Hoe zinvol zijn de top 10 DMS lijsten?

Lees hier waarom u niet op dergelijke ranglijsten moet vertrouwen bij het kiezen van geschikte DMS-software.

Top 10-lijsten zijn al lang een integraal onderdeel van internet. In sommige gevallen is het de top 10, in andere de top 25 of 30. Toch hebben ze één ding gemeen: je kunt ze in bijna elk vakgebied vinden als je op een specifiek trefwoord zoekt. Van de beste 10 hotels voor een romantisch weekend in Wenen tot de 15 beste films aller tijden, er is nu voor elke lezer en elk verzoek een passende lijst.

Maar hoe zinvol zijn top 10-lijsten als het gaat om bedrijfssoftware zoals DMS? We willen hieronder meer in detail op deze vraag ingaan.

Inhoudsopgave

• DMS-software: wat zijn documentbeheersystemen?
• Hoe vind je het juiste DMS?
• Oriëntatie op basis van top 10 lijsten
• Criteria uit top 10 lijsten
• Wie maakt deze top 10 lijsten?
• Voor- en nadelen van top 10 lijsten
• Conclusie: waarom lijsten geen echt hulpmiddel zijn bij de besluitvorming

DMS-software: wat zijn documentbeheersystemen?

Het acroniem "DMS" geeft een documentbeheersysteem aan. Dit is software voor het digitaal beheer van alle documenten in het bedrijf. Deze omvatten onder andere facturen, contracten, ondersteunende documenten en pakbonnen. Maar ook documenten in andere formaten zoals audio-opnames, films of afbeeldingen kunnen met DMS worden beheerd.

De voordelen van een DMS

Het digitale beheer van documenten heeft tal van voordelen ten opzichte van het analoge alternatief. Enerzijds verbetert de centrale afstemming van een DMS de samenwerking tussen afdelingen, aangezien alle medewerkers met dezelfde, correcte data werken. Aan de andere kant kunnen workflows en bedrijfsprocessen aanzienlijk worden gestroomlijnd door de bijbehorende functies in het DMS. Op deze manier kunnen op verschillende bedrijfsgebieden waardevolle middelen worden bespaard, die op hun beurt weer rendabel elders kunnen worden ingezet.

Vereiste profielen variëren

Deze voordelen worden echter pas duidelijk wanneer het DMS geschikt is voor gebruik in het betreffende bedrijf. Hiervoor moet het alle centrale bedrijfsprocessen digitaal in kaart kunnen brengen. Ook al zijn de processen heel specifiek.

Hoe vind je het juiste DMS?

Maar hoe vinden bedrijven het meest geschikte documentbeheersysteem voor hun doeleinden? De huidige bedrijfssoftwaremarkt is zeer divers en biedt een breed scala aan mogelijke oplossingen.

Bedrijven zijn vaak bekend met grote huisnamen, maar hoe zit het met de veelheid aan minder bekende systemen? Uiteindelijk hebben ze ook het potentieel om de best mogelijke oplossing te zijn voor de eisen van een bepaald bedrijf.

DMS zoeken op internet

Zoals zo vaak het geval is, neemt u in een dergelijke situatie eerst uw toevlucht tot een snelle zoekopdracht op internet. Met de juiste trefwoorden wordt binnen enkele seconden talloze informatie over het onderwerp "DMS-selectie" weergegeven.

Enerzijds worden de websites van verschillende DMS-providers getoond. Deze adverteren vaak met vetgedrukte maar ook zinloze bijvoeglijke naamwoorden zoals "modern", "toekomstbestendig" of "efficiënt". Hoewel dergelijke beschrijvingen veelbelovend klinken, zijn ze nog steeds geen geschikt hulpmiddel bij de besluitvorming als ze op de meeste pagina's te vinden zijn.

Aan de andere kant springen resultaten als "The Top 10 DMS" snel in het oog.

Oriëntatie op basis van top 10 lijsten

Deze pagina's en artikelen zijn vaak niet te vinden op de pagina's van DMS-providers, maar op de websites van zogenaamd onafhankelijke tijdschriften of dienstverleners. Dit kunnen dus goed gefundeerde, objectieve beoordelingen zijn.

De inhoud is meestal gestructureerd en biedt lezers een overzicht van verschillende DMS inclusief enkele kernfuncties.

De titel klinkt ook verleidelijk. Met de overvloed aan potentiële DMS, vinden sommige bedrijven het misschien gemakkelijker om een korte lijst met goede

DMS te krijgen in plaats van urenlang zelf naar de huidige DMS-markt te moeten kijken.

Criteria van top 10 lijsten

Maar men moet door dit gemak niet worden misleid. Allereerst is het daarom van belang om erachter te komen wat er daadwerkelijk in deze lijst wordt geëvalueerd en onder welke criteria een systeem in de lijst is opgenomen.

Beoordeel de significantie van de lijst

Als dit niet uit het artikel blijkt, zal de waarde van de lijst snel dalen. Zonder basisparameters is het voor de lezer niet duidelijk op basis van welke criteria een selectie is gemaakt. Het kan dus ook een subjectieve beoordeling zijn.

Hoe meer hoe beter

In principe is het volgende van toepassing: hoe meer parameters er zijn gebruikt voor de evaluatie, des te zinvoller de lijst. Uiteindelijk geeft een enkele parameter geen informatie over hoe geschikt een bepaald DMS is in relatie tot andere criteria die mogelijk vereist zijn. Aangezien bedrijven doorgaans verschillende en in sommige gevallen sterk geïndividualiseerde eisenprofielen hebben, schiet één enkele parameter simpelweg tekort.

Wie maakt deze top 10 lijsten?

Om de geloofwaardigheid van een dergelijke lijst verder te kunnen beoordelen, moeten bedrijven ook de auteur onder de loep nemen. Dit is op het eerste gezicht niet per se duidelijk.

Top 10 lijst als reclamemaatregel

Aanbieders gebruiken vaak formaten zoals top 10-lijsten als gerichte reclamemaatregelen om het bereik van hun eigen producten te vergroten. Diverse tijdschriften en portals worden vorstelijk beloond voor de publicatie van dergelijke artikelen of de vermelding van bepaalde systemen. In deze gevallen lijdt de objectiviteit van de hele aanbieding er natuurlijk onder. In dit geval kan er geen sprake zijn van neutraliteit.

Objectiviteit is cruciaal

Sommige van deze top 10-lijsten worden echter ook ondersteund door onafhankelijke instellingen. Hun bedoeling is meestal niet om zichzelf te verrijken, maar om zoekende bedrijven te ondersteunen bij hun DMS-selectie. Als alternatief kunnen hiervoor echter ook vergelijkingstools en websites worden gebruikt, die meestal een aanzienlijk meer gedifferentieerd beeld opleveren.

Voor- en nadelen van top 10 lijsten

In deze gevallen kunnen dergelijke lijsten een goede, eerste oriëntatie bieden in het DMS-project. Dienovereenkomstig kunnen top 10-lijsten niet over de hele linie worden afgeschreven. Als bedrijven zich bewust zijn van de egoïstische bedoelingen van de auteur, kunnen ze de relevante artikelen veel gemakkelijker identificeren en dienovereenkomstig evalueren.

Oriëntatie op de DMS-softwaremarkt

Als bedrijven nog in de kinderschoenen staan met betrekking tot hun DMS-project, kunnen overeenkomstige lijsten een goede eerste oriëntatie op de markt voor documentbeheersoftware zijn. Het is belangrijk dat bedrijven zich niet volledig laten leiden door dergelijke externe aanbevelingen.

Vereisten zijn meestal individueel

Uiteindelijk stelt elk bedrijf heel individuele eisen aan een passend DMS. Zelfs gedifferentieerde artikelen met verschillende parameters schieten meestal tekort en kunnen geen rekening houden met het volledige behoefteprofiel van een bedrijf.

Conclusie: waarom lijsten geen echt hulpmiddel zijn bij de besluitvorming

Samenvattend kan worden gesteld dat top 10-lijsten zowel voor- als nadelen hebben. Het is belangrijk dat bedrijven zich hiervan bewust zijn en lang niet blindelings vertrouwen op subjectieve aanbevelingen - zeker niet als deze afkomstig zijn van externe partijen die niet bekend zijn met de individuele processen van het bedrijf.

Oriëntatiehulp met beperkte geloofwaardigheid

Desalniettemin kunnen dergelijke lijsten een eerste oriëntatiehulpmiddel zijn, vooral in de vroege fasen van het ERP-project. Bedrijven kunnen gemakkelijk struikelen over een potentieel DMS dat ze anders misschien niet hadden overwogen.

Raadpleeg meerdere bronnen

Voordat bedrijven een definitieve keuze maken, dienen bedrijven echter altijd verschillende bronnen te raadplegen en, indien nodig, referenties van andere klanten te verkrijgen alvorens een aanbieder te kiezen. Hierdoor ontstaat een veel objectiever beeld en kunnen bedrijven een weloverwogen beslissing nemen op basis van geldige informatie.