Is on-premises DMS software geschikt voor u?

On-premises DMS-software is niet voor elk bedrijf geschikt. Hier kunt u zien of het bij u past.

Steeds meer bedrijven vertrouwen op digitale ondersteuning voor documentbeheer. Voor veel bedrijven is de aanschaf van DMS-software de eerste, grote stap op weg naar digitalisering. Het is voor velen niet gemakkelijk om de juiste DMS-software te vinden.

De DMS-softwaremarkt is groot en divers, dus het is niet eenvoudig om dingen bij te houden. Een essentieel criterium bij het selecteren van geschikte bedrijfssoftware is altijd het licentiemodel. Bedrijven krijgen te maken met de vraag: "Lokale DMS-software of de cloud?" 

Hieronder willen we daarom de lokale DMS-software nader bekijken en de voor- en nadelen op een gestructureerde manier laten zien. Op deze manier krijgen bedrijven beslissingsondersteuning bij het kiezen van de juiste DMS-software. Allereerst moet echter worden gedefinieerd wat de DMS-software eigenlijk is.

DMS-software: een overzicht

De drie letters "DMS" zijn de afkorting voor "Document Management System". Dit is software voor het beheren van digitale documenten. Dit zijn niet alleen tekstdocumenten, maar alle documenten die in de dagelijkse praktijk in het bedrijf ontstaan. Dit omvat bijvoorbeeld ook:
Afbeeldingen
foto's
Videos
Audio-opnames (van interviews etc.)
CAD-bestanden
Documenten uit EDI
KOUDE documenten (computeruitvoer naar laserschijf)

Meer dan alleen een puur digitaal archiveringssysteem

Het scala aan functies van moderne DMS-software gaat veel verder dan die van een digitaal archiverings- en documentbeheersysteem. Het functioneert bijvoorbeeld vaak als een samenwerkingstool om de samenwerking tussen afdelingen binnen het kader van workflows te verbeteren.

Verbindingen en integraties

DMS-software wordt nog krachtiger wanneer deze volledig wordt geïntegreerd in de bestaande IT-infrastructuur van een bedrijf. Dit omvat verbindingen met andere applicaties zoals CRM- en ERP-software. Zo kunnen documenten via een interface via het CRM-systeem zonder media-onderbrekingen naar de klant worden verzonden. Dankzij de holistische integratie van alle applicaties kunnen bedrijven op deze manier bedrijfsprocessen uitvoeren
Beheer
Belastingen
Slank
Optimaliseer
Automatiseer

Op deze manier kunnen waardevolle middelen worden bespaard, die op hun beurt weer rendabel elders kunnen worden ingezet.

De juiste DMS-software kiezen

Het wordt duidelijk waarom steeds meer bedrijven besluiten om DMS-software in hun eigen bedrijf te gebruiken. Het volledige potentieel van DMS-software kan zich echter alleen ontwikkelen als deze ook geschikt is voor gebruik in het betreffende bedrijf. Aangezien de DMS-softwaremarkt enorm divers is, is dit zeker niet vanzelfsprekend. De uiteindelijke beslissing voor een bepaalde DMS-software is dus vaak een lang, complex besluitvormingsproces.

Een kwestie van het licentiemodel

Om het overzicht te behouden, vooral aan het begin van de DMS-zoekactie, kunnen bedrijven veel systemen in een vroeg stadium meestal uitsluiten op basis van enkele basiscriteria. Voor veel bedrijven is een van deze criteria het gebruiks- of licentiemodel.

Wat is DMS-software op locatie?

Een licentiemodel dat nog steeds veel wordt gebruikt, heet "On-Premises". Deze aanduiding kan worden vertaald als "op de site" of "op het terrein".

Controle over hardware en software

Met on-premise DMS-software wordt het systeem geïmplementeerd op de lokale servers van het bedrijf en van daaruit bediend. Het bedrijf is volledig in het bezit van de hardware en software en heeft daarmee de volledige controle over het systeem.
Om lokale DMS-software te implementeren, zijn enkele plannings- en voorbereidingsmaatregelen vereist.

Hoge acquisitiekosten

Deze gaan vaak samen met niet te onderschatten investeringen, aangezien bijvoorbeeld eerst de benodigde servers moeten worden aangeschaft. De licentiekosten kunnen ook aanzienlijk zijn - afhankelijk van het aantal gebruikers.

Lage vervolgkosten

Dit zijn echter eenmalige kosten. Aan de andere kant zijn de bedrijfskosten van lokale DMS-software relatief laag.

Lokaal vs. Cloud

Naast lokale DMS-software viel in de jaren 2010 een ander licentiemodel op: de cloud. Op het spectrum van licentiemodellen is het in tegenstelling tot lokale systemen.

In plaats van te worden geïmplementeerd op de eigen servers van het bedrijf, wordt cloudgebaseerde DMS-software beheerd via een vaak internationaal georiënteerd netwerk van talloze servers.

Toegang via internet

Deze zijn geen eigendom van het bedrijf, maar zijn grotendeels eigendom van de cloudoperator. Om de DMS-software te kunnen gebruiken, is een stabiele internetverbinding vereist.

DMS-software wordt verhuurd

Niet alleen is de hardware geen eigendom van het bedrijf. De DMS-software zelf is ook eigendom van de aanbieder. Om de DMS-software te kunnen gebruiken, betaalt het betreffende bedrijf meestal een maandelijks bedrag aan de software-operator.

Service en onderhoud door de aanbieder

Dit bedrag omvat niet alleen vergoedingen voor het gebruik van hardware en software, maar ook eventuele onderhouds- en reparatiewerkzaamheden.
Zo worden updates natuurlijk automatisch aangeleverd en geïmplementeerd. Dit levert voor het bedrijf geen extra werk op. Maar welk gebruiks- en licentiemodel is het 'beter'?

Geen algemeen antwoord

Zoals zo vaak is er geen algemeen antwoord op deze vraag. De keuze van het licentiemodel is veeleer een beslissing die bedrijven individueel moeten nemen, rekening houdend met hun respectieve vereisten. Hieronder worden enkele voor- en nadelen van lokale DMS-software genoemd zodat bedrijven een oriëntatiehulp krijgen bij het selectieproces.

Onbeperkte aanpassingsmogelijkheden en volledige controle

Omdat het bedrijf eigenaar is van de on-premise DMS-software, heeft het volledige controle over het systeem.

Individuele aanpassingen

Dit is met name relevant wanneer bijzonder individuele of zeer specifieke processen door het systeem in kaart moeten worden gebracht. In dit geval is on-premise DMS-software bijzonder geschikt, omdat deze veel meer aanpassingsmogelijkheden heeft dan de cloud.

Niets is in steen gebeiteld

Dit komt door het feit dat voltooide programma's beschikbaar worden gesteld via de cloud. Dit is in principe ook het geval met lokale DMS-software, maar met het verschil dat deze systemen na overname eigendom zijn van het bedrijf. Dit betekent dat ze de DMS-software vrijwel onbeperkt kunnen aanpassen aan hun eigen behoeften.

Cloud minder aanpasbaar

Bij cloudgebaseerde oplossingen zijn aanpassingen ook mogelijk, maar alleen binnen de reikwijdte van de bestaande functionaliteit door bestaande modules toe te voegen of te schrappen.

Updates en upgrades volgens plan

Updates of upgrades kunnen ook worden uitgevoerd bij gebruik van lokale DMS-software als dit past in de planning van het betreffende bedrijf of als er een acute behoefte is. Met cloudgebaseerde oplossingen moeten bedrijven zich houden aan het schema van de provider.

Controle over gegevens

Met controle over het systeem krijgt u volledige controle over de gegevens die erin worden verwerkt. Veel bedrijven kiezen daarom nog steeds voor on-prem DMS-software met betrekking tot bezorgdheid over gegevensbescherming. Hierbij moet echter worden opgemerkt dat dit ook de volledige verantwoordelijkheid inhoudt voor de implementatie van passende gegevensbeschermingsmaatregelen.

Verantwoordelijkheid, extra inspanning en beperkte mobiliteit

Dit geldt echter niet alleen voor gegevensbescherming, maar ook voor alle hardware- en softwarecomponenten. Dit resulteert meestal in een overeenkomstige extra inspanning.

Kleine bedrijven in moeilijkheden

Deze extra inspanning is vaak moeilijk te dragen, vooral voor kleine bedrijven. Dit is vooral het geval als het bedrijf (nog) geen eigen IT-afdeling heeft. De veelal relatief hoge acquisitiekosten in verband met on-premise DMS-software zorgen er ook voor dat met name kleinere bedrijven en start-ups vaak een beroep doen op de cloud.

Beperkte mobiele beschikbaarheid

Een ander probleem is de beperkte mobiele beschikbaarheid: mobiliteit speelt een steeds belangrijkere rol in onze snel evoluerende tijden. Bedrijven die werknemers in het veld in dienst hebben, zijn daarom in toenemende mate afhankelijk van mobiel toegankelijke DMS-software. Dit kan veel gemakkelijker worden bereikt door cloudgebaseerde DMS-software te gebruiken dan met een lokale oplossing.

Compromissen zijn mogelijk

Toch is het mogelijk om hier een middenweg te vinden, bijvoorbeeld door gebruik te maken van een hybride oplossing, en om mobiele toegang tot de buitendienst mogelijk te maken. Dit gebruiks- en licentiemodel maakt gebruik van een onderliggende lokale structuur waaraan in sommige bedrijfsgebieden een cloudmodel is gekoppeld. Opgemerkt moet worden dat hybride oplossingen ook zowel voor- als nadelen hebben.

Om het extra werk dat bedrijven maken door het gebruik van lokale DMS-software te verminderen, kunnen bedrijven bijvoorbeeld ook gebruik maken van externe dienstverleners. Sommige bedrijven gebruiken bijvoorbeeld gehuurde servers in plaats van in hun eigen servers te investeren en deze dienovereenkomstig te onderhouden. We hebben het over serverhosting of gehoste DMS-software.

Conclusie: Lokale DMS-software is geschikt voor deze bedrijven

In de praktijk zijn er inmiddels vele manieren om lokale DMS-software toegankelijk te maken voor bijvoorbeeld kleinere bedrijven. Desalniettemin moeten ze zich ervan bewust zijn dat on-premise software over het algemeen nog steeds gepaard gaat met hogere acquisitiekosten en dat de inspanning waarschijnlijk nog steeds navenant hoger is dan bij de cloud.

Als echter lokale DMS-software nodig is om bestaande, efficiënte processen in kaart te brengen, aangezien deze zeer specifiek zijn, zouden bedrijven deze compromissen waarschijnlijk moeten accepteren. Alleen door het gebruik van een systeem dat optimaal op het bedrijf is afgestemd, kan het volledig profiteren van alle voordelen van de DMS-software.