Zo gaat het DMS live

Waar moet je op letten als je live gaat met een nieuw DMS? Antwoorden op deze vraag vind je hier.

Bij de beslissing over een nieuw documentbeheersysteem (DMS) komen direct daarna verschillende vragen op.

Welke aanpassingen moeten worden gemaakt? Welke bedrijfsgebieden worden beïnvloed door het nieuwe systeem? Wie moet het systeem onderweg kunnen gebruiken en hoe reageert het personeel in het algemeen op het nieuwe systeem?

Het DMS als een langdurig project

Het is één ding om een systeem aan te schaffen en het vervolgens eenvoudig te installeren in de hoop dat de toegevoegde waarde gemakkelijk te bereiken is, en de andere is om de introductie van een documentbeheersysteem te beschouwen als een langdurig project met een uitgebreide voorbereidingsfase.

In het eerste scenario is de kans groot dat de introductie op lange termijn mislukt. In het laatste scenario daarentegen kunnen de verschillende voordelen die het nieuwe DMS met zich meebrengt, zich echt ontplooien en de voorsprong veiligstellen die vandaag de dag te dringend nodig is.

In deze serie hebben we al de meest uiteenlopende fasen van de implementatie van een DMS besproken en nu willen we een moment aan dit artikel wijden door het systeem van de adaptatie- en testfase over te brengen naar de praktijk - go-live.

Go-live laat zien of het geïnvesteerde werk het waard was

Het is altijd een spannend moment waarop het eerder geïnvesteerde werk laat zien of het het waard was. Werkt het systeem soepel op alle computers? Zijn de integraties en automatiseringen die zijn ingesteld correct? Zijn er bugs die nog moeten worden opgelost? Al deze vragen komen bij elke systeemintegratie naar voren en hebben soms een grote impact op grote delen van het bedrijf.

Om tijdens de inbedrijfstelling alles vlot te laten verlopen, is een uitgebreide voorbereiding nodig. Naast het opleiden van de medewerkers is het ook cruciaal dat de processen vooraf in detail zijn beschreven zodat bepaalde automatiseringen kunnen worden ingericht.

Voorbereiding op de go-live

Over het algemeen is een uitgebreide voorbereiding vereist, ongeacht welke wijze van inbedrijfstelling uiteindelijk wordt gekozen. Laten we dus deze voorbereidingsfase eens bekijken om te begrijpen waarom het go-live-moment zo gevoelig is.

Een blik op de algemene werking van een DMS dient hiervoor ook. Met een dergelijk systeem proberen bedrijven niet alleen het papierwerk aan te pakken en de rondlopende documenten auditvrij op te slaan, maar ook op veel plaatsen slankere en snellere processen op te zetten.

Het DMS als centrale opslaglocatie voor alle documenten

Daartoe wordt een grote verscheidenheid aan processen binnen het bedrijf gebundeld, samengebracht, gestroomlijnd en ook geautomatiseerd. Zo worden afdelingen samengevoegd die voorheen nauwelijks zichtbare contactpunten met elkaar hadden.

Omdat alle documenten op een centrale locatie zijn opgeslagen, kunnen alle medewerkers ze openen en bekijken, mits ze over de toegangsrechten beschikken. Op deze manier wordt de communicatie enorm verbeterd en gaan documenten veel sneller rond.

Als er bijvoorbeeld een e-mail met een bijlage wordt ontvangen, bijvoorbeeld een factuur, kan het systeem dit document identificeren als een factuur en het doorsturen naar de boekhoudafdeling. Het systeem kan de inkomende factuur zelfs onafhankelijk vergelijken met de bijbehorende bestelling en waarschuwen voor afwijkingen.

Automatisering vermindert de werklast

Dit betekent dat de boekhoudafdeling direct van veel taken wordt ontheven, wat vaak veel tijd kost. Om deze automatiseringen echter soepel te laten werken, moeten ze eerst worden ingesteld. Hiervoor is het van groot belang dat alle taken in detail worden beschreven met alle betrokkenen bij het proces.

Deze workflows worden vervolgens overgebracht naar het systeem en kunnen nu een enorme ondersteuning bieden aan de werknemers. De e-mailaccounts moeten echter ook op het systeem zijn aangesloten, zodat dit voorbeeldproces überhaupt kan werken. Op deze manier worden automatiseringen vervolgens op veel verschillende locaties opgezet.

De testfase

Tijdens de implementatie van een DMS worden de individuele functies uitgebreid getest en indien nodig keer op keer aangepast tot alles naar wens verloopt. Latere gebruikers moeten ook parallel worden opgeleid.

De rol van medewerkers

De betrokkenheid van medewerkers gedurende de gehele projectperiode is sowieso een van de belangrijkste zaken om rekening mee te houden.

Als ze het systeem begrijpen, kunnen ze het later gebruiken. Ook individuele functies worden in de testfase door de medewerkers getest en bekritiseerd. Alleen door deze feedback is het uiteindelijk mogelijk om optimale processen in de praktijk te vinden.

Het systeem loopt dan een tijdje parallel aan het oude systeem en wordt in zijn geheel getest. Beetje bij beetje worden verdere aanpassingen zichtbaar. Na de testfase volgt de inbedrijfstelling.

Big bang of evolutionair?

Als het systeem daadwerkelijk in gebruik wordt genomen, rijst de vraag of het hele systeem tegelijk en tegelijkertijd live moet gaan, of dat je liever stap voor stap live gaat met individuele functies. Als je zo snel mogelijk met het hele systeem wilt werken, lijkt de Big Bang-implementatie de voorkeursmethode.

Big Bang is riskanter

Maar het moet gezegd dat een dergelijke implementatie altijd bepaalde risico's met zich meebrengt. Met de Big Bang-methode wordt het oude systeem in één klap vervangen door een nieuw systeem. Dit vergt een uitgebreide voorbereiding en een gerichte en uitgebreide opleiding van medewerkers.

Een ander probleem met de oerknal-methode is dat medewerkers eerst kunnen wennen aan de voor hen belangrijke functies en vervolgens andere functies volledig negeren. Dan zijn de betekenis en het doel van de DMS grotendeels onvervuld gebleven en komen de gewenste voordelen niet uit.

Als je direct live gaat met je DMS en alle functies, kan het voorkomen dat er zelfs een soort black-out ontstaat. Als je het oude systeem al hebt uitgeschakeld, ontstaat er een enorme chaos, waarvan de dimensies van bedrijf tot bedrijf verschillende dimensies kunnen aannemen.

Geleidelijk succes

In de evolutionaire methode worden individuele functies van het systeem geleidelijk live geschakeld in individuele delen van het bedrijf en kunnen ze vanaf dat moment worden gebruikt. Tegelijkertijd wordt het oude systeem echter nog steeds gebruikt en beetje bij beetje vervangen door het nieuwe. Deze methode is veel gebruiksvriendelijker en minder riskant.

Omdat individuele functies en niet het hele systeem live gaan, kunnen fouten in de functies alleen worden verholpen voordat andere functies worden toegevoegd. Aangezien een DMS veel verschillende processen met elkaar verbindt, kan een fout aan het ene uiteinde leiden tot veel verschillende andere processen.

Gegevens moeten worden beschermd

Omdat DMS-oplossingen ook werken met zeer gevoelige data, wil je er altijd voor zorgen dat ze op die manier worden behandeld. Als bestanden worden verwijderd of verloren gaan door fouten of bugs, kan dit ook ernstige gevolgen hebben.

Om dit te voorkomen wordt meestal de evolutionaire methode aanbevolen, waarbij functies geleidelijk worden toegevoegd.

De balans wordt aan het einde getrokken

Als het DMS met succes is geïnstalleerd, wordt aan het einde een evaluatie uitgevoerd. Er wordt bepaald of de eerder gestelde doelen zijn behaald. Evenzo kan het na een tijdje opduiken, op welke punten opnieuw moet worden bijgewerkt of waar verdere aanvullingen kunnen worden aangebracht.

De markt brengt altijd nieuwe functies naar voren op het gebied van rekstrookjes. Sommige zijn voor de meeste bedrijven niet relevant, andere kunnen na verloop van tijd elementair worden. Daarom is het belangrijk om na het DMS-project op de hoogte te blijven, je eigen systeem bij te werken en te zoeken naar nieuwe mogelijkheden voor optimalisatie. De juiste softwarepartner is hierbij cruciaal.

Conclusie: ga voorzichtig verder in go-live

Samenvattend kan worden gesteld dat bedrijven kunnen kiezen tussen verschillende benaderingen om live te gaan. Het uitrollen van een big bang is echter veel riskanter en moet daarom goed worden doordacht.
Bij een evolutionaire benadering worden geleidelijk functies toegevoegd, zodat de go-live langzaam kan worden gerealiseerd.

Wat ook geldt voor de go-live gedurende het gehele DMS-project geldt ook: een uitgebreide voorbereiding en gestructureerde planning kan bedrijven veel potentiële problemen besparen.