Hoe vind u het juiste DMS?

Het juiste documentbeheersysteem vinden is niet eenvoudig. We laten u zien wat belangrijk is bij het zoeken.

In de loop der jaren heeft elk bedrijf zijn eigen bedrijfsprocessen ontwikkeld en deze in de algemene cultuur van het bedrijf overgenomen. Dergelijke processen kunnen worden geïdentificeerd, vooral met betrekking tot taken die elke dag terugkeren. Omgaan met documenten volgt bepaalde regels die alleen voor dit bedrijf gelden.

Dit maakt het uiteindelijk zo moeilijk om software te vinden die documentbeheer ondersteunt zonder grote veranderingen in de dagelijkse gang van zaken te hoeven doorvoeren. Dit is uiteindelijk de uitdaging bij het zoeken naar een geschikt DMS voor uw eigen bedrijf.

We laten u zien wat er echt toe doet bij het kiezen van een DMS, waar u rekening mee moet houden en welke stappen u moet doorlopen bij uw zoektocht. Laten we eerst eens kijken naar de algemene werking van een DMS om beter te begrijpen waarom het introduceren van een dergelijk systeem zo'n uitdaging kan zijn.

Inhoudsopgave

• Wat is DMS? - Een definitie
• Hoe vind je het juiste documentbeheersysteem?
• Specificaties van een goed DMS
• De naald in de hooiberg
• Van de longlist naar de shortlist
• Conclusie - voorbereiding is alles

Wat is DMS? - een definitie

DMS staat voor documentbeheersysteem en betekent in eerste instantie niets anders dan de organisatie van de documenten die in het bedrijf circuleren. Waar in het verleden een fysiek documentbeheersysteem nodig was, is er vandaag een digitale oplossing vereist.

Het merendeel van de documenten is nu in digitale vorm, maar de oplossing hiervoor kan niet simpelweg zijn alle relevante documenten af te drukken en naar het fysieke archiveringssysteem te sturen. In plaats daarvan is digitaal documentbeheer vereist.

Digitaal documentbeheer

Dit is waar digitale DMS-oplossingen van pas komen. Deze softwaretoepassingen brengen alle documenten en gegevens van een bedrijf samen in een centrale database, waardoor ze voor alle spelers toegankelijk zijn.

Dit heeft verschillende voordelen. Enerzijds wordt informatie sneller en beter binnen het bedrijf verspreid, wat tijd en onnodige routes bespaart. Aan de andere kant worden fouten vermeden, omdat alle posities nu met dezelfde documenten werken. Verschillende versies van hetzelfde document worden direct omzeild.

Veel verschillende functies

Door alle documenten te centraliseren, voeren moderne DMS-oplossingen vele andere taken uit, zoals de revisiebestendige opslag en opslag van documenten, ondersteuning van workflows, evaluatie van de gegevens of automatisering van bepaalde bedrijfsprocessen. De mogelijkheden zijn bijna onbeperkt, wat het uiteindelijk een echte onderneming maakt om het juiste systeem voor uw behoeften te vinden.

Technische kant van DMS

DMS-oplossingen zijn soms opgebouwd uit verschillende modules die verschillende taken op een bepaald gebied op zich nemen. De volgende modules en functies zijn vaak te vinden in een documentbeheersysteem:

• Workflow-functie
• Elektronische inkomende en uitgaande facturen
• Zoekfuncties
• Documentverwerking
• Kennisportaal
• Toepassingsportaal
• Import en export van documenten etc.

Afhankelijk van de behoeften van het bedrijf kunnen functies worden in- of uitgeschakeld. Het is daarom belangrijk om van tevoren te weten wat je van een nieuw DMS kunt verwachten. Het is even belangrijk om te weten hoe een dergelijk systeem uiteindelijk moet worden verkregen en bediend.

Cloud of on-premises?

Er zijn hier verschillende licentiemodellen, die ook enkele verschillen kunnen hebben in de manier waarop ze werken. Bijzonder opmerkelijk zijn de werking van het systeem op de in-house servers (on-premise) en de acquisitie van het systeem en de opslagprestaties uit de cloud.

DMS-marktcomplex

Op dit punt willen we deze criteria nader bekijken. We helpen u om de juiste vragen te stellen om het juiste systeem voor uw doeleinden te krijgen. Omdat de verscheidenheid aan verschillende systemen op de markt dit nogal verwarrend maakt.

Hoe vind je het juiste documentbeheersysteem?

Centraal bij de vraag naar het juiste DMS voor uw bedrijf staan de eisen die u aan dit systeem stelt. Zoals eerder vermeld, is de eerste stap om te bepalen hoe een DMS überhaupt moet worden bediend. Heeft u uw eigen servers die een dergelijk systeem op lange termijn kunnen bedienen?

Werkelijke analyse aan het begin

Een eerste stap die genomen moet worden tijdens een introductie is het analyseren van de huidige situatie. Dit kan helpen bij het concreet formuleren van doelen en laat zien waar het momenteel het moeilijkst is. Hier wordt de specifieke situatie met betrekking tot uw eigen IT-infrastructuur en bestaande IT-kennis in het bedrijf geëvalueerd.

Specificaties van een goed DMS

Alle bevindingen uit de huidige statusanalyse worden vervolgens overgebracht naar specifieke vereisten voor het nieuwe DMS en vastgelegd in een specificatie. De specificatie is praktisch uw kompas bij het zoeken naar een geschikt systeem. Hier legt u vast welke doelen u met het DMS nastreeft, aan welke functies het DMS moet voldoen en aan welke andere randvoorwaarden moet worden voldaan.

Prioriteer vereisten

Verdere randvoorwaarden kunnen bijvoorbeeld zijn dat slechts één systeem uit de cloud kan worden overwogen, of dat gebruikers naar believen kunnen worden toegevoegd of uitgelogd. In de individuele punten geef je prioriteit aan belangrijkheid en lijst van het absoluut noodzakelijke, via het zeer wenselijke naar die functies die eventueel genegeerd kunnen worden.

Later ook belangrijk

Zo kom je bij een specifieke lijst waarmee nu kan worden gezocht. Naast het daadwerkelijke zoeken, dient de specificatie ook de toekomstige provider bij de implementatie. Daarom moet u deze stap in geen geval vermijden en niet te veel inkorten.

De naald in de hooiberg

Er zijn tegenwoordig tal van verschillende oplossingen op de DMS-markt, waarvan sommige weinig van de andere verschillen. Aangezien een documentbeheersysteem onder zeer gevoelige gegevens verwerkt, dient u zich vooraf te informeren welke systemen u in huis kunt halen.

Filter providers moeilijk

Maar hoe vind je het juiste systeem voor jouw doeleinden in de jungle van providers? Dit is waar de eerder gemaakte specificatie in het spel komt. Hier heeft u alle vereisten vastgelegd en kunt u nu op zoek gaan. Maar het zou ongelooflijk tijdrovend zijn om alle systemen handmatig te vergelijken.

Gebruik vergelijkingsportalen en bespaar tijd

Daarom zijn er vergelijkingsportalen die u zeker moet gebruiken. Met de vergelijkingstool kunt u hetzelfde aantal verschillende systemen met betrekking tot veel verschillende parameters vergelijken. Sorteer op cloudoplossingen, op kosten of op individuele functie.

Neem contact op met leverancier

Aan het einde krijgt u de juiste systemen te zien. Daarnaast kan het contact met de provider eenvoudig en kosteloos worden gelegd, wat weer veel tijd bespaart. Zonder dergelijke vergelijkingstools, die u op deze pagina kunt vinden, zou de zoekopdracht nauwelijks haalbaar zijn.

Van de longlist naar de shortlist

Als u eenmaal een aantal mogelijke systemen heeft gevonden, is het nu nodig deze te verfijnen. Ervan uitgaande dat uw lijst met potentiële systemen momenteel uit 10 verschillende systemen bestaat, is het raadzaam om deze in te korten tot 3-5 providers.

Providers vergelijken

Als de systemen van de providers erg op elkaar lijken, wordt er minder naar het systeem gezocht, maar naar de provider. Dit gaat over de ervaring en marktkennis van de aanbieder. Heeft de provider al soortgelijke bedrijven zoals die van u kunnen helpen? Hoe lang is de provider al op de markt en waar is deze gevestigd?

Snel naar de shortlist

Al deze vragen helpen de lijst in te korten. Zo kom je een aantal 3-5 providers tegen die je nu bij het bedrijf kunt uitnodigen voor een presentatie van je oplossing. Hier krijgt u een indruk van de gebruiksvriendelijkheid van het systeem en de gebruikersinterface.

Betrek medewerkers bij beslissingen

Hoe u stap voor stap de optimale oplossing voor uw bedrijf krijgt. Een uiterst belangrijke tip die we u onderweg graag willen geven: betrek uw personeel vanaf het begin bij het project.

Ze weten het beste wat er momenteel misgaat, wat het nieuwe DMS moet kunnen doen en welke functies gedekt moeten worden. De acceptatie van de medewerkers is uiterst belangrijk omdat ze het systeem moeten gebruiken.

Als ze de DMS niet begrijpen of ermee worstelen, kan het gebeuren dat ze terugvallen in de oude manier van werken. Vervolgens deed de DMS niets.

Conclusie - voorbereiding is alles

Voorbereiding op het DMS-project is essentieel bij het zoeken naar geschikte oplossingen. Pas als u weet wat u zoekt, kunt u beginnen met het vergelijken van DMS-oplossingen.

Het is daarom absoluut noodzakelijk om een zo gedetailleerd mogelijke specificatie op te stellen door alle vereisten voor de nieuwe DMS te vermelden. Zorg ervoor dat u vergelijkingsportalen gebruikt om uw zoekopdracht enorm te verkorten. Als u alle systemen zelf moet bepalen, kan dit minder dan maanden duren.

Nodig uiteindelijk enkele providers uit voor een presentatie en beslis over de best passende oplossing. Het hangt ook af van de aanbieder zelf, aangezien u vaak een langdurige samenwerking met hem aangaat.