Een complete checklist voor uw DMS-project

Er zijn veel zaken waarmee u rekening moet houden bij de introductie van nieuwe DMS-software

Iedereen die besluit een nieuw documentbeheersysteem te introduceren, staat voor de moeilijke taak om de juiste oplossing voor zijn bedrijf te vinden. Velen weten in het begin niet eens precies wat u werkelijk zoekt, maar hebben zich laten meeslepen door de vermijdbare voordelen.

Op dit punt willen we meer in detail verduidelijken waar u rekening mee moet houden voorafgaand aan uw DMS-zoekopdracht. We hebben een gedetailleerde checklist samengesteld met belangrijke stappen voor uw DMS-project die u zullen helpen om uw project succesvol te implementeren. Maar laten we eerst eens kijken hoe DMS-software in het algemeen werkt om beter te begrijpen waarom al deze stappen in de checklist nodig zijn.

Inhoudsopgave

• Wat is DMS-software?
• De technische kant van de DMS
• De checklist voor uw DMS-project
• Stap 1: Uitgebreide analyse van de huidige situatie
• Stap 2: Formuleer specifieke doelen
• Stap 3: Formuleer vereisten voor het DMS
• Conclusie: Gebruik de checklist voor succes

Wat is DMS-software?

DMS staat voor Document Management System en beschrijft de organisatie van alle documenten die zich in het bedrijf verplaatsen. Waar dit vroeger vooral in analoge vorm moest gebeuren, heeft de groeiende opkomst van digitale documenten digitaal documentbeheer noodzakelijk gemaakt. In moderne bedrijven worden tegenwoordig dagelijks talloze verschillende documenten in verschillende formaten met verschillende eigenschappen en inhoud gebruikt. Inkomende en uitgaande e-mails die dagelijks worden geproduceerd, stapelen zich vaak op en nemen vaak absurde vormen aan.

DMS-software om de stroom aan documenten het hoofd te bieden

Het overzicht houden is niet eenvoudig. Om deze reden vertrouwen bedrijven steeds meer op softwareondersteuning om deze stroom van documenten onder de knie te krijgen - documentbeheersystemen.

Deze softwaretoepassingen centraliseren alle documenten in een gemeenschappelijke database en slaan ze op basis van hun inhoud op in een vooraf gedefinieerde mappenstructuur. Op deze manier worden alle documenten centraal en revisiebestendig opgeslagen en zijn ze gelijkelijk toegankelijk voor alle stakeholders.

Altijd de juiste versie

Op deze manier is er altijd maar één geldige versie van een document, wat processen veel overzichtelijker en veiliger maakt. Als bijvoorbeeld een order wijzigt, hebben alle partijen direct toegang tot het gewijzigde document. DMS-oplossingen hebben daardoor voor vrijwel elk bedrijf een enorm besparingspotentieel.

Bespaar veel kosten

Naast de papier- en printkosten die kunnen worden bespaard met digitaal documentbeheer, maakt de versnelling en automatisering van veel processen in het bedrijf ook middelen vrij. Deze kunnen dan elders worden herbelegd. Bovendien raken fysieke archieven grotendeels verouderd, waardoor extra middelen vrijkomen.

De technische kant van DMS

Documentmanagementoplossingen zijn meestal opgebouwd uit verschillende modules, die allemaal een specifiek verantwoordelijkheidsgebied bestrijken. Afhankelijk van de behoeften van het bedrijf worden modules aan de oplossing toegevoegd of in eerste instantie uitgesloten. Op deze manier wordt een DMS-oplossing een volledig individuele aangelegenheid.

Klassieke modules in documentbeheersoftware zijn bijvoorbeeld: workflowfunctie, elektronische inkomende en uitgaande facturen, zoekfuncties, documentverwerking, kennisportaal, toepassingsportaal, import en export van documenten, etc. , of waar de documenten precies zijn opgeslagen.

Meestal koopt u de software bij een provider en installeert u deze op uw eigen servers. In dit geval is er ook sprake van het on premise-model. De laatste jaren is cloud computing echter steeds populairder geworden. Hier wordt de software gebruikt via internettoegang. Deze wordt uitgevoerd op de servers van de cloudprovider, waar de gegevens uiteindelijk worden opgeslagen.

De checklist voor uw DMS-project

Zoals nu duidelijk moet worden, verschillen DMS-oplossingen fundamenteel van elkaar. Het vinden van de juiste oplossing voor uw behoeften is geen gemakkelijke taak. Daarom moeten bedrijven een paar stappen zetten voordat ze op zoek gaan naar een geschikte oplossing om niet verdwaald te raken tijdens het project.

We laten u nu de belangrijkste stappen zien die u zeker moet nemen voordat u de DMS-software daadwerkelijk implementeert. Veel projecten mislukken door een slordige voorbereiding en verkeerde verwachtingen van de software.

Stap 1: Uitgebreide analyse van de huidige situatie

Aan het begin van elk project is er een uitgebreide analyse van de huidige situatie. Voor uw DMS-project betekent dit dat u de huidige organisatie van uw documentopslag moet onderzoeken. De focus ligt echter niet alleen op de archivering, maar ook op de paden die een document aflegt voordat het daar terechtkomt.

Bepaal kengetallen

De analyse van de huidige situatie helpt u om erachter te komen wat er op dit moment verbetering behoeft in uw bedrijf, op welke gebieden merkbaar veel middelen worden verspild. Hoe meer kengetallen u op dit punt bepaalt, des te duidelijker wordt duidelijk wat u precies zoekt. Bovendien kan het project uiteindelijk veel beter worden beoordeeld.

Stap 2: Formuleer concrete doelen

Na de analyse van de huidige situatie en de daaropvolgende kritiek op de huidige situatie is het belangrijk om hieruit concrete doelen af ​​te leiden. Hierbij worden de vastgestelde kengetallen gebruikt en op basis hiervan worden heldere doelen geformuleerd. De doelen moeten niet alleen gaan over het vergroten van de bedrijfsresultaten of kostenbesparingen.

Goede en slechte doelen

Een doel moet eerder worden geformuleerd op basis van bepaalde criteria. Het doel moet specifiek, meetbaar, aantrekkelijk, realistisch en actueel zijn. Volgens dit zou een doel er als volgt uitzien: “Met de introductie van een DMS willen we de printkosten in het hele bedrijf binnen het eerste jaar na introductie met 30% verlagen.” Dit doel omvat alle hierboven beschreven criteria. Na een jaar kan dan gekeken worden of het doel gehaald is. Op deze manier ontstaan ​​vele andere doelen die het voor u en later ook voor uw provider gemakkelijker maken om te begrijpen wat de DMS-software precies moet doen.

Stap 3: Formuleer eisen voor het DMS

Na de ondernemingsdoelen moeten concrete eisen voor het DMS worden genoemd. Hier moet eerst worden besloten op welke manier de software wordt aangeschaft en bediend. Is er voldoende servercapaciteit beschikbaar in uw eigen bedrijf of moet deze indien mogelijk worden geüpgraded? Dit roept ook de vraag op of documentbeheersoftware ook vanuit de cloud kan worden verkregen. Verder moet vanuit technisch oogpunt aandacht worden besteed aan welke netwerkbesturingssysteemdatabase
Mobiel besturingssysteem etc. De software moet worden bediend of geïnstalleerd. Dan is er het scala aan functies. Welke functies absoluut door het systeem moeten worden gedekt, welke prettig zouden zijn en welke functies helemaal niet nodig zijn.

Eisen specificatie maken

De verzamelde functielijst wordt op deze manier geprioriteerd en opgeschreven in een specificatie. Hierin wordt ook bijgehouden hoeveel gebruikers volledige toegang tot het systeem nodig hebben en welke bijvoorbeeld alleen-lezen toegang tot het DMS moet worden verleend.

Meerdere keren profiteren van het specificatieblad 

Als u al deze factoren heeft bepaald en ze heeft overgebracht naar een specificatieblad, is uw daadwerkelijke DMS-zoekopdracht verre van meer in de weg. Een gedetailleerd specificatieblad helpt u echter niet alleen bij uw zoektocht, maar ook bij uw potentiële aanbieder. Hierdoor kan u duidelijk beter begrijpen wat u met uw DMS wilt bereiken en houdt hier bij de implementatie van het systeem rekening mee.

Conclusie: Gebruik de checklist voor succes

Iedereen die serieus overweegt een nieuw DMS-systeem aan te schaffen, kan uitkijken naar verschillende voordelen en besparingen. Tegelijkertijd moet het project echter grondig worden voorbereid, anders kunnen de voordelen al snel in nadelen veranderen.

Een DMS-oplossing moet passen bij het bedrijf, daarom moet er eerst voor worden gezorgd dat u weet waar u daadwerkelijk naar op zoek bent. Iedereen die te snel een oplossing kiest om het onderwerp van tafel te krijgen, maakt een grote fout. Vermijd dit en gebruik deze checklist om u voor te bereiden op uw nieuwe DMS.