Kies voor een DMS-provider die voldoet aan deze 5 eisen

Deze vereisten vormen de basis voor een langdurige en succesvolle samenwerking met een geschikte DMS-leverancier.

Als u heeft besloten om met een Document Management Systeem (DMS) aan de slag te gaan, zijn er twee belangrijke besluiten die u moet nemen. Welk softwaresysteem gaat het worden en welke provider moet dit gaan leveren? Naast het systeem zelf, speelt de leverancier namelijk ook een belangrijke rol. U gaat immers een langdurige samenwerking met hen aan. 

Maar het is niet makkelijk om de juiste leverancier te vinden in een zee van potentiële aanbieders. Een goede, weloverwogen DMS-selectie is daarom van cruciaal belang. Wij kijken daarom naar de belangrijkste eisen die u moet stellen in uw zoektocht, zodat u zeker weet dat u uiteindelijk kiest voor een systeem dat écht bij u past. 

Wilt u eerst meer weten over de functionaliteiten en voordelen van een DMS-systeem? Klik dan hier. 

Inhoudsopgave

• De juiste leverancier: waarom is dat zo belangrijk?
  • De zoektocht begint altijd in de spiegel
• 1 | Schaalbaarheid en flexibiliteit
• 2 | De integratie van het systeem
• 3 | Wie is uw leverancier?
• 4 | De implementatie en updates
• 5 | Gebruiksgemak en ontwerp
• Een goed begin is het halve werk

De juiste leverancier: waarom is dat zo belangrijk?

Als u ervoor kiest om een DMS-systeem te implementeren, dan gaat het een integraal onderdeel uitmaken van uw alledaagse bezigheden. Lukraak kiezen voor het eerste het beste systeem dat u tegenkomt, is daarom niet aan te raden. De vereisten die u heeft voor de software bepalen namelijk welke leverancier uiteindelijk het beste bij u zal passen. 

Zo moet u bijvoorbeeld de keuze maken tussen een lokale oplossing of één in de cloud; niet alle leveranciers faciliteren beide mogelijkheden. Wat volgt zijn 5 belangrijke factoren die u zal moeten afwegen in de zoektocht naar een geschikte DMS-provider. 

De zoektocht begint altijd in de spiegel

Voordat we verder kijken naar hetgeen waarop u moet letten in de zoektocht naar een geschikte leverancier, willen we wel vermelden dat het altijd bij uzelf begint. Pas wanneer u duidelijk in kaart heeft gebracht waarvoor u het systeem wilt gaan gebruiken en aan welke functionaliteiten u waarde hecht, kunt u door naar deze stap. Want hoe kan u aan een zoektocht beginnen, als u uw intrinsieke motivatie niet eerst op orde heeft?

1 | Schaalbaarheid en flexibiliteit

Zeker voor organisaties die van plan zijn om verder te groeien, is dit een belangrijk punt. Als het systeem eenmaal geïmplementeerd is, bent u dan nog in staat om wijzigingen door te voeren? Het kan namelijk zijn dat de omgeving uit zijn jasje begint te groeien, of dat u een module die u niet gebruikt wilt vervangen voor een andere. 

Het is belangrijk om dus stil te staan bij de schaalbaarheid en flexibiliteit van uw toekomstig provider. Het is namelijk vaak geen kwestie van willen, maar een van kunnen. Beschikken zij namelijk wel over de capaciteiten om uw project aan te kunnen?

2 | De integratie van het systeem

Koppelingen en integraties met overige systemen zijn natuurlijk ook erg belangrijk. Hier heeft u, als het goed is, al bij stilgestaan tijdens het vastleggen van uw eigen specificaties. Zo zal het bijvoorbeeld gekoppeld moeten worden aan het ERP-systeem. Het is belangrijk om na te gaan of uw potentiële DMS-leverancier deze koppeling waar kan maken, en hoeveel extra inspanning het zal gaan kosten.

3 | Wie is uw leverancier?

Naast het belang van de persoonlijke klik met uw nieuwe leverancier, is het ook belangrijk om wat meer over hen te leren. Als uw bedrijf bijvoorbeeld in verschillende landen opereert, dan is het belangrijk dat uw leverancier hiermee om kan gaan. Zo zijn onze oosterburen bijvoorbeeld een stuk strenger als het aankomt op het aanleveren van bepaalde documenten, zoals facturen. DMS-software is in Duitsland niet verplicht, maar wel erg handig als u zonder problemen aan alle geldende wet- en regelgeving wil blijven voldoen. 

Als uw bedrijf dus ook een vestiging in Duitsland heeft, is het belangrijk dat de leverancier hun systeem ook kan afstemmen op de wetten en regels die ze daar hebben. Een DMS-provider met kennis van internationale regelgeving is in dat geval dan bijzonder prettig.

Het is daarnaast ook belangrijk om te kijken naar de algehele ervaring van de leverancier. Hoe lang bestaat het bedrijf al? Dit zegt namelijk doorgaans iets over hun vermogen om zich staande te houden. U kunt uiteraard ook kijken naar recensies van overige gebruikers. 

4 | De implementatie en updates

Als u eenmaal voor een nieuw systeem heeft gekozen, dan is het van belang dat de implementatie zo vlekkeloos mogelijk verloopt. Kiest deze leverancier voor een geleidelijke implementatie, of gaat het allemaal in één keer gebeuren? 

Ook de manier van onderhouden zegt veel over een leverancier. Hoe vaak voeren ze updates uit en hoe lang kunt u het dan vervolgens niet gebruiken? Welke maatregelen neemt men als er een noodgeval is, en u tijdens deze downtime uit het niets bij uw documenten moet kunnen? Maar er kunnen ook storingen zijn: hoe gaat de leverancier hiermee om? Tijdens welke uren zijn ze bereikbaar? Dit zijn allemaal vragen die u moet stellen aan uw potentiële DMS-leverancier. 

5 | Gebruiksgemak en ontwerp

Een ander punt om op te letten is de gebruiksvriendelijkheid van het systeem. Spreken de menu’s voor zich en is het ontwerp prettig voor de ogen? U moet immers dag in dag uit met het systeem gaan werken, dus het is wel fijn als het er allemaal een beetje knap uitziet. 

Een goed begin is het halve werk

Als dit artikel één ding hopelijk duidelijk heeft gemaakt, dan is dat het belang van een goed doordachte zoektocht. U brengt om te beginnen uw eigen behoeften in kaart, om vervolgens verschillende aspecten van een potentiële leverancier onder de loep te nemen. Het plan is immers om voor langere duur een relatie aan te gaan met deze leverancier; een goede voorbereiding is dan ook van levensbelang.

Want alleen met een gestructureerde en weldoordachte voorbereiding bent u in staat om te kiezen voor een combinatie (systeem en leverancier) die echt bij u past.