Een voorbeeld van een DMS en zijn impact

Vind hier een voorbeeld van een DMS-systeem en ontdek hoe de implementatie hiervan impact kan hebben op uw bedrijf.

Vooral kleine ondernemingen werken vaak nog zonder specifieke business software. Toch stijgt ook hier veelal de noodzaak, aangezien Excel tabellen en een niet-transparante mappenstructuur ontoereikend zijn. Het komt vaak voor: men is op zoek naar bepaalde informatie, die geruime tijd geleden werd opgeslagen door een collega ergens in een map op het netwerk, en geeft het na een aantal minuten op. Gegevens zijn enorm relevant. Degenen die hier goed mee kunnen omgaan en ze voldoende beheersen, kunnen zich op de markt gaan begeven.

DMS overzicht

Bij het volume aan gegevens waar ondernemingen tegenwoordig mee werken, is het gemakkelijk om het overzicht te verliezen. Wanneer loopt het contract met de leveranciers af? Welk quotum heeft men vorig jaar afgestemd met een specifieke klant? Wanneer moeten we de data verwijderen om conform de GDPR-wetgeving te zijn? In welke e-mail heb ik het actuele contract toegevoegd? Hoe kan ik deze terugvinden wanneer ik mij de naam of het contractnummer niet meer kan herinneren? Dat zijn allemaal vragen waarmee men vermoedelijk dagelijks in aanraking komt.

Een adequaat DMS kan hierbij helpen. In het algemeen zorgt een DMS ervoor dat relevante documenten voor de onderneming verwerkt en centraal opgeslagen worden, zodat alle gebruikers hier gemakkelijk toegang toe hebben. Via een grondig workflow management kan men een betere collaboratie realiseren. Dit bespaart tijd en ressources die op andere vlakken nuttiger kunnen ingezet worden. Daarom staan we even stil bij gangbare DMS-oplossingen. Hoe ziet de toepassing in de praktijk eruit? En hoeveel impact heeft het DMS daadwerkelijk?

Modules in DMS

Over het algemeen is het DMS onderverdeeld in verschillende modules, die elk op zich diverse functies bevatten. Deze zorgen er voor dat ondernemingsprocessen geoptimaliseerd en ingekort worden. Daarnaast worden gegevenssilo’s gereduceerd. De functies binnen een DMS bestaan uit het volgende:

Mandanten in het DMS

Wanneer het aantal zakenpartners waarmee een onderneming in contact staat groeit, is dat meestal een goed teken. Er gaat echter ook een grotere administratieve vloed mee gepaard, aangezien het aantal gegevens en documenten toeneemt. Om het overzicht te bewaren, welke documenten men met welke onderneming moet associëren, biedt DMS-software een mandantenfunctie. Deze maakt het mogelijk om specifieke gegevens individueel per klant te verwerken.

Contractenbeheer

De centrale functie van het contractenbeheer bestaat uit de organisatie, verwerking, opvolging en optimalisatie van alle contracten binnen de onderneming. Hierbij kan men onderscheid maken tussen de contractenverwerking en de contracten controlling. Terwijl het bij contractenverwerking gaat om het structureren en controleren van contractdocumenten, gaat het bij de controlling eerder om het identificeren van potentiële risico’s. Dit kan bijvoorbeeld gaan om de afnemende kredietwaardigheid van een partner. CRM verlicht het contractenbeheer door de transparantie over de actuele contracten te verhogen.

Personeelsbeheer

Ook de personeelsafdeling kan ten volle profiteren van een DMS. Zo vallen bijvoorbeeld digitale verlofaanvragen in deze categorie. Maar ook de administratief intensieve dienstreizen kan men via het DMS eenvoudiger afwikkelen. In het DMS zijn de processen nog steeds hetzelfde: aanvragen verwerken, goedkeuringen geven, kostenberekeningen maken, … maar deze moet men niet langer manueel afhandelen.

Ook de sollicitaties kan men centraal in het DMS afwikkelen: van sollicitatieformulieren, die via de eigen bedrijfswebsite meteen naar het DMS geleid worden, tot de verwerking van een centrale sollicitantenpool. De verschillende sollicitatieprocedures worden transparanter. Vooral wanner men in aanraking komt met zogenaamde ‘persoonsgebonden gegevens’ moet men bijzonder voorzichtig omgaan met de desbetreffende documenten. Dit is veelal het geval bij sollicitaties en personeelsdossiers. 

Volgens de GDPR-wetgeving zijn er verschillende verwijderingsperiodes van toepassing. Daarnaast moeten gegevens op vraag van de desbetreffende persoon zonder onnodige vertragingen verwijderd worden. Om een geordende archivering en verwijdering van documenten te garanderen, kan men het DMS deze processen automatisch laten uitvoeren. Zo kan men bijvoorbeeld automatische herinneringen instellen die de gebruikers waarschuwen wanneer een periode verlopen is en men acties moet ondernemen.

Workflow management en collaboratie in DMS

Het uiteindelijke doel van een DMS is gelijk aan dat van gelijk welke andere vorm van ondernemingsprocessen: bedrijfsprocessen vereenvoudigen, inkorten of automatiseren, om tijd en ressources te besparen die men op andere vlakken efficiënter kan inzetten. Dit is enkel mogelijk wanneer de verschillende systemen, modules en medewerkers zonder enige vertragingen of moeilijkheden kunnen samenwerken. Voor een betere samenwerking en opvolging kan men gebruik maken van bijvoorbeeld de chat- en commentaarfuncties binnen het DMS. Via deze functies kunnen verschillende gebruikers van gelijk waar in real-time samenwerken in een document. 

Functies voor een betere handhaving in het DMS

Er zijn tal van functies die bij diverse modules voordelig zijn. Denk bijvoorbeeld maar aan het verslepen van e-mails met bijlages via Drag & Drop of een handige zoekfunctie.

Via OCR (Optical Character Recognition) is het mogelijk om ook fysieke documenten leesbaar te maken voor DMS. Zo wordt het mogelijk om via een doelgerichte zoekopdracht (naar bijvoorbeeld een specifieke leverancier of een contractnummer) ook in documenten te zoeken die oorspronkelijk enkel analoog waren. Vooral bij de eerste implementatie van een DMS is de tekstherkenning onmisbaar.

Integratis in DMS

Ondanks de diverse functies kan men het potentieel van een DMS pas ten volle benutten wanneer er integraties met de geïmplementeerde ERP- en CRM-systemen beschikbaar zijn. Via naadloze overgangen kan men zo de integratie naar een samenwerkend systeem realiseren, waarbij data uit de specifieke bereiken verwerkt wordt. Zo ontstaat er uit het DMS een ware gegevensdatabank na een grondige archivering en verwerking.