DMS-oplossingen speciaal voor kleine bedrijven

5 redenen waarom een ​​document management systeem (DMS) onmisbaar is voor kleine bedrijven. De belangrijkste voordelen op een rij.

De introductie van nieuwe bedrijfssoftware is altijd een grote stap. Een nieuwe spanningsmeter heeft een grote impact op het dagelijkse werk van veel werknemers en moet daarom goed doordacht worden. Maar wanneer kan een nieuw documentbeheersysteem na implementatie worden gebruikt in de dagelijkse praktijk?

Op dit punt willen we de lezers een eerste leidraad geven in het DMS-project en laten zien hoe het nieuwe DMS zo snel mogelijk kan worden geïntegreerd in de dagelijkse werkzaamheden. Eerst moet echter worden gedefinieerd wat een DMS in detail is.

Wat is een DMS?

Zoals reeds vermeld, duidt de afkorting "DMS" op een documentbeheersysteem. Dit is een softwareoplossing die het digitaal beheer van bedrijfsrelevante documenten mogelijk maakt.

Documenttypen in het DMS

Deze documenten kunnen afkomstig zijn uit een grote verscheidenheid aan bronnen en bestaan in verschillende formaten. Alle documenttypes worden centraal beheerd in het DMS. Mogelijke documenttypes zijn:

• Tekstverwerkingsdocumenten
• Ingediende formulieren - bijvoorbeeld van EDI (Electronic Data Interchange)
• Graphics
• Spreadsheets
• Videos
• Spraak- en audioclips (zoals opnames van een interview)
• Computeruitvoer op laserschijf (KOUDE documenten)
• ASCII / XML-bestanden

Het wordt duidelijk dat documentbeheersystemen daarom gemakkelijk kunnen worden gebruikt voor holistisch documentbeheer. Maar hoe slaagt de stap naar digitalisering als alle documenten nog analoog beschikbaar zijn?

Digitaliseer analoge documenten

OCR wordt meestal gebruikt om fysieke documenten te digitaliseren. Dit is een acroniem dat verwijst naar optische karakterherkenning.

Hoe werkt OCR?

Bij het scannen van een document legt de scanner het niet alleen vast als een afbeelding, maar herkent in plaats daarvan de inhoud die het bevat. Dienovereenkomstig worden letters en karakters als zodanig herkend.

OCR heeft verschillende voordelen. Documenten die met OCR zijn gedigitaliseerd, kunnen binnen enkele seconden worden gefilterd met functies zoals zoeken in volledige tekst. Medewerkers voeren dan bijvoorbeeld een specifiek klantnummer in het zoekveld in en het DMS toont - meestal binnen enkele seconden - alle relevante documenten voor deze specifieke zoekopdracht.

De digitalisering van analoge documenten is daardoor relatief eenvoudig te implementeren met behulp van moderne technologieën. Maar hoeveel tijd kost het vanaf de implementatie van een nieuw documentbeheersysteem tot het eerste gebruik in het bedrijf?

Wanneer kan de echte operatie beginnen?

Allereerst dient te worden opgemerkt dat er geen algemene verklaring kan worden gegeven over wanneer een spanningsmeter voor het eerst in de praktijk kan worden gebruikt. Dit komt doordat veel factoren van invloed zijn op de tijd die nodig is voor de inbedrijfstelling of de inspanning. Een belangrijke factor is het respectievelijke gebruiks- en licentiemodel.

Gebruik en licentiemodel bepalend voor temporele component

De mate waarin het gebruik en het licentiemodel van de respectievelijke DMS van invloed zijn op de inbedrijfstelling is duidelijk. Zo is de ingebruikname van een on-premise DMS-oplossing een veel omvangrijker project dan de introductie van een cloudgebaseerd systeem.
De reden hiervoor is dat bedrijven bij het on-premise uitvoeren de eigen inbedrijfstelling en de daarbij behorende voorbereiding op eigen initiatief moeten doen. Met een cloudgebaseerd DMS abonneren bedrijven zich alleen op de software as a service (SaaS, Software as a Service).

Verschillende voorbereidingsfasen

Het DMS is daarom vaak nog dezelfde dag na het afsluiten van een abonnement beschikbaar en direct te gebruiken. Bij dergelijke oplossingen is datatransmissie vaak erg ongecompliceerd en kan daarom snel worden verwerkt.

Dit is meestal niet mogelijk met een on-premises DMS: ten eerste moet het systeem op de interne servers worden geïnstalleerd. Om dit te doen, moeten deze echter eerst worden gekocht. De overdracht van data vanuit het legacy systeem is vaak complexer bij een lokale implementatie en kost daardoor meer tijd.

Dit betekent echter geenszins dat lokale DMS om deze reden niet wordt aanbevolen. Elk gebruiks- en licentiemodel heeft zowel voor- als nadelen en een verhoogde (tijd) inspanning wordt vaak geassocieerd met een on-premises DMS. Het bedrijf heeft hiervoor echter de volledige controle over het systeem.

De go-live: oerknal of iteratief?

Als het gaat om de inbedrijfstelling zelf, zijn er twee basisbenaderingen: de Big Bang Go-live of een iteratieve introductie. Net zoals verschillende gebruiks- en licentiemodellen zowel voor- als nadelen hebben, hebben ook de twee benaderingen zowel positieve als negatieve aspecten.

1: The Big Bang-variant

Met een Big Bang-introductie gaat het hele systeem bedrijfsbreed live. Dit betekent dat alle functies direct beschikbaar zijn voor alle bedrijfsgebieden en vestigingen. In eerste instantie klinkt dit efficiënt, althans wat betreft de tijdsfactor. Maar de realiteit is vaak anders:

Een Big Bang Go-Live moet zeer goed voorbereid zijn om mogelijke (technische) problemen te voorkomen. Bij onvoldoende voorbereiding of andere problemen kunnen de bouwplaatsen zich snel opstapelen. In dit geval staan bedrijven vaak voor een moeilijke taak.

Om de lopende operatie niet te veel in gevaar te brengen, is het raadzaam om dit soort inbedrijfstelling uit te voeren in tijden van lage bedrijfsactiviteit (in lange weekenden, tussen Kerstmis en Nieuwjaar, enz.).

2: de iteratieve introductie

Bedrijven volgen stap voor stap een iteratieve introductie. Zo is het mogelijk om eerst enkele functies beschikbaar te stellen. Hier begin je meestal met de meest basale, onvermijdelijk benodigde functies en breid je vervolgens langzaam het aanbod van functies systematisch en gestructureerd uit.

Het is ook mogelijk om eerst live te gaan met het systeem in een filiaal. Deze branche doet dan dienst als proefpersoon. Mochten er zich hier problemen voordoen, dan kunnen deze worden opgelost voordat het systeem wordt uitgebreid naar het hele bedrijf.

Opleiding van medewerkers: wanneer ze nodig zijn en hoeveel tijd ze nemen

Naast de planning- en voorbereidingsfase en de installatie zelf, moet er voor de livegang rekening worden gehouden met een ander onderdeel: opleiding van medewerkers. Maar hoe lang duren deze trainingen meestal en hoe kunnen ze het beste worden uitgevoerd?

Verschillende benaderingen

In feite zijn er veel verschillende en even geldige benaderingen van opleiding van werknemers. Eén ding is echter duidelijk: het succes van een DMS hangt grotendeels af van de werknemers die het systeem later in het dagelijkse werk zullen gebruiken. Het volledige potentieel van het DMS kan alleen worden ontwikkeld als het DMS probleemloos kan worden gebruikt.
Het is belangrijk dat alle betrokken partijen zo vroeg mogelijk bij het DMS-project worden betrokken. Hiervoor zijn verschillende redenen.

Betrokkenheid van medewerkers legt de basis voor toekomstig succes

Enerzijds lag eerdere transparantie en verduidelijking aan de basis van het door de medewerkers te accepteren systeem. Dit is een fundamenteel criterium voor het succes van het systeem. Werknemers zijn terughoudend of zelfs niet bereid om het nieuwe systeem te gebruiken, omdat ze het systeem zien als een manier om hun werk te monitoren, zal het volledige potentieel van het systeem niet kunnen ontwikkelen.

Anderzijds kan de vroege betrokkenheid van medewerkers bijdragen aan een vlottere overgang naar het nieuwe DMS. Veel bedrijven stellen bijvoorbeeld zogenaamde key-users aan als onderdeel van een softwareproject. Deze medewerkers maken al in de testfase kennis met het systeem en zijn daarmee de eersten die het systeem daadwerkelijk gaan gebruiken.

Interne training of een externe dienstverlener?

Ze kunnen niet alleen waardevolle feedback geven op factoren als functionaliteit of gebruiksvriendelijkheid, maar kunnen op een later moment ook andere medewerkers opleiden. Dit is ook een kans voor bedrijven om geld te besparen op opleidingskosten.
Het is ook mogelijk om training van medewerkers over te dragen aan een externe dienstverlener. Veel bedrijven hebben zich gespecialiseerd in softwaretraining in een professionele context. Grotere aanbieders bieden doorgaans ook trainingen aan in het gebruik van hun software. Deze kunnen ook nodig zijn na inbedrijfstelling, bijvoorbeeld als er nieuwe updates zijn geïnstalleerd.

Functioneel toepassingsgebied en gebruiksvriendelijkheid

Maar wanneer zijn nu formele trainingen nodig? De mate waarin training van medewerkers moet plaatsvinden, hangt sterk af van de complexiteit van het systeem. Systemen met een zeer basaal functiegamma en een hoog gebruiksgemak kunnen vaak zoveel mogelijk intuïtief worden bediend.

In dat geval kan het voldoende zijn om medewerkers zelfstandig kennis te laten maken met het systeem. Deze systemen zijn daarom meestal beschikbaar voor bedrijven voor realtime gebruik.

Complexere systemen met een breed scala aan functies vereisen doorgaans uitgebreide training. De meeste hiervan kunnen niet volledig intern door het bedrijf worden afgehandeld. In deze gevallen is het raadzaam om te vertrouwen op het advies en de ondersteuning van de aanbieder.

DMS-aanbieders hebben doorgaans jarenlange ervaring met het begeleiden van DMS-projecten en zijn zich bewust van mogelijke problemen bij het aanpassen aan een nieuw systeem.

Conclusie: profiteer vanaf het begin optimaal van het DMS

Er kan daarom worden gezegd dat de tijdsfactor sterk kan variëren afhankelijk van het gebruik- en licentiemodel en de complexiteit van het DMS.

Intuïtief bruikbare systemen met een basisspectrum van functies kunnen meestal worden gebruikt in de praktijk en worden geïntegreerd in de dagelijkse bedrijfsvoering in plaats van complexere alternatieven. Het is echter belangrijk dat bedrijven zich niet te veel laten leiden door dit gegeven bij het kiezen van een geschikt systeem.

Uiteindelijk is de introductie van een nieuwe spanningsmeter altijd een investering. Dit kan echter alleen vruchten afwerpen als het systeem ook geschikt is voor gebruik in uw eigen bedrijf en voldoet aan het behoefteprofiel.

Een lange, goed doordachte introductie loont ook vroeg of laat als het bedrijf dagelijks profiteert van het gebruik van een krachtig systeem.