Hardwarevereisten voor uw lokale DMS-software

Bedrijven schrikken vaak terug voor lokale DMS-software vanwege de hardwarevereisten. Lees hier waarom deze vaak niet zo hoog zijn.

Bedrijven die flirten met de introductie van DMS-software of de uiteindelijke beslissing al hebben genomen, krijgen vroeg of laat te maken met de vraag naar het juiste gebruik en licentiemodel.

Sommige bedrijven schrikken er nog steeds voor terug om voor lokale DMS-software te kiezen. De redenen hiervoor kunnen variëren. Ze gaan echter vaak gepaard met zogenaamd hoge aanschafkosten om te voldoen aan de hardwarevereisten van lokale DMS-software.

Om deze reden willen we op dit punt de lokale DMS-software nader bekijken en in meer detail bespreken aan welke hardwarevereisten moet worden voldaan bij het kopen van on-premise DMS-software.

Inhoudsopgave

• DMS-software: een overzicht
• Structuur en functionaliteit van een DMS-software
• Server en databases met lokale DMS-software
• Bescherming van de hardware
• Gegevensbescherming met lokale DMS-software
• Conclusie: dit zijn de voorwaarden voor lokale DMS-software

DMS-software: een overzicht

"DMS" is een afkorting en beschrijft documentbeheersystemen. Zoals de naam al doet vermoeden, is dit software voor het beheren van digitale documenten. Maar moderne DMS-software kan niet alleen worden gebruikt als een digitaal archiveringssysteem.

In deze gevallen worden vaak andere acroniemen gebruikt om de software aan te duiden. In wezen is dit echter ook gewoon een DMS-software met extra functies.

ECM-software

"ECM" verwijst naar enterprise content management of informatiebeheer in bedrijven. Bijbehorende softwaresystemen worden gebruikt om allerlei soorten informatie in het bedrijf op te slaan, te beveiligen, te verstrekken en te verspreiden. Bovendien worden ze gebruikt om gestructureerde en ongestructureerde informatie samen te voegen op een centrale opslaglocatie.

EIM-software

EIM-software is ook bekend als ECM 2.0. Dergelijke software vervult echter in wezen een vergelijkbare functie in een bedrijf. Het scala aan functies wordt alleen uitgebreid met het element van interne bedrijfssamenwerking. ECM-software heeft alle functies van een ECM-systeem en voegt eenvoudig een samenwerkingselement toe.

Bedrijven kunnen op veel gebieden profiteren van het gebruik van geschikte DMS-software.

Verschillende eisen

Om de potentiële voordelen van lokale DMS-software te realiseren, moet deze echter geschikt zijn voor gebruik in het betreffende bedrijf. Hier is een groot verschil tussen de beschikbare gebruiks- en licentiemodellen.

Om deze reden willen we hieronder de lokale DMS-software nader bekijken en laten zien welke specifieke verschillen er zijn, vooral met betrekking tot de hardwarevereisten ten opzichte van de cloud.

Structuur en functionaliteit van een DMS-software

In de loop van de toenemende specialisatie in kerncompetenties hebben ook softwareleveranciers zich verder ontwikkeld om te voldoen aan de nieuwe eisen die daarmee gepaard gaan. De DMS-softwaremarkt is inmiddels enorm divers. Er is een groot aantal verschillende softwaresystemen die zijn afgestemd op de individuele eisen van bijvoorbeeld bepaalde branches.

Modulaire opbouw

Sommige systemen zijn nu ook modulair opgebouwd. De afzonderlijke modules bevatten elk een functioneel pakket dat meestal nodig is in een specifiek vakgebied. Als de eisen van een bedrijf veranderen doordat het bijvoorbeeld groeit, bepaalde taken nu in eigen beheer worden uitgevoerd of andere deelgebieden worden uitbesteed, kunnen de bijbehorende modules worden geboekt of indien nodig geannuleerd.

Verschillen in infrastructuur

Naast de functionaliteit verschillen DMS-softwaresystemen vooral in het gebruik en licentiemodel en dus ook in de infrastructuur. De infrastructuur van een cloudgebaseerde DMS-software is compleet anders dan die van een lokaal systeem.

Lokale DMS-infrastructuur

Lokale DMS-software wordt op de eigen servers van het bedrijf geïnstalleerd en van daaruit bediend. Dit betekent dat zowel software als hardware eigendom zijn van het bedrijf. Deze moet zorg dragen voor de afhandeling van onderhouds- en reparatiemaatregelen en heeft de volledige verantwoordelijkheid voor alle componenten van de DMS-software.

Cloudgebaseerde DMS-infrastructuur

Bij DMS-software uit de cloud is dat niet het geval. De hardware en software zijn eigendom van de cloudoperator of de softwareleverancier. Hiermee krijgen bedrijven de DMS-software als een compleet pakket. Omdat dit pakket ook alle onderhouds- en reparatiemaatregelen omvat, wordt de term Software-as-a-Service - afgekort SaaS - vaak gebruikt bij cloudoplossingen. De hardwarevereisten voor verschillende gebruiks- en licentiemodellen zijn dienovereenkomstig verschillend.

Server en databases met lokale DMS-software

DMS-software is een database-gebaseerde applicatie. Elke DMS-software heeft zijn eigen database. Alle belangrijke informatie en gegevens worden hierin opgeslagen en indien nodig ter beschikking gesteld van de betreffende gebruiker.

Bij nader inzien wordt duidelijk dat de database niet alleen onderdeel is van de DMS-software, maar dat ook de hardware aangepast moet worden aan de database om deze optimaal te kunnen ondersteunen.

Database- en hardwarecompatibiliteit

Om dit te garanderen, moet de respectieve server compatibel zijn met de respectieve database van de DMS-software. Om deze reden schaffen veel bedrijven die kiezen voor een nieuwe lokale DMS-software tegelijkertijd ook nieuwe servers aan. Op deze manier kan vanaf het begin worden gegarandeerd dat compatibiliteit is gegarandeerd.

Als het bedrijf al een eigen server heeft en deze wil gebruiken voor de werking van nieuwe DMS-software, moet u bij het kiezen van een geschikt DMS-softwaresysteem bijzondere aandacht besteden aan compatibiliteit.

Serverkosten

Oorspronkelijk waren lokale DMS-softwaresystemen door de relatief hoge acquisitiekosten - vooral in verband met de hardware - bijzonder geschikt voor gebruik bij grotere bedrijven of bedrijven met een overeenkomstige liquiditeit.

Tegenwoordig zijn servers ook betaalbaar voor kleinere bedrijven. Bedrijven moeten er echter rekening mee houden dat naarmate het aantal gebruikers toeneemt, betere processors en extra geheugen vereist zijn.

Overweeg eindapparaten

Passende eindapparaten die de DMS-software kunnen bedienen, zijn ook vereist. Afhankelijk van de eisen van het bedrijf geldt dit niet alleen voor stationaire pc's, maar bijvoorbeeld ook voor tablets en smartphones voor mobiele toegang tot de DMS-software.

Bescherming van de hardware

Naast de hardware zelf, moeten ook passende voorzorgsmaatregelen worden genomen om deze te beschermen. Servers zijn meestal ruimtelijk geïsoleerd in een apart datacenter, waartoe alleen geautoriseerde medewerkers toegang mogen hebben.

Bescherming tegen invloeden van buitenaf

De hardware moet echter niet alleen worden beschermd tegen onbevoegde personen. Ook andere invloeden van buitenaf kunnen de server en daarmee het hele systeem in gevaar brengen.

Hierbij moet bijvoorbeeld rekening worden gehouden met mogelijke waterschade. Daarom moeten de servers idealiter niet direct op de vloer worden geplaatst, maar in geschikte serverkasten.

De servers moeten ook worden beschermd tegen mogelijke oververhitting. Dit betreft niet alleen brandbeveiliging, maar ook weergerelateerde oververhitting. Om deze reden moeten de serverruimten altijd dienovereenkomstig worden geklimatiseerd.

Gegevensbescherming met lokale DMS-software

Gegevensbescherming is ook een speciaal probleem met lokale DMS-software. In het geval van cloudgebaseerde systemen zijn de gegevens onafhankelijk van tijd en locatie toegankelijk, mits een stabiele internetverbinding is gegarandeerd. Dit is niet het geval met lokale DMS-software. Aangezien de gegevens op een locatiespecifieke manier worden beheerd, moeten regelmatig voorzorgsmaatregelen worden genomen om de veiligheid van de gegevens te waarborgen in geval van een onverwacht incident.

Backups elementair

Deze maatregelen omvatten back-ups voor lokale DMS-softwaresystemen. Als onderdeel van een back-up worden alle gegevens die in het DMS worden beheerd, overgebracht naar een externe database en daar opgeslagen. Met andere woorden, dit is een soort verzekering voor het bedrijf in geval van een server- of systeemincident.
Om deze reden moeten regelmatig passende back-ups worden gemaakt.

Conclusie: de vereisten voor een lokale DMS-software

Het kan dus worden gezegd dat bedrijven die kiezen voor lokale DMS-software een overeenkomstige inspanning leveren om aan de hardwarevereisten te voldoen. Dit mag u er echter niet van weerhouden te kiezen voor on-premise DMS-software, op voorwaarde dat dit gebruiks- en licentiemodel geschikt is voor alle andere gebieden.