Welke DMS-functies heeft mijn bedrijf nodig?

Welke DMS-functies heeft mijn bedrijf nodig? Veel bedrijven stellen zich deze vraag aan het begin van hun DMS-project. De antwoorden vind je hier.

In het tijdperk van digitale transformatie vertrouwen steeds meer bedrijven steeds meer op softwareondersteuning bij de planning en uitvoering van bedrijfsprocessen. Dit is ook voelbaar op het gebied van documentbeheer. Talloze, verwarrende archiefkasten vol stoffige mappen behoren in ieder geval op sommige plaatsen tot het verleden.

Desalniettemin zijn we nog ver verwijderd van het volledig papierloze kantoor. Hieronder wordt besproken hoe een geschikt documentbeheersysteem het voor bedrijven gemakkelijker kan maken om de stap naar digitalisering te zetten en welke functies bijzonder belangrijk zijn.

Eerst moeten echter enkele termen worden gedefinieerd, zodat ze later kunnen worden geclassificeerd op basis van context.

DMS-definitie: wat is een DMS?

DMS is een acroniem en beschrijft - zoals eerder vermeld - een documentbeheersysteem. Dit is een softwareoplossing voor het beheer van elektronische documenten.
De belangrijkste taak van een documentbeheersysteem is het opslaan van digitale documenten en deze toegankelijk te maken voor alle medewerkers in het hele bedrijf.

DMS of ECM - wat is het verschil?

De term ECM - enterprise content management - wordt vaak gebruikt in verband met digitale documenten. Dit is in feite het beheer van alle gegevens en informatie die binnen het bedrijf worden verzameld.

Hoewel er volgens hun definitie een verschil is tussen DMS- en ECM-systemen, is de overgang in de praktijk meestal vloeiend. Moderne DMS- en ECM-oplossingen kunnen de basis leggen voor bedrijven om verdere stappen te zetten in de richting van holistische digitalisering. De functies die bijzonder belangrijk zijn, worden hieronder besproken.

Functie 1: het DMS als digitaal archief

Zoals eerder vermeld, is de belangrijkste functie van een documentbeheersysteem het beheren en archiveren van digitale documenten.

Soorten verwerkte documenten

Verschillende soorten documenten kunnen vanuit een grote verscheidenheid aan bronnen worden overgebracht naar een DMS:

• Formulieren - bijvoorbeeld van EDI
• Tekstverwerkingsdocumenten
• Spreadsheets of afbeeldingen
• Videos
• Audio- en spraakclips (bijv. Opnames van een interview)
• ASCII / XML-bestanden
• Computeruitvoer naar laserdisk-documenten (KOUDE documenten)

Al deze soorten documenten kunnen centraal in het DMS worden opgeslagen en zijn daardoor toegankelijk voor alle afdelingen en bedrijfsonderdelen. Het is niet langer nodig om te zoeken in verschillende mappen die zijn verdeeld over verschillende archiefkasten in verschillende delen van het bedrijf.

Alle bedrijfsrelevante documenten worden opgeslagen in het DMS en zijn daardoor voor alle medewerkers snel terug te vinden. Op deze manier besparen bedrijven kostbare tijd in de dagelijkse gang van zaken. Deze kan vervolgens worden gebruikt voor de verwerking van gerichte taken en de administratieve inspanning wordt aanzienlijk verminderd.

Functie 2: mobiel DMS-gebruik

In onze snelle wereld wordt mobiliteit op alle gebieden steeds belangrijker. Want vroeg of laat wordt wat we waarderen en regelmatig gebruiken in de privéomgeving ook overgedragen naar de professionele context.

Wachttijden efficiënt gebruiken

Bij documentbeheersystemen is dit niet anders. Als medewerkers ook onderweg toegang hebben tot het systeem, bijvoorbeeld met hun smartphone of laptop, kunnen ze de wachttijden efficiënter gebruiken. Op weg naar een klantbijeenkomst kunt u bijvoorbeeld vertrouwd raken met de huidige contractvoorwaarden.

De klant profiteert ook

Uiteindelijk profiteert de klant ook van een mobiel DMS. Mobiliteit is van bijzonder belang voor alle soorten bedrijfssoftware, vooral in het veld. Veldpersoneel kan overeenkomstige wijzigingen aan documenten rechtstreeks bij de klant aanbrengen. Als er een stabiele internetverbinding is, worden deze wijzigingen via het DMS in realtime doorgestuurd naar de kantoormedewerkers.
Op deze manier zijn er door de verzending geen wachttijden voor de klant, aangezien de backoffice niet hoeft te wachten op de aankomst van de vertegenwoordiger in het bedrijf voordat verdere verwerking.

Functie 3: Samenwerking

Het feit dat het DMS een uniform systeem creëert voor het verwerken en beheren van allerlei soorten documenten, verbetert ook de interdepartementale samenwerking binnen het bedrijf.
Alle medewerkers - ongeacht de bedrijfsactiviteit - werken met dezelfde documenten. Dit zorgt voor extra transparantie bij het samenwerken aan workflows.

Overdrachtsfouten worden vermeden

Bovendien elimineert het gebruik van een holistisch DMS dubbel gegevensonderhoud. Dit vermindert niet alleen de administratieve lasten, maar ook het daarmee samenhangende risico op transmissiefouten. Op deze manier wordt de kwaliteit van de data op een hoog niveau gehouden.

Functie 4: Automation

In veel gevallen draagt automatisering aanzienlijk bij aan een verbeterde samenwerking binnen het bedrijf. Vaak zijn meerdere actoren van verschillende afdelingen betrokken bij workflows.

Zodra een vorige stap is afgerond, kunnen medewerkers automatisch via het systeem worden geïnformeerd. Op deze manier wordt cross-workflow transparantie gecreëerd. Medewerkers weten altijd welke collega op dat moment bezig is met welke taak en kunnen hen specifiek aanspreken bij vragen.

Het belang van interfaces

Bedrijven moeten bij automatisering ook letten op welke interfaces ze nodig hebben. Interfaces naar en verbindingen met een e-mailprogramma komen veel voor. Op deze manier kan de digitale correspondentie automatisch worden overgebracht naar het DMS en daar worden gearchiveerd. Dit geldt ook voor bijgevoegde bijlagen van verschillende formaten.

Wettelijk conform dankzij DMS - De GDPR

De Algemene Verordening Gegevensbescherming - kortweg GDPR - is een probleem waar alle bedrijven die persoonsgegevens verzamelen mee te maken hebben. Kleinere bedrijven staan echter nog te vaak voor een grote uitdaging met betrekking tot de GDPR.

Ze missen meestal simpelweg de middelen en capaciteiten om de eisen in de praktijk te implementeren zonder een ondraaglijke administratieve inspanning. Een DMS kan hierbij waardevolle hulp bieden. Moderne documentbeheersystemen vergemakkelijken de verwerking van documenten volgens de AVG aanzienlijk.

Dit gebeurt bijvoorbeeld door middel van geautomatiseerde meldingen die medewerkers helpen deadlines te halen.

Functie 5: herzieningen zijn essentieel

Het maken van herzieningen is een fundamentele functie van documentbeheersystemen. Dit zorgt ervoor dat het document in de originele versie ongewijzigd blijft.

Het DMS documenteert automatisch elke wijziging die in een document wordt aangebracht. Ook zie je in één oogopslag welke medewerker welke veranderingen heeft gemaakt op welk moment.

Commentaarfuncties

Daarnaast is het meestal mogelijk om opmerkingen en annotaties toe te voegen aan overeenkomstige wijzigingen. Deze dienen niet alleen om de aangebrachte wijzigingen te documenteren, maar ook om de samenwerking op documenten te verbeteren.

Analoog omzetten in digitaal: de weg naar digitaal documentbeheer

Maar hoe slagen bedrijven erin over te stappen van een uitsluitend analoog documentbeheersysteem naar een DMS?

Digitaliseer analoge documenten: OCR-remedies

De aanbieders van documentbeheersystemen weten dat de overgrote meerderheid van de bedrijven nog steeds tal van analoge documenten genereert. Om deze reden zijn veel systemen voor het digitaliseren van deze documenten afhankelijk van zogenaamde optische tekenherkenning - kortweg OCR (Optical Character Recognition).

Met deze functie herkent DMS niet alleen gescande documenten als afbeeldingsbestanden, maar kan het ook de inhoud daarin vastleggen. Op deze manier kunnen ook analoge documenten probleemloos in het DMS worden geïndexeerd.

Als een medewerker nu op zoek is naar een specifiek document, kan hij dit bijvoorbeeld weergeven door een klantnummer in te voeren. Een full-text zoekfunctie geeft medewerkers een overzicht van alle relevante documenten voor een zoekopdracht die binnen enkele seconden is ingevoerd.

Dit bespaart de kostbare tijd die werknemers in hun dagelijkse werk besteden met het saaie zoeken naar documenten in stoffige mappen.

Conclusie: dit zijn de belangrijkste functies van een DMS

Er kan dus worden gezegd dat bedrijven door het gebruik van moderne documentbeheersystemen kostbare tijd kunnen besparen in de dagelijkse bedrijfsvoering. Bovendien profiteren werknemers van een hogere kwaliteit van het werk, omdat er geen tijdrovende, handmatige zoekopdrachten nodig zijn.

Kwestie van functionaliteit

Desalniettemin kan de vraag naar het scala aan functies niet over de hele linie worden beantwoord voor alle bedrijven en DMS. Het is aan de individuele discretie van het individuele bedrijf om functies te identificeren die relevant zijn voor hun eigen activiteiten. Op basis van deze eisen kan dan een geschikt systeem worden geselecteerd.