Uw roadmap voor een succesvolle DMS-implementatie

Een DMS-implementatie kan alleen slagen met strategie en voldoende planning. Lees hier waarom een ​​roadmap zo belangrijk is bij het introduceren van een DMS

Voor veel bedrijven is een documentbeheersysteem de eerste stap in de richting van digitalisering, waardoor de meeste bedrijven die net met dergelijke modernisatie te maken hebben, weinig ervaring hebben met de reikwijdte van de implementatie van een dergelijk systeem.

Onderschat de complexiteit van het project niet

Velen kiezen dan gewoon voor elk systeem en wachten hopelijk op de vele voordelen die de fabrikant heeft beloofd. Iedereen die al een nieuw softwaresysteem in een bedrijf heeft opgezet, weet dat het niet zo eenvoudig is.

Onderweg zijn er verschillende struikelblokken en valkuilen, die er uiteindelijk zelfs voor kunnen zorgen dat een introductie en daarmee het hele project volledig mislukt.

Vermijd problemen

Maar hoe vermijd je al deze valkuilen precies en waar moet je op letten als je eenmaal voor een DMS hebt gekozen? Complicaties kunnen op verschillende manieren ontstaan ​​tijdens een DMS-introductie. Te beginnen met de verkeerde keuze van het systeem, te strakke tijd- en budgetlimieten tot de afwijzing van de gebruikers.

In dit artikel willen we ingaan op de vraag hoe u zich het beste kunt voorbereiden op de implementatie van DMS. Hierin staan ​​ook de stappen die tijdens de introductie genomen moeten worden en hoe er uiteindelijk voor te zorgen dat het DMS een meerwaarde is voor het bedrijf.

Laten we daarvoor echter nog eens kijken naar de algemene werking van een documentbeheersysteem om de reikwijdte van een dergelijk systeem voor een bedrijf te begrijpen.

Inhoudsopgave

Wat is een DMS?

DMS-implementatie: waar moet rekening mee worden gehouden?

Cloud of on-premise?

Wat houdt een roadmap in?

Conclusie: Het roadmap schept structuur voor de implementatie

Wat is een DMS?

Een documentbeheersysteem is in feite niets anders dan een gestructureerde organisatie van alle documenten die zich bijvoorbeeld in een bedrijf verplaatsen. Als we het hier over DMS hebben, bedoelen we soms softwareoplossingen die voor dit doel zijn ontworpen.

Het DMS als centrale database

Deze verzamelen alle documenten in het bedrijf op een centrale locatie, een database. Alle toegangs geautoriseerde actoren in het bedrijf hebben hier vervolgens toegang toe, wat verschillende voordelen heeft. Enerzijds hebben alle medewerkers nu realtime toegang tot alle data, ook die van hun collega's of die van andere afdelingen.

Dit versnelt de informatiestroom binnen het bedrijf aanzienlijk. Aan de andere kant biedt centrale opslag het voordeel dat bedrijfsprocessen die voorheen afzonderlijk van elkaar werden behandeld, aan elkaar kunnen worden gekoppeld. Dit betekent op zijn beurt dat dagelijkse processen op veel plaatsen kunnen worden geautomatiseerd en op andere plaatsen aanzienlijk kunnen worden versneld.

Procesoptimalisatie via het DMS

Maar de functionaliteiten van modern DMS kunnen veel meer dan dat: inkomende documenten kunnen automatisch aan de juiste plaats worden toegewezen en ook in een vooraf gedefinieerde mappenstructuur worden ingevoerd. Zo kan een bedrijf ervoor zorgen dat ook aan alle wettelijke bewaar- en verwijdertermijnen kan worden voldaan.

Omdat bijna alle bedrijfsonderdelen met een DMS werken, heeft dit verstrekkende gevolgen voor de dagelijkse werkprocessen. Gebruikers moeten wennen aan de nieuwe processen die tijd kosten en mogelijk ook training vereisen.

Het DMS creëert kostenvoordelen

Daarnaast kan een DMS een bedrijf op de lange termijn veel tijd en geld besparen. Niet alleen kunnen papier- en printkosten worden bespaard, ook fysieke archieven raken verouderd, waardoor er meer middelen vrijkomen.

DMS-implementatie: waar moet rekening mee worden gehouden?

Zoals reeds beschreven, worden DMS-oplossingen beheerd op databases. Deze kunnen worden ingesteld op uw eigen of gehuurde servers of in een cloud. Dit hangt in wezen af ​​van waar rekening mee moet worden gehouden bij de introductie van het systeem. Laten we eerst de verschillende opties eens nader bekijken.

Lokale implementatie vereist een geschikte IT-infrastructuur

Als een bedrijf de juiste IT-infrastructuur heeft, d.w.z. voldoende servercapaciteit en een breed intern netwerk, evenals de nodige expertise in zijn eigen gelederen, kan lokale implementatie worden gebruikt.

Het systeem is op eigen servers geïnstalleerd en de data wordt via een lokaal netwerk beschikbaar gesteld. Dit heeft als doorslaggevend voordeel dat de data het bedrijf niet verlaten en u het DMS ook naar eigen inzicht kunt herschrijven.

Cloud of on-premises?

DMS in de cloud is daarentegen veel minder complex om te installeren, maar is ook minder aanpasbaar en u slaat de gegevens op op een server die waarschijnlijk in het buitenland is gevestigd.

Het probleem van gegevensbescherming

In deze gevallen is een extra gegevensbeschermingsovereenkomst met de cloud-operator vereist. Bedrijven hebben vaak grote zorgen over het opslaan van al hun interne en soms gevoelige gegevens in het buitenland.

Uiteindelijk moet elk bedrijf afzonderlijk afwegen hoe het DMS moet worden ingevoerd. Dit is echter niet het onderwerp van dit artikel. We willen eindelijk ingaan op de vraag hoe een roadmap voor de introductie van een DMS eruit kan zien.

Wat houdt een roadmap in?

Uiteindelijk is een roadmap een lijst met de verschillende stappen die betrokken zijn bij het bereiken van doelen.

Zo'n roadmap bestaat in wezen uit vier basiscomponenten:

    • Formuleren van doelen

    • Analyse van de huidige situatie

    • Het vinden van de provider

    • De evaluatie en herformulering van doelen.

De eerste stap is het formuleren van specifieke doelen die je met het nieuwe systeem wilt bereiken. Een van de doorslaggevende doelen zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat ik 3 jaar op alle afdelingen zat met 80% minder prints.

Een ander doel zou kunnen zijn om bepaalde processen binnen 2 jaar met 10% te versnellen. Een doel moet in ieder geval aantrekkelijk, getimed, meetbaar en realistisch zijn.

1: Formuleer doelen

Als je een aantal van deze doelen hebt verzameld, gaat het naar de gedetailleerde planning. De eerste stap is om te evalueren hoe de huidige situatie is. Welke bedrijfsprocessen er momenteel zijn, wie erbij betrokken zijn en welke middelen daarvoor worden ingezet.

Er moet ook worden aangegeven wie later met het systeem zal moeten werken en wie alleen leestoegang tot de documenten nodig heeft.

2: Analyse van de huidige situatie

Na analyse van de huidige situatie is het belangrijk om erachter te komen welke processen precies onder het DMS moeten vallen, d.w.z. wat het systeem moet kunnen doen. Hiervoor wordt een specificatie opgesteld waarin alle functies worden vastgelegd en geprioriteerd.

Zodra dit is gebeurd, begint de daadwerkelijke zoektocht naar een geschikt systeem. Hier is het handig om vergelijkingsportalen te gebruiken om te zoeken naar en te filteren op geschikte providers.

Zoeken naar systeem en provider

Als er een provider wordt gevonden, moet je kijken welke stappen nodig zijn totdat het systeem optimaal draait. Het is belangrijk om uit te zoeken op welke afdeling het systeem als eerste geïmplementeerd moet worden en welke functies om te beginnen het belangrijkst zijn.

In de meeste gevallen is een geleidelijke introductie aan te bevelen, omdat anders teveel naar beneden gaat en de omschakeling te groot wordt. De individuele stappen zijn nu precies gepland en toegewezen aan de verantwoordelijken.

Controleer doelen en stel nieuwe doelen

Men mag niet vergeten dat er altijd voldoende tijd is voor aanpassingen, opleiding van medewerkers en eventuele veranderingen. Op deze manier worden de volledige functies van het DMS geleidelijk geïntegreerd in de dagelijkse gang van zaken totdat alles aan het einde is voltooid.

De laatste stap is altijd om de eerder gestelde doelen te controleren. Is het project uiteindelijk geslaagd? Wat is er nog meer nodig om de doelen te bereiken en welke andere opties biedt het systeem dat in de toekomst kan worden gebruikt?

Conclusie: de roadmap zorgt voor structuur tijdens implementatie

De complexiteit van een DMS-implementatie wordt vaak onderschat. Hierdoor kunnen bedrijven tijdens de implementatie struikelblokken en onverwachte problemen tegenkomen.

Een gedetailleerd roadmap geeft echter structuur aan het implementatieproces door het op te splitsen in logische secties.

Dit breekt ook de complexiteit van het hele project af. Dit toont ook de relevante stappen voor het bereiken van gedefinieerde doelen.