Functionaliteiten Cloud DMS

Welke functies heeft een documentbeheersysteem (DMS) in de Cloud en wat zijn de belangrijkste?

Als u met uw bedrijf de stap naar digitalisering gaat maken kan je bijna niet om een documentbeheersysteem heen. In ieder bedrijf worden elke dag talloze documenten en bestanden gemaakt, die moeten worden bewerkt, beheerd en opgeslagen. In veel kantoren wordt dit nog grotendeels handmatig gedaan, wat veel tijd kost en ook vatbaar is voor fouten. 

Een DMS helpt met het verwerken en beheren van digitale bestanden. Op dit punt willen we ons concentreren op de belangrijkste functies van een DMS in de Cloud en de toegevoegde waarde benadrukken. Maar eerst kijken we naar de algemene werking van een documentbeheersysteem om precies te kunnen begrijpen hoe het werkt en welke functies daarvoor nodig zijn.

Wat is een DMS?

Een documentbeheersysteem (DMS) is een zakelijke softwareoplossing die wordt gebruikt voor het beheren en organiseren van documenten en bestanden in een bedrijf. Het doel van het systeem is om alle documenten in een centrale database op te nemen en automatisch een vooraf gedefinieerde mappenstructuur te behouden. Zo kan iedere betrokken medewerker met dezelfde geldige documenten werken en zijn er niet verschillende versies van hetzelfde document in omloop.

Dankzij het DMS kunnen documenten sneller worden gevonden, worden workflows gecreëerd, worden veel processen geautomatiseerd en wordt de interne communicatie verbeterd. Een DMS zorgt ook voor de naleving van wettelijke vereisten voor archivering. DMS-oplossingen hebben de potentie om enorme kosten te besparen door fysieke documenten te digitaliseren, wat print- en papierkosten bespaart, en ook door fysieke archieven overbodig te maken, waarvan het onderhoud en de huur ook tijd en geld kosten.

Dit alles wordt bereikt door tal van functies die in een DMS kunnen worden opgenomen. Zoals in het begin al vermeld, willen we enkele belangrijke functies nader bekijken en de voordelen van een DMS in de Cloud benadrukken.

Zoekfuncties in het DMS

Een DMS slaat alle inkomende, uitgaande en gecreëerde documenten op in een logische en uniforme mappenstructuur. Dit betekent dat de nieuwste versie van alle documenten voor alle partijen toegankelijk is. Maar soms is het vervelend om een volledig pad te doorlopen voordat je bij het gewenste bestand komt. Daarom hebben DMS-systemen geschikte zoekfuncties.

Elk document wordt automatisch getagd zodat het gemakkelijk kan worden gevonden met behulp van zoekvelden. Uniforme bestandsnaamgeving zorgt er voor dat het juiste document wordt gevonden. Als dit vervolgens door een medewerker wordt verwerkt, wordt een overeenkomstige versie gemaakt. Op deze manier kan elke medewerker zien wie, wanneer en wat het document heeft gewijzigd. Dus alleen de nieuwste versie wordt gebruikt.

Sommige systemen bieden ook zoeken op volledige tekst zodat u naar elke positie en inhoud kunt zoeken. Bovendien kunnen zoekopdrachten worden aangepast met betrekking tot verschillende bestandsformaten, zodat de zoektijd uiteindelijk tot een minimum wordt beperkt. Verschillende onderzoeken concluderen momenteel dat een medewerker gemiddeld 30 minuten per dag op zoek is naar bepaalde documenten, e-mails of andere bestanden. Voor grote bedrijven telt het aantal snel op en merkt dat hier veel tijd wordt verspild.

Mobiele toegang tot alle gegevens

In een wereld van werk die steeds flexibeler en onafhankelijk van de locatie wordt, worden opties voor mobiele toegang tot bedrijfsgegevens steeds belangrijker. Werknemers werken onderweg of zelfs in hun thuiskantoor. Het is daarom belangrijk dat ze in real-time de juiste toegang hebben tot de huidige documenten. Cloud DMS maakt dit mogelijk. 

De gebruiker heeft gemakkelijk toegang tot de gegevens onderweg of thuis met behulp van internettoegang. De systemen zijn geoptimaliseerd voor gebruik op mobiele apparaten en daardoor kunnen alle functies eenvoudig worden gebruikt. Dit heeft verschillende voordelen.

Stel dat een inkooporder moet worden goedgekeurd door een manager. Deze is echter momenteel op zakenreis. De werknemer plaatst het aanbod van de leverancier in het systeem, dat het direct in een overeenkomstige workflow insluit en stuurt het door naar de verantwoordelijke persoon. De werknemer hoeft niet langer te wachten tot de lijnmanager het aanbod op kantoor goedkeurt of zelfs ondertekent. De manager heeft onderweg toegang tot het aanbod, kan het controleren en zelfs ondertekenen en goedkeuren. Vervolgens stuurt hij het document eenvoudig naar de volgende stap in de workflow en kan de werknemer het verder verwerken. 

In andere gevallen zouden er meerdere e-mails en telefoontjes over en weer moeten zijn gegaan voordat er een beslissing werd genomen. Op deze manier kan alles wat nodig is eenvoudig en snel worden verwerkt en weet iedereen op elk moment wat de status van een proces is.

Een gemeenschappelijke plaats voor alle documenten

De algemene werking van een documentbeheersysteem vereist de opslag van alle gegevens en documenten op een centrale locatie waartoe alle werknemers met de benodigde rechten toegang hebben. Als gevolg hiervan werken alle werknemers met dezelfde geldige en altijd actuele versies van documenten.

Dit zorgt ervoor dat foutpercentages enorm kunnen worden verlaagd en dat duplicaten tot het verleden behoren. Een e-mail wordt vaak verzonden naar verschillende werknemers en meerdere nemen dezelfde werkorder aan. Hier worden waardevolle middelen verspild. Als een teamlid een bestand bewerkt, kunnen de andere teamleden precies zien wanneer, waar, door wie en hoe het respectieve document is gewijzigd.

Auditbestendig indienen

Dankzij de AVG is gegevensbescherming opnieuw de focus van bedrijven geworden. Hoe dan ook, het beschermen van bedrijfsgegevens is een belangrijk punt. Verwijderingsperioden voor bijvoorbeeld aanvraagdocumenten moeten in acht worden genomen, facturen of balansen voor de belastingdienst moeten gedurende bepaalde tijden worden bewaard en er moet rekening worden gehouden met verschillende andere voorschriften met betrekking tot archivering. Dit alleen al bespaart veel tijd.

Het systeem slaat automatisch alle belangrijke documenten op en herinnert u aan deadlines voor verwijdering of opslag. Bepaalde documenten kunnen alleen door bepaalde personen worden verwijderd, waardoor onbedoelde verwijdering veel minder waarschijnlijk is.

Automatisering voor snellere processen

Over het algemeen kunnen DMS-oplossingen verschillende bedrijfsprocessen in een bedrijf automatiseren. Zogenaamde workflows leggen verbindingen tussen processen die nog niet eerder zijn gezien.

Een voorbeeld kan ons hierbij helpen. Stel dat een werknemer overweldigd is met zijn taken en meldt dat er een nieuwe baan in zijn omgeving nodig is. Dan kan hij dit eenvoudig registreren via het DMS. Het verzoek wordt direct doorgestuurd naar de vrij te geven lijnmanager, die deze vereiste controleert en vervolgens vrijgeeft. Een bijbehorende vacature met de bijbehorende voorwaarden wordt dan automatisch aangemaakt en gepubliceerd.

Als een aanvraag nu wordt ontvangen, kan deze door meerdere medewerkers tegelijkertijd worden gecontroleerd en geëvalueerd. Als dit vervolgens door iedereen positief wordt beoordeeld, kan de aanvrager automatisch worden uitgenodigd voor een interview. Het systeem kan ook eenvoudig de datum controleren waarop alle verantwoordelijke medewerkers tijd hebben voor een dergelijk gesprek en afspraken voorstellen. Als de aanvrager vervolgens wordt uitgenodigd en uiteindelijk wordt aangenomen, kunnen de overeengekomen voorwaarden direct worden omgezet in een arbeidsovereenkomst. Uiteindelijk wordt het proces zo enorm ingekort dat er enorm veel tijd kan worden bespaard.