Wilt u overstappen naar een nieuw DMS?

Wanneer het zinvol is om de DMS-provider te veranderen en wanneer niet, is een delicate vraag. We laten je zien of en wanneer je moet veranderen.

Gaat uw digitale documentbeheersysteem over jaren heen en bereikt het altijd zijn grenzen? De medewerkers maken geen gebruik van het systeem en hebben in de loop der jaren hun eigen werkwijze overgenomen?

Al deze factoren kunnen erop wijzen dat u een nieuw DMS moet overwegen. In dit artikel laten we zien wanneer het zinvol is om op zoek te gaan naar een nieuwe oplossing en wanneer het oude systeem nog winstgevend kan worden gebruikt.

Maar eerst willen we enkele definities doornemen om beter te begrijpen waarom het werkelijk kan gebeuren dat een DMS-oplossing na een bepaald moment niet meer kan worden gebruikt.

Inhoudsopgave

• Wat is een DMS? - Een betekenis
• De technische kant van DMS
• Wanneer is het tijd voor een nieuw DMS?
• Het huidige systeem wordt oud
• De provider heeft de ondersteuning stopgezet
• Het bedrijf is gegroeid, maar de oplossing niet
• Conclusie: er zijn veel redenen om van aanbieder te veranderen

Wat is een DMS? - een definitie

DMS staat voor document management systeem en beschrijft in eerste instantie niets anders dan de organisatie van bedrijfsgerelateerde documenten. Centraal staat de gestructureerde opslag en opslag van alle data en documenten.

In het verleden betekende dit vooral fysieke archieven en opslag van papieren documenten. Dit vereiste talloze afdrukken en kopieën van individuele documenten. Aangezien het merendeel van alle documenten tegenwoordig in digitale vorm is, is een digitaal documentbeheersysteem vereist.

Digitaal documentbeheer

Het antwoord op digitale documenten kan niet zijn om ze in het fysieke archiefsysteem te plaatsen. De weinige analoge documenten moeten eerder worden overgezet naar digitaal documentbeheer. Om dit te doen, worden ze eenvoudig gescand en automatisch geclassificeerd met tekstherkenning.

Alles op één plek

Digitale DMS-oplossingen brengen alle documenten samen in een centrale database, waardoor de documenten toegankelijk zijn voor alle afdelingen en actoren in het bedrijf. Op deze manier wordt informatie sneller gedeeld en worden fouten uit verschillende versies voorkomen.

Voldoen aan wettelijke vereisten

Daarnaast kunnen alle documenten revisiebestendig en conform andere wettelijke eisen worden opgeslagen en gearchiveerd. Bovendien bieden moderne DMS-oplossingen vele andere opwindende functies die de dagelijkse gang van zaken fundamenteel vereenvoudigen en zelfs op veel plaatsen automatiseren.

Inkomende documenten kunnen bijvoorbeeld automatisch worden herkend met betrekking tot hun inhoud en dienovereenkomstig worden geëscaleerd. Als een applicatie bijvoorbeeld wordt ontvangen, kan het systeem deze als zodanig herkennen en omzetten in vooraf gemaakte workflows. Op deze manier worden processen in het hele bedrijf sneller en beter.

De technische kant van DMS

Technisch gezien zijn DMS-oplossingen database-gebaseerde softwaretoepassingen die uit verschillende modules bestaan. Deze modules zijn onderling verbonden en communiceren met elkaar. De individuele modules bestrijken bepaalde gebieden en taken van het bedrijf.

De modules kunnen naar wens worden toegevoegd of weggelaten. Niet elk bedrijf heeft bijvoorbeeld sollicitantenbeheer nodig, met name kleinere bedrijven adverteren zelden voor banen. Als het bedrijf echter groeit, kan deze module later worden toegevoegd.
De vraag naar het type opslag is ook bepalend voor de inbedrijfstelling van een DMS. Vooral twee verschillende licentiemodellen zijn het vermelden waard. Enerzijds de klassieke on-premise operatie van de DMS en anderzijds het systeem uit een cloud halen. Hier zijn grote verschillen, ook wat betreft later gebruik.

Wanneer is het tijd voor een nieuw DMS?

Op dit punt willen we duidelijk maken wanneer een nieuw documentbeheersysteem zinvol is en wanneer de provider moet worden gewijzigd. Soms hangt dit af van veel verschillende factoren.

Veelzijdige redenen om te veranderen

Een centrale vraag is altijd de leeftijd van de huidige spanningsmeter. Veel bedrijven werken al meer dan 15 jaar met dezelfde software. Er is ook de vraag naar mogelijke probleemgebieden binnen het systeem.

Overweeg veranderingen in het bedrijf

Andere factoren die een rol kunnen spelen bij deze vraag zijn bijvoorbeeld die van de groei van het bedrijf, de verandering in bedrijfsgebieden of de introductie van andere bedrijfssoftware die een verbinding vereist.

Het huidige systeem wordt oud

Een van de meest voorkomende redenen waarom bedrijven op zoek zijn naar een nieuwe provider en een nieuw DMS is de leeftijd van de huidige oplossing. Deze is altijd goed onderhouden en voorzien van updates en upgrades, maar deze bereiken steeds meer hun grenzen.

Gebruik innovaties

Nieuwe technologische innovaties konden niet meer in het oude systeem worden geïntegreerd en ook de gebruikersinterface is niet erg gebruiksvriendelijk. In deze gevallen kan het raadzaam zijn om wat onderzoek te doen en uitgebreide informatie over nieuwe producten te krijgen.

Houd de markt in de gaten

Innovaties bieden altijd de mogelijkheid om uw eigen processen verder te optimaliseren en efficiënter te maken. Daarnaast kunnen ook veel nieuwe functies worden gebruikt om verdere besparingen te realiseren. De centrale vraag is en blijft welke innovaties moeten worden meegenomen en welke minder zinvol.

De provider heeft de ondersteuning stopgezet

Een andere reden voor een providerwijziging is duidelijk als deze het oude systeem niet meer ondersteunt. Dit is in het verleden verschillende keren waargenomen, meest recentelijk vooral bij het overschakelen van lokale oplossingen naar pure cloudoplossingen.

Ondersteunende diensten van de provider

Fabrikanten zijn hier volledig gestopt met het ondersteunen van lokale oplossingen. Als het systeem zijn limieten bereikt, maar u wilt vasthouden aan een lokale oplossing, heeft u geen andere keuze dan van provider te veranderen.

Sta open voor nieuwe dingen

Maar vaak worden oude versies niet meer ondersteund. Dan is het nodig om over te schakelen naar een compleet andere versie. Op dit punt moet je zeker omgaan met een verandering naar een heel ander systeem en niet blindelings de nieuwe versie van de oude provider implementeren, hoewel dit de handigste optie lijkt.

Het bedrijf is gegroeid, maar de oplossing niet

Onder bepaalde omstandigheden hebben bedrijven vaak voor documentbeheer gekozen. Naarmate het bedrijf groeit, bereikt het systeem steeds meer zijn grenzen en heeft het een meer holistische en bredere DMS-oplossing nodig.

Verbind nieuwe vestigingen

Als de desbetreffende aanbieder echter geen overeenkomstige aanbiedingen heeft, aangezien hij gespecialiseerd is in kleinere bedrijven of bepaalde industrieën, is een wijziging essentieel. Het kan ook zijn dat er nieuwe vestigingen zijn opgericht, dochterondernemingen zijn opgericht of gekocht, enz. Die op het systeem moeten worden aangesloten.

Dekking veranderingen

Als de oude software hiervoor geen uniforme en bevredigende oplossing biedt, moet je ook vrienden maken met een wisseling van provider. Hetzelfde geldt voor fundamentele veranderingen op zakelijk gebied. Als er bijvoorbeeld nieuwe bedrijfstakken bijkomen die niet voldoende door het huidige systeem kunnen worden afgedekt, moet je ook out of the box denken.

Conclusie: redenen om van aanbieder te veranderen variëren

De redenen voor het wijzigen van de DMS-provider kunnen complex zijn. Ontevredenheid met de huidige oplossing hoeft niet altijd de doorslaggevende factor te zijn bij het overwegen van alternatieven.

Het is eerder aan te raden om af en toe de markt te analyseren en op zoek te gaan naar nieuwe moderne innovaties die beloven uw eigen bedrijf verder te optimaliseren. Oplossingen bereiken vaak hun grenzen en moeten worden vervangen.

Dan is het niet een kwestie van blindelings vertrouwen op de vervolgversie van de huidige provider, in plaats van open te zijn over andere oplossingen. In de meeste gevallen doet u er echter goed aan om uw huidige leverancier te vragen naar oplossingen voor acute problemen. Hij kent uw bedrijf al jaren en begrijpt uw zorgen bijzonder goed.