DMS voor de evenementenbranche

Lees hier hoe DMS voor de evenementenbranche van dienst kan zijn.

Inkoop, verkoop, personeel wat aangenomen wordt, vergunningen en nog veel meer zaken wat allemaal voor documentatie zorgt, soms fysiek en soms digitaal. Dit zorgt voor veel organisaties binnen de evenementensector voor minder overzicht van de bedrijfsvoering. Met behulp van DMS komt het overzicht weer terug. Lees hier hoe DMS u van dienst kan zijn.

Wat is DMS?

Volgens de definitie is DMS een Document Management Systeem dat helpt bij de verwerking en de opslag van allerlei documenten. Het doel van een DMS is om alle documenten in een bedrijf te digitaliseren en op zo’n manier te archiveren dat ze op elke moment eenvoudig te vinden zijn.
Daarbij biedt DMS-software een groot aantal functies om documenten te maken en te coördineren, te bewerken en ook te controleren en te versturen. Daardoor worden de bedrijfsprocessen in de onderneming op een overzichtelijke manier vereenvoudigd en geoptimaliseerd. Met behulp van een gedetailleerde zoekfunctie kunnen gebruikers de documenten op elk moment gemakkelijk vinden, omdat deze een eenduidige tag meekrijgen en zo opgeslagen worden. Dat gebeurt al direct bij het openen of creëren van het bewuste document. Of het nu gaat om rekeningen, e-mails met of zonder bijlagen, alles kun je centraal verwerken en archiveren. Bovendien beschikken DMS-systemen over functies waarmee je documenten kunt volgen. Zodat elke daartoe gemachtigde medewerker altijd over de actuele status van bijvoorbeeld een rekening kan beschikken en uit kan zoeken wie er mee bezig is en wanneer de betaaldatum verloopt.

Voordelen van een DMS-systeem

Toegang

Zichtbaar snellere toegang tot alle voor de onderneming relevante data bespaart veel tijd en geld. Daarbij is er minder ruimte voor fouten in het werkproces.

Zoeken

Door gerichte zoekfuncties is het vinden van de juiste gegevens een heel stuk simpeler. Ook dit zorgt voor extra tijd die medewerkers aan andere, meer belangrijkere zaken kunnen besteden.

Transparantie

Een document management systeem waarborgt meer transparantie en betere controlemogelijkheden voor alle gebruikers. Dat komt omdat iedereen met dezelfde documenten werkt. Voor iedereen is op elk moment inzichtelijk wat de status van een bepaalde casus is.

Klantenservice

Het DMS zorgt voor een efficiënte en geoptimaliseerde klantenservice, omdat callcenter medewerkers direct over de relevante gegevens kunnen beschikken en de klant dus op de best mogelijke manier kunnen helpen.

Minder fouten

De overzichtelijke standaardisatie van en de gemeenschappelijke toegang tot dezelfde gegevens zorgt voor het beperken van fouten tot een minimum. Ook wordt duplicatie van data vermeden en kunt u veranderingen aan een document inzichtelijk registreren.

Audit gerichte opslag

Documenten in een DMS kunt u zo archiveren dat ze voldoen aan de relevante wetgeving. Hierbij houdt het systeem rekening met alle normen en standaarden, zoals bijvoorbeeld wettelijke bewaartermijnen.

Zoeken naar de juiste software

Voor het zoeken naar de juiste software kunt u kijken op onze website. U kunt leveranciers van DMS-software met elkaar vergelijken. Ook voor eventuele vragen kunt u ‘hier’ terecht.