Hoe u het meeste uit uw lokale DMS haalt

Een lokale DMS-softwareoplossing biedt inherent veel voordelen. Hier laten we u zien hoe u het meeste uit de software kunt halen.

De markt voor DMS-software wordt steeds diverser. Dit komt vooral doordat steeds meer bedrijven ervoor kiezen om een digitale assistent in te zetten voor documentbeheer. Elk bedrijf stelt zijn eigen eisen aan een passend systeem. Om aan deze eisen te voldoen, bieden softwareleveranciers bijvoorbeeld branchespecifieke oplossingen die zijn afgestemd op de behoeften van de betreffende economische sector.

Maar het kiezen van de juiste DMS-software alleen is niet voldoende om van alle potentiële voordelen te profiteren. Hieronder willen we nader bekijken hoe bedrijven het volledige potentieel van hun on-premise DMS-software kunnen benutten. Eerst moeten echter enkele termen worden gedefinieerd om ze later in hun context te kunnen classificeren.

Inhoudsopgave

• DMS-software: een overzicht
• Speciale kenmerken van een lokale DMS-software
• Basisfuncties van een on-premise DMS-software
• Zo benut u het volledige potentieel van uw DMS
• Conclusie: maak optimaal gebruik van lokale DMS-software

DMS-software: een overzicht

"DMS" is een acroniem en beschrijft een documentbeheersysteem. Dit is software voor het beheren van digitale documenten. Maar moderne DMS-software is veel meer dan alleen een digitaal archiveringssysteem.

DMS wordt ECM ...

Daarom spreekt men tegenwoordig vaak niet meer van DMS-software, maar ook van ECM-software. Naast het opslaan van documenten is enterprise content management ook gericht op het verwerken ervan en het integreren van alle digitale content en informatie in bedrijfsprocessen.
... en uiteindelijk EIM (h3)
De afgelopen jaren is echter ook de afkorting "EIM" bedacht. EIM verwijst naar Enterprise Information Management en zou, in het verlengde van de ECM-term, ook sterker moeten focussen op samenwerking en communicatie. Welke terminologie in elk afzonderlijk geval wordt gebruikt, bepaalt u uiteindelijk zelf. In ieder geval gaat het scala aan functies van moderne DMS-software nu veel verder dan dat van een digitaal archiveringssysteem.

De juiste DMS-software kiezen

Bedrijven kunnen op veel gebieden profiteren van het gebruik van geschikte DMS-software. Om de potentiële voordelen van een dergelijke oplossing echter te realiseren, moet deze ook geschikt zijn voor gebruik in het betreffende bedrijf. Een belangrijk criterium is het kiezen van het juiste gebruiks- en licentiemodel.

Speciale kenmerken van een lokale DMS-software

In wezen moet hier onderscheid worden gemaakt tussen lokale DMS-software en cloudgebaseerde oplossingen. Lokale DMS-software wordt ook wel on-premise DMS-software genoemd omdat deze ‘bij het bedrijf’ wordt geïnstalleerd en van daaruit wordt bediend. Hierdoor is het bedrijf in het bezit van de hardware en software en heeft het zowel de volledige controle als de volledige verantwoordelijkheid voor het systeem.

Voor- en nadelen van lokale DMS-software

Dit brengt bijvoorbeeld een overeenkomstige extra inspanning met zich mee, aangezien onderhouds- en reparatiemaatregelen onafhankelijk moeten worden uitgevoerd. In ruil daarvoor heeft het bedrijf echter ook de volledige vrijheid om de DMS-software aan te passen aan de eigen eisen en vrijwel onbeperkte processen.

Differentiatie met de cloud

Bij de cloud is dit niet het geval. Cloudgebaseerde DMS-software is geen eigendom van het bedrijf, maar wordt geleverd door de provider of de cloudoperator. Het bedrijf huurt alleen de DMS-software.

Voordelen en nadelen van de cloud

Hieraan zijn ook voor- en nadelen verbonden. Bedrijven hoeven bijvoorbeeld geen extra inspanningen te leveren, aangezien onderhoud en reparaties worden afgehandeld door de aanbieder. Hiervoor is echter uw eigen manoeuvreerruimte of uw eigen beslissingsvrijheid relatief beperkt, aangezien een overeenkomstige afhankelijkheid van de provider ontstaat en de DMS-software alleen kan worden aangepast binnen het kader van vooraf gedefinieerde parameters.

Basisfuncties van een on-premises DMS-software

Naast het gebruiks- en licentiemodel speelt ook het scala aan functies van de DMS-software een grote rol. Uiteindelijk stelt elk bedrijf andere eisen aan een passend systeem. Deze komen bijvoorbeeld voort uit verschillende branches, bedrijfsgroottes of individuele bedrijfsprocessen.
Toch zijn er enkele functies waar bedrijven van elke omvang in verschillende bedrijfstakken van kunnen profiteren.

Optische tekenherkenning - OCR

Een goed voorbeeld is te vinden in optische tekenherkenning (OCR). Met OCR-compatibele scanners is het bijvoorbeeld mogelijk om niet alleen een afbeelding van het document, maar ook de inhoud ervan vast te leggen. Op deze manier profiteren bedrijven ook van functies zoals het zoeken in volledige tekst naar documenten die met OCR zijn gedigitaliseerd.

Hoe u het volledige potentieel van uw DMS kunt benutten

Hoewel goede DMS-software een waardevolle basis legt voor overeenkomstige toegevoegde waarde in het bedrijf, zouden bedrijven een aantal andere factoren moeten overwegen, zodat ook het volledige potentieel van de nieuwe software zich kan ontwikkelen. Deze zullen in het volgende als voorbeeld worden behandeld.

Verbinding met de eigen IT-infrastructuur van het bedrijf

Allereerst moet ervoor worden gezorgd dat de nieuwe DMS-software kan worden geïntegreerd in de bestaande IT-infrastructuur van het bedrijf. Dit speelt een uiterst belangrijke rol in alle soorten bedrijfssoftware. Dit is de enige manier om een naadloze uitwisseling van informatie tussen de verschillende componenten te garanderen.
Met name bij DMS-software spelen verbindingen met de eigen software een rol
CRM-software
ERP-software
Een grote rol.
Als deze verbindingen niet gerealiseerd kunnen worden, heeft dit een aantal directe gevolgen voor bedrijven.

Nadelen en risico's van onvoldoende verbindingen en interfaces

Er zijn bijvoorbeeld onvermijdelijke mediapauzes. Deze geven meestal aan dat dubbel dataonderhoud nodig is om belangrijke informatie op alle relevante punten beschikbaar te maken. Dubbel gegevensonderhoud is echter niet alleen zeer inefficiënt omdat het extra personele capaciteiten in beslag neemt, maar ook uiterst foutgevoelig vanwege de handmatige gegevensoverdracht. Om deze reden moeten bedrijven er altijd voor zorgen dat verbindingen en interfaces kunnen worden opgezet.

Train medewerkers uitgebreid

Ook het belang van een uitgebreide opleiding van medewerkers mag niet worden onderschat. Sommige DMS-softwaresystemen zijn grotendeels intuïtief in gebruik, zodat er geen uitgebreide training nodig is. Dit is echter niet bij elke DMS-software het geval.

In ieder geval moet het altijd in het belang van het bedrijf zijn om het personeel tot in detail vertrouwd te maken met het gebruik van de nieuwe DMS-software. Omdat zelfs de krachtigste DMS-software zo goed is als zijn gebruikers. Als ze niet zeker weten hoe ze het systeem moeten gebruiken of het zelfs afwijzen vanwege een gebrek aan informatie of een misplaatste perceptie, kan het volledige potentieel van de DMS-software zich niet ontwikkelen en kan het project uiteindelijk mislukken.

Conclusie: optimaal gebruik van lokale DMS-software

Er kan dus worden gezegd dat niet alleen de DMS-software zelf het succes van het softwareproject bepaalt. Als onderdeel van een acuut DMS-project dienen bedrijven eerst hun individuele behoefteprofiel te behandelen en op basis daarvan geschikte DMS-software te selecteren.

Inefficiënties vermijden

Om dit op een later moment zijn volledige potentieel te laten ontwikkelen, moet het mogelijk zijn om het volledig te integreren in de bestaande IT-infrastructuur van het bedrijf. Als u dit niet doet, leidt dit onvermijdelijk tot vermijdbare inefficiënties.

Bedrijven moeten zich ook bewust zijn van het belang van hun personeelsbestand in het DMS-project. Het volledige potentieel van een nieuwe DMS-software kan zich alleen ontwikkelen als medewerkers een uitgebreide training hebben gevolgd en vertrouwen hebben in het gebruik van het nieuwe systeem. Naast de pure functionaliteit van de DMS-software speelt het ook een rol of het personeelsbestand zich bewust is van de voordelen van het nieuwe systeem of dat het management de introductie ziet van een soort controle- of bewakingsmaatregel.