Een DMS voor ambachtelijke bedrijven

In ambachtelijke winkels steeds meer documenten, ongeacht de grootte. Een DMS kan helpen om deze stroom documenten te beheren.

Of het nu facturen, bestellingen, leveringsbonnen, aanbiedingen maar ook e-mails, brieven of klachten zijn, al deze vormen van documenten zijn zo goed als elk bedrijf. Zelfs ambachtslieden moeten onvermijdelijk omgaan met de auditbestendige indiening van dergelijke papieren, het privacybeleid en de deadlines voor verwijdering naleven en tegelijkertijd alles verwerken zodat de inspanning nog steeds verband houdt met de bestelling. Omdat het alleen in kleine ambachtelijke winkels snel rommelig is. De oude papieren mappen behoren snel tot het verleden, maar overschakelen naar een digitaal systeem wordt vaak bespaard. De redenen zijn duidelijk. Er is behoefte aan een nieuwe investering, tijd die niet bestaat en onzekerheid over de vraag of een dergelijk systeem echt waarde kan toevoegen. Er wordt zoveel verwacht, de toegevoegde waarde wordt in elk geval gegeven.

Toegevoegde waarde van DMS in ambachtelijke bedrijven

Het zoeken naar specifieke documenten kost vaak veel tijd. Een medewerker heeft dit ergens opgeslagen en is voor een ander niet te vinden. Dan moet u moeizaam zoeken en gaat kostbare tijd verloren. Een documentbeheersysteem (DMS) zorgt ervoor dat alle documenten in een bedrijf op één centrale locatie worden opgeslagen. Dit betekent dat iedereen met toegangsrechten alles onmiddellijk kan vinden. Via verschillende zoekfuncties zijn deze documenten eenvoudig te vinden op basis van sleutelwoorden of bijvoorbeeld een zoekopdracht in de volledige tekst. Ook zijn de gegevens in het systeem veel meer geldig. Een DMS elimineert gegevensduplicatie, kent versienummers toe en gebruikt zijn functies om metadata aan een document toe te voegen dat laat zien wanneer en door wie het voor het laatst is bewerkt.

Workflows ontstaan

Op deze manier kunnen hele werkprocessen, zogenaamde workflows, worden gecreëerd. Ervan uitgaande dat een bestelling is ontvangen, wordt deze in het DMS bewaard. Vervolgens kan worden gecontroleerd of dit haalbaar is. Vervolgens wordt het document doorgestuurd naar bijvoorbeeld de inkoopafdeling, die de benodigde materialen aanschaft. Zodra dit is gebeurd, kan het werk worden doorgestuurd naar de vakman, die er vervolgens voor kan zorgen. Zelfs in contracten of in human resources kunnen veel taken grotendeels worden geautomatiseerd door een DMS. Ambachtelijke bedrijven moeten zich bewust zijn van de kwestie van een DMS, omdat ze hen veel tijd en werk kunnen besparen en tegelijkertijd foutenpercentages en documentverliezen kunnen vermijden.