Wat is de levensduur van een DMS?

De levensduur van een DMS hangt grotendeels af van service en onderhoud. We laten je zien waar je op moet letten.

Er zijn veel goede redenen om een DMS te introduceren. Als u ook overweegt een DMS aan te schaffen of misschien al heeft besloten om een dergelijk project in uw eigen bedrijf te implementeren, zult u vroeg of laat waarschijnlijk ook de vraag stellen: Wat is de levensduur van een DMS?

Een geldige vraag. Uiteindelijk brengt de aanschaf van bedrijfssoftware altijd een bepaalde investering met zich mee. Naast de kosten van het systeem worden ook tijd en capaciteit voor planning en implementatie gebruikt.

Daarom is de aanschaf van een DMS alleen zinvol als het ook gedurende een bepaalde periode een meerwaarde voor het bedrijf betekent. Hier leest u hoe lang de gemiddelde levensduur van een DMS is en wat u er actief aan kunt bijdragen.

Inhoudsopgave

• Redenen om een DMS te kopen
• Levensduur van een DMS
• 3 dingen die kunnen helpen de levensduur van uw DMS te verlengen
• Conclusie: Onderhoud verlengt de levensduur van DMS

Redenen om een DMS te kopen

Er zijn verschillende redenen om een documentbeheersysteem aan te schaffen. Uiteindelijk hebben al deze redenen echter één ding gemeen: ze helpen ervoor te zorgen dat bedrijven klaar zijn voor de toekomst in een tijd die wordt gekenmerkt door innovatiedruk en digitalisering. Als een belangrijk onderdeel van de eigen IT-infrastructuur van het bedrijf, levert DMS een belangrijke bijdrage aan het efficiënter maken van bedrijfsprocessen en workflows.

Afdelingsoverschrijdende samenwerking wordt ook verbeterd omdat moderne DMS-oplossingen ook fungeren als samenwerkingshulpmiddelen.

Volledig potentieel alleen met holistische integratie

Het is echter belangrijk dat het volledige potentieel van een DMS zich pas ontwikkelt wanneer de IT-infrastructuur volledig is geïntegreerd. Op deze manier kan een naadloze uitwisseling van informatie tussen verschillende softwareoplossingen worden gegarandeerd. Hierdoor kunnen bedrijven maximaal profiteren van hun bestaande gegevens - een vaardigheid die cruciaal is voor het succes van een bedrijf in onze tijd.
Er zijn dus verschillende geldige redenen om een DMS te introduceren.

Levensduur van een DMS

Maar hoelang kunnen bedrijven na de introductie zo'n systeem gebruiken? Leven we niet in een extreem snel veranderende tijd, waarin de ene digitale innovatie de volgende nastreeft en software al in zeer korte tijd verouderd en verouderd is?

Bedrijfssoftware is een investering in de toekomst

Zo simpel is het niet. Maar eerst en vooral: hoe lang een documentbeheersysteem 'blijft bestaan' kan niet worden gegeneraliseerd voordat het moet worden vervangen door modernere software. Maar in principe is bedrijfssoftware zoals ERP- of CRM-systemen of DMS ontworpen voor langdurig gebruik. Het moet het bedrijf zo lang mogelijk een passende meerwaarde bieden.

Niets duurt voor altijd

Om dit te garanderen, werken providers onvermoeibaar om bestaande software te verbeteren en bieden ze regelmatig updates en upgrades. De druk om te innoveren geeft immers ook vorm aan met name de IT-sector. Degenen die niet voldoen aan de groeiende eisen van klanten en marktveranderingen, zullen worden ingehaald door de concurrentie.

Maak ruimte voor meer innovatieve oplossingen

Maar vroeg of laat zal zelfs de krachtigste software verouderd zijn. In deze gevallen zullen leveranciers de ondersteuning voor een bepaalde versie stopzetten na tijdige kennisgeving en een overgangsperiode. Dit is nodig om capaciteiten te creëren voor nieuwe, relevantere softwareoplossingen.

3 dingen die de levensduur van uw DMS kunnen verlengen

Hieronder gaan we in op concrete maatregelen die bedrijven kunnen nemen om de levensduur van hun DMS te verlengen.

1. Prestatieoptimalisatie van het DMS

De prestatieoptimalisatie omvat alle maatregelen, met als doel de prestaties van het DMS te behouden of te verbeteren. Maatregelen voor optimalisatie van prestaties zijn vaak nodig, bijvoorbeeld als er lange laadtijden zijn als gevolg van hoge benutting.

Laadtijden verkorten

Als onderdeel van de introductie van een DMS moeten de prestaties van het systeem daarom op maximale capaciteit worden gecontroleerd. Als er vertragingen zijn, moeten er aanpassingen worden gedaan voordat een livegang plaatsvindt. Aanpassingen kunnen echter ook later nodig zijn. Dit is met name het geval wanneer het bedrijf groeit en tegelijkertijd het aantal gebruikers dat toegang heeft tot het systeem toeneemt.

2. Updates, upgrades en gegevensonderhoud

Regelmatige updates en upgrades zijn essentieel om langdurig gebruik van de software te garanderen. Hoewel we graag pop-ups met betrekking tot beschikbare updates tijdelijk laten verdwijnen door op "Herinner mij later" te klikken, vooral in de privésector, mag hun belang niet worden onderschat.

Altijd up-to-date

Aan de ene kant kunnen providers aan veranderende marktomstandigheden en dus aan de verwachtingen van klanten voldoen door regelmatig updates te geven. Aan de andere kant gaan hackers ook mee met de tijd en ontwikkelen ze voortdurend nieuwe kansen of vinden ze mazen in de wet waardoor ze toegang kunnen krijgen tot gevoelige persoonlijke gegevens.

Providers zijn zich daarom bewust van het belang van het voortdurend optimaliseren van de gegevensbeveiliging in hun producten. Updates en upgrades mogen daarom niet worden onderschat vanuit het oogpunt van gegevensbescherming.

Datakwaliteit is cruciaal

Regelmatig onderhoud van de (master) data wordt in de hectische dagelijkse gang van zaken vaak verwaarloosd. De kwaliteit van de data is bepalend voor de toegevoegde waarde die het voor het bedrijf vertegenwoordigt. Omdat: data de olie van de 21e eeuw is. Regelmatig gegevensonderhoud helpt bedrijven om op de lange termijn het maximale uit hun DMS te halen.

3. Onderhoud en reparatie van de hardware

De hardware moet ook regelmatig worden onderhouden om de langst mogelijke levensduur van de spanningsmeter te garanderen. Er moet bijvoorbeeld voor worden gezorgd dat er voldoende capaciteiten op de servers beschikbaar zijn. Maar niet alleen de servers zelf moeten worden onderhouden.
In de loop van de steeds meer merkbare effecten van klimaatverandering als gevolg van warmere zomers, moet ook de airconditioning van het datacenter worden gecontroleerd, vooral als de temperatuur stijgt. Anders kan dit leiden tot kostbare schade en dagelijkse bedrijfsonderbreking als gevolg van softwarefouten.

Een kwestie van het gebruiks- en licentiemodel

De bovengenoemde onderhouds- en reparatiemaatregelen moeten altijd worden uitgevoerd voor alle soorten bedrijfssoftware. Het respectievelijke gebruik- en licentiemodel bepaalt echter in hoeverre bedrijven deze maatregelen op eigen initiatief moeten uitvoeren.

Vooral bij cloudgebaseerd DMS is de inspanning doorgaans relatief laag, aangezien diensten zoals regelmatige updates rechtstreeks door de provider worden afgehandeld.

Om deze reden wordt software-as-a-service - kortweg SaaS - vaak genoemd in relatie tot cloudoplossingen. Bij een on-premises DMS moeten alle maatregelen zelf worden uitgevoerd. In het geval van een gehost systeem zijn onderhouds- en reparatiemaatregelen de verantwoordelijkheid van het bedrijf.
Het onderhoud en de reparatie van de hardware is daarentegen de verantwoordelijkheid van het bedrijf dat de server (s) beheert. De kosten hiervan zijn inbegrepen in de hostingkosten.

Conclusie: Onderhoud verlengt de levensduur van DMS

Samenvattend kan worden gesteld dat de exacte levensduur van een DMS moeilijk te voorspellen is. In principe is bedrijfssoftware ontworpen voor langdurig gebruik. Om ervoor te zorgen dat bedrijven zo lang mogelijk kunnen profiteren van een DMS-oplossing, werken providers altijd aan de ontwikkeling van nieuwe functies, updates en upgrades.

Regelmatig onderhoud en reparatie

Regelmatige onderhouds- en reparatiemaatregelen kunnen bedrijven ook helpen ervoor te zorgen dat ze een systeem zo lang mogelijk kunnen gebruiken. Uiteindelijk is het echter duidelijk dat er voor de eeuwigheid niets zal worden gecreëerd.

Investeren in een DMS loont op lange termijn

Het is dus vroeg of laat tijd voor een nieuw DMS, ook bij regelmatig onderhoud en reparaties. Tot nu toe heeft het langdurige, regelmatige gebruik van de oorspronkelijke investering echter al veel opgeleverd, zodat het legacy-systeem kan worden vervangen door nieuwe, up-to-date software.