgave

• DMS-software - een overzicht
• Hoe vind ik de juiste DMS-software?
• Wat is een specificatieblad?
• Overwegingen bij het maken van een specificatieblad
• Inhoud van een DMS-specificatieblad
• De ideale structuur van een specificatieblad
• Conclusie: het specificatieblad vormt de basis voor een succesvolle implementatie

DMS-software - een overzicht

De afkorting DMS staat voor document management systeem. Dit is software voor het beheren van digitale documenten. Maar moderne DMS-software vervult veel meer functies dan die van een digitaal archiveringssysteem.

Optimaliseer documentbeheerprocessen

Alle documentbeheerprocessen kunnen holistisch en digitaal in kaart worden gebracht met behulp van DMS-software. Deze processen kunnen vervolgens binnen de software worden beheerd, gecontroleerd, geoptimaliseerd of zelfs geautomatiseerd. Op deze manier kunnen bedrijven op sommige gebieden waardevolle middelen besparen, die op hun beurt weer winstgevender kunnen worden gebruikt in andere gebieden. Bedrijven kunnen dus zeker een concurrentievoordeel behalen door het gebruik van adequate DMS-software.

DMS-software als samenwerkingstool

DMS-software is centraal georiënteerd. Dit betekent dat alle medewerkers met dezelfde, correcte gegevens werken. Dit verbetert de samenwerking tussen afdelingen aanzienlijk. Dit maakt workflows transparanter voor alle betrokkenen.
Het wordt duidelijk waarom steeds meer bedrijven besluiten om nieuwe DMS-software te introduceren.

Hoe vind ik de juiste DMS-software?

Maar de DMS-markt is zowel groot als divers. Veel bedrijven vinden het moeilijk om voor hun eigen doeleinden het juiste DMS te vinden. De blinde keuze van een systeem naar keuze brengt ook verschillende risico's met zich mee. Omdat DMS-software alleen een bijbehorende meerwaarde belooft als het elk individueel proces van het bedrijf in kaart kan brengen en ondersteunen. De geschiktheid van DMS-software is dus een voorwaarde voor een overeenkomstige ROI.

Het DMS-project

Om deze reden moeten bedrijven een strategische benadering volgen bij het kiezen van DMS-software en de DMS-implementatie als een afzonderlijk project behandelen. Aan het begin van een softwareproject moet er altijd een gedetailleerde analyse zijn van de huidige situatie in het bedrijf. Op basis van de resultaten van deze analyse kunnen vervolgens specifieke doelen worden gedefinieerd die met de introductie van een (nieuwe) DMS-software bereikt moeten worden.

Wat is een specificatieblad?

Op basis van deze doelen kunnen vervolgens specifieke vereisten voor de DMS-software worden gedefinieerd. Deze worden gedetailleerd vastgelegd in de vorm van een specificatieblad. Het specificatieblad vormt dan de basis waarop een geschikte DMS-software of een geschikte aanbieder wordt geïdentificeerd.

De moeite is het waard

In eerste instantie lijkt het misschien verleidelijk om zo min mogelijk tijd en moeite te investeren in het opstellen van een specificatie. Een geschikt systeem moet immers meestal zo snel mogelijk worden gevonden en geïmplementeerd. Maar de moeite is het waard. Als bedrijven bij het maken van het specificatieblad actief met alle mogelijke eisen omgaan, wordt het risico op dure aanpassingen achteraf verkleind.

Bedrijven moeten bij hun overwegingen ook overwegen welke eisen ze in de toekomst kunnen hebben. Als het bedrijf bijvoorbeeld groeit, wordt het gebruik van een schaalbaar systeem aanbevolen.

Overwegingen bij het maken van een specificatieblad

Aan het begin van elke eisenspecificatie moeten bedrijven zichzelf eerst een paar basisvragen stellen. Dit omvat vragen als:

• Waar moet de ERP-software voor worden gebruikt?
• Welke processen moeten worden geoptimaliseerd met ERP-software?
• Welke fundamentele bedrijfsdoelen moeten worden bereikt door de ERP-implementatie?

Eisen specificatie vervult verschillende functies

Bij het opstellen van de specificaties moeten bedrijven er ook rekening mee houden dat deze niet alleen wordt gebruikt voor indiening bij potentiële aanbieders. Het zal ook worden gebruikt voor evaluaties en tests op een later tijdstip in het project. Daarom moet alles zo worden geformuleerd dat de inhoud begrijpelijk is voor zowel de specialist als de medewerkers van uw eigen bedrijf.

Inhoud van een DMS specificatieblad

Maar welke specifieke informatie moeten gebruikers en aanbieders uit de specificaties kunnen halen? Zoals reeds vermeld, dienen alle eisen van het bedrijf uit een specificatieblad te komen. Een loutere beschrijving van de benodigde functies is echter meestal onvoldoende. De focus zou eerder moeten liggen op de processen en hun structuren. Dit zorgt voor een beter totaalbeeld van het bedrijf voor potentiële aanbieders. Zo kunnen ze beter en nauwkeuriger inschatten of ze het project zouden kunnen uitvoeren en het bedrijf optimaal zouden kunnen ondersteunen.

Procesgericht uitlijnen

Bovendien biedt dit een uitgelezen kans om bestaande processen nader te bekijken en eventueel te heroverwegen. Processtructuren moeten in hun meest efficiënte vorm zijn voordat bedrijven beslissen over DMS-software. Anders loopt het bedrijf het risico oude problemen over te dragen naar het nieuwe systeem.

Vereisten in plaats van oplossingen

Bedrijven dienen zich bij het opstellen van het behoefteprofiel te beperken tot de eisen zelf. In principe zijn hypothetische overwegingen over mogelijke oplossingen geen probleem, maar het formuleren van oplossingen voor de specificatie zelf is meestal nogal contraproductief, aangezien potentiële aanbieders mogelijk kunnen worden uitgesloten.

Inclusief alle afdelingen en afdelingen

Het is ook belangrijk dat de belangen en behoeften van alle bedrijfsonderdelen vertegenwoordigd zijn. Ook hier gaat het erom een beter totaalbeeld over te brengen van het hele bedrijf. Uiteindelijk is het niet erg effectief om de processen voor één afdeling te optimaliseren als dit anderen raakt.

De introductie van de DMS-software was bedoeld om afdelingsoverschrijdende workflows te optimaliseren, zodat uiteindelijk het hele bedrijf hiervan profiteert. Het is daarom essentieel om alle zakelijke gebieden in overweging te nemen.

Andere aspecten

Last but not least moeten bedrijven ook opmerken dat de vereisten niet uitsluitend technische factoren zijn. Criteria zoals het serviceniveau of enige meertalige ondersteuning die mogelijk vereist zijn, vloeien ook voort uit de keuze van geschikte DMS-software en moeten daarom in aanmerking worden genomen bij het opstellen van het specificatieblad.

De ideale structuur van een specificatieblad

Maar hoe kan de bovenstaande inhoud het beste worden gepresenteerd in het specificatieblad? Hieronder vindt u een voorbeeldige, algemene structuur die u als leidraad kunt gebruiken bij het opstellen van uw specificaties.

• Producten, diensten en marktomgeving
• Sterke punten en unieke verkoopargumenten
• Huidig IT-landschap inclusief aantal gebruikers
• Beschrijving van functionele eisen (procesgericht) inclusief benodigde interfaces en verbindingen
• Contactpersoon in het bedrijf

Dit is slechts een voorbeeldsjabloon. Het is belangrijk dat bedrijven bij het maken van de specificaties een structuur kiezen waarbij de ene stap logischerwijs is gebaseerd op de vorige.

Conclusie: het specificatieblad vormt de basis voor een succesvolle implementatie

Samenvattend kan worden gesteld dat een gedetailleerde specificatie een van de basisvereisten is voor een succesvol DMS-softwareproject.

Om deze reden gaan bedrijven uitgebreid in op alle mogelijke eisen en vermelden deze gedetailleerd in het bestek. Dit wordt vervolgens gebruikt om aan potentiële providers te presenteren. Aan de hand van de specificaties kunnen aanbieders beoordelen of zij een geschikte partner zijn voor het DMS-softwareproject.

Het specificatieblad wordt later in het DMS-project ook gebruikt voor evaluaties en tests. Om deze reden moet inhoud worden geformuleerd op een manier die begrijpelijk is voor zowel providers als normale gebruikers.