4 voorbereidingsniveaus voor een DMS-implementatie

Hier leest u waarom de voorbereidende fase cruciaal is voor het succes van uw DMS-project en wat u in deze stap moet overwegen.

Steeds meer bedrijven vertrouwen op een holistisch documentbeheersysteem voor de centrale administratie van alle bedrijfsrelevante documenten. Maar een lancering kan alleen succesvol zijn als het bedrijf zich van tevoren uitgebreid heeft voorbereid.

Naast het besluitvormingsproces en de planning is voorbereiding een uiterst belangrijke stap die niet mag worden onderschat.

Elk begin is moeilijk

Veel bedrijven staan ​​door het besluitvormingsproces al voor een grote uitdaging. De mogelijkheden lijken in het begin eindeloos en veel bedrijven weten niet waar ze moeten beginnen.

Maar net als bij het besluitvormingsproces helpt het ook bij de voorbereiding om het hele proces te structureren om niet uit het oog te verliezen.

Inhoudsopgave

Creëer de juiste basisvereisten voor de DMS-implementatie

1: DMS-implementatie en het strategische niveau

2: Het organisatieniveau

3: Het belang van het cultuurniveau in de DMS-implementatie

4: Het werknemersniveau: een DMS is slechts zo goed als zijn gebruikers

Verdere voorbereidende maatregelen voor de implementatie van DMS

De juiste basisvereisten creëren voor DMS-implementatie

Allereerst is het nodig om enkele randvoorwaarden te creëren om een ​​solide basis te creëren voor een succesvolle implementatie. Deze randvoorwaarden, die een essentieel onderdeel zijn van elke voorbereiding op een nieuwe lancering, kunnen in principe in vier categorieën worden onderverdeeld op:

    • strategische niveau

    • organisatieniveau

    • culturele niveau en

    • werknemersniveau

Strategische afbakening maakt het ook makkelijker om zaken bij te houden, en de kans dat een belangrijk onderdeel wordt vergeten erg klein. Laten we hier beginnen met een nadere beschouwing op strategisch niveau.

1: DMS-implementatie en het strategische niveau

Het strategische niveau heeft betrekking op de DMS-strategie zelf, dus u moet duidelijk zijn over de specifieke doelen die u daadwerkelijk nastreeft met de introductie van een nieuw DMS vóór implementatie.

Idealiter zijn deze vragen al beantwoord tijdens het besluitvormingsproces. Althans algemene doelstellingen, zoals een verbetering van de verkoopcijfers, hadden al moeten worden geformuleerd, die bepalend waren voor de beslissing om een ​​nieuw systeem te implementeren.

Specificeer doelen

Op strategisch niveau gaat het nu om het concretiseren van deze doelen. Hoe moeten de nieuwe verkoopcijfers eruit zien? Welke specifieke processen moeten worden geoptimaliseerd en hoe en hoeveel tijd kan op deze manier worden bespaard?

Als bijvoorbeeld een verbeterde klantenservice door snellere verwerking een van de vooraf gedefinieerde doelen was, moet u zich hier afvragen hoeveel tijd deze processen in beslag moeten nemen met het nieuwe systeem.

Als vooraf strategische doelen worden gesteld, kan het succes van het nieuwe DMS ook later worden gemeten. De meeste veranderingen zijn echter pas na enige tijd waar te nemen.

2: Het organisatieniveau

Het organisatieniveau gaat, zoals de naam al doet vermoeden, over de basisorganisatie van bestaande bedrijfsprocessen en procedures. Moderne, krachtige DMS-systemen kunnen meestal zo worden geconfigureerd dat ze individueel kunnen worden aangepast aan de respectieve eisen van het bedrijf.

Om deze reden zou het geen probleem moeten zijn om alle bestaande processen in het systeem in kaart te brengen. Desalniettemin is het implementeren van een nieuw DMS een goed moment om bestaande processen te heroverwegen.

Zo bestaat de mogelijkheid dat processen met het nieuwe DMS vereenvoudigd en efficiënter gemaakt kunnen worden. Meestal verzorgt een DMS of projectmanager deze onderwerpen.

3: Het belang van het cultuurniveau in de DMS-implementatie

De relevantie van het culturele niveau in relatie tot het succes van een systeemimplementatie wordt vaak onderschat. Het culturele niveau heeft in dit geval betrekking op de bedrijfscultuur. Het documentbeheersysteem is een nuttig, strategisch hulpmiddel dat verschillende processen efficiënter kan maken.

Een doorslaggevende reden voor de introductie van een DMS is bijvoorbeeld een verbeterde klantenservice. Als processen intern worden versneld, krijgen klanten ook binnen zeer korte tijd feedback. Toch doet het systeem niet al het werk.

Op deze manier kan een betere klantenservice met DMS alleen in de praktijk worden geïmplementeerd als ook klantgerichtheid onderdeel wordt van de bedrijfscultuur.

4: Het werknemersniveau: een DMS is slechts zo goed als zijn gebruikers

In zekere zin gaan werknemers- en cultuurniveaus hand in hand. Hier geldt het volgende: een systeem is maar zo goed als zijn gebruikers. Als deze vanaf het begin worden meegenomen in het DMS-implementatieproject, is de kans zeer groot dat ze het systeem gaan adopteren. Het is belangrijk om hen bewust te maken van de voordelen van het nieuwe DMS.

Het nieuwe systeem moet worden geaccepteerd

In veel gevallen worden systemen afgewezen of slechts met tegenzin gebruikt, omdat het gebruik van werknemers wordt gezien als extra werk of zelfs als een soort "maatregel voor het creëren van banen". Daarnaast kunnen medewerkers het systeem zien als een soort controle-instrument voor hun eigen manier van werken.

Als dit het geval is, wordt het systeem nauwelijks met plezier gebruikt. Om deze reden is het essentieel om vanaf het begin een solide basis te leggen voor toekomstige acceptatie door werknemers. Omdat een krachtig systeem alleen zijn volledige potentieel kan ontwikkelen als het volledig wordt geaccepteerd door werknemers.

Verdere voorbereidende maatregelen voor de uitvoering van het DMS

Naast deze vier basisniveaus zijn er nog andere puur organisatorische voorbereidende maatregelen die vóór de implementatie moeten worden genomen.

Ten eerste moet de planning worden meegedeeld aan de aanbieder van de DMS-oplossing, tenzij deze al is opgesteld in samenwerking met de aanbieder. Op deze manier kunnen eventuele knelpunten vooraf worden vermeden.

Fundamentele organisatorische maatregelen

Bij de voorbereiding moeten ook puur organisatorische maatregelen worden genomen. Hieronder valt bijvoorbeeld de moderne aanschaf van de benodigde servers.

Bij een on-premises implementatie dienen deze daadwerkelijk te worden aangekocht en ingericht. In het geval van een gehoste oplossing moet het bedrijf als onderdeel van de voorbereiding op zoek gaan naar een geschikte partner voor hosting.

Bedrijven en providers moeten op hetzelfde niveau zitten

Het is in ieder geval essentieel dat aanbieders en bedrijven uiterlijk op het moment van voorbereiding op dezelfde pagina staan ​​qua tijdsbeperkingen en individuele bedrijfseisen. Anders komen ze voor onaangename verrassingen te staan tijdens de implementatie zelf.

De voorbereiding op een DMS-implementatie legt de basis voor een succesvolle implementatie. Om deze reden mag de relevantie van een uitgebreide voorbereidende fase niet worden onderschat.

Ook al kunnen in de praktijk niet alle eventualiteiten en mogelijke problemen bij de implementatie door een uitgebreide voorbereiding worden voorkomen, toch kunnen deze aanzienlijk worden teruggedrongen.

Conclusie: voorbereiding legt de basis voor een succesvolle implementatie

Samenvattend kan worden gesteld dat een uitgebreide voorbereiding op alle niveaus de basis legt voor een succesvolle DMS-implementatie.

Om deze reden moeten alle noodzakelijke maatregelen worden genomen als onderdeel van de voorbereiding, die van tevoren kan worden uitgevoerd. Op deze manier wordt de inspanning tijdens de implementatie zelf tot een absoluut minimum beperkt. Op deze manier is er voldoende capaciteit beschikbaar bij onverwachte problemen tijdens de implementatie.