DMS-software zoeken op internet: een goed idee?

Ontdek hoe effectief het is om op internet naar een geschikte DMS software te zoeken en wat u in ieder geval moet overwegen.

Het internet is voor de meeste mensen de eerste plek om nieuwe informatie in te winnen. Maar hoe nuttig is dit medium bij het zoeken naar en selecteren van DMS-software? Ontdek hier de mogelijkheden en beperkingen van een DMS-zoekopdracht via het internet.

Inhoudsopgave

DMS-software: een overzicht

DMS-zoekopdracht op internet: referenties

DMS-zoekopdracht op internet: top 10-lijsten

DMS-zoekopdracht op internet: vergelijkingswebsites

Conclusie: het vinden van de juiste DMS software

DMS-software: een overzicht

De afkorting "DMS" duidt een documentbeheersysteem aan. Dit is software voor het digitaal beheer van alle documenten die in een bedrijf ontstaan.
Een aantal voorbeelden van dit soort documenten zijn:

• Tekstverwerkingsdocumenten
• Formulieren (bijvoorbeeld EDI)
• Afbeeldingen en foto's
• Videos
• Geluids- of spraakopnames
• Computeruitvoer naar laserdisc-documenten
• XML- of ASCII-tekstbestanden

Het maakt niet uit of de documenten zelf door het systeem is gegenereerd of dat deze oorspronkelijk al een digitale vorm hebben. Dankzij digitale vooruitgang is het ook mogelijk om analoge documenten zonder veel moeite te digitaliseren.

Digitalisering met Optical Charachter Recognition (OCR)

Dit kan worden bereikt met Optical Charachter Recognition (OCR). Simpel gezegd, OCR maakt digitalisering van analoge documenten mogelijk, zodat de inhoud van het document door systemen kan worden vastgelegd. Terwijl een conventionele scanner gescande documenten meestal als een afbeelding opneemt, kan een OCR-scanner worden gebruikt om bijvoorbeeld een Word bestand te maken. De inhoud van het gescande document kan dan door het systeem worden herkend, zodat bijvoorbeeld functies als full-text zoeken kunnen worden gebruikt.

Voordelen van een DMS

Het gebruik van een DMS heeft verschillende voordelen. Deze omvatten:

• Centrale opslag van documenten
• Gemakkelijk dupliceren van documenten
• Gestandaardiseerde creatie, bewerking, opslag
• Beschikbaarheid van documenten, ongeacht locatie en tijd
• Zoekfuncties om onderzoek en kennisoverdracht te vereenvoudigen
• Diverse toegangs- en organisatiemogelijkheden

Dit maakt het mogelijk om documentbeheerprocessen aanzienlijk te optimaliseren. Op deze manier kunnen waardevolle bronnen worden bespaard, die vervolgens weer elders in het bedrijf kunnen worden gebruikt.

Integratie van de DMS software in de IT-infrastructuur

Het is belangrijk dat het DMS niet wordt gebruikt als een geïsoleerde oplossing, maar als een integraal onderdeel van de IT-infrastructuur. Dit is de enige manier om het volledige potentieel van de DMS-software te ontdekken.

Dingen als dubbele gegevens worden voorkomen door een naadloze uitwisseling van informatie tussen belangrijke componenten van de eigen IT-integratie van het bedrijf, zoals ERP software, CRM software of BI tool.

DMS zoekopdracht

Het wordt duidelijk waarom het gebruik van een geschikt DMS bedrijven een concurrentievoordeel kan opleveren. Maar hoe vinden bedrijven de beste DMS-software voor hen?

De DMS-markt is nu immers zo divers dat het voor buitenstaanders moeilijk is om overzicht te houden. Bovendien heeft elk bedrijf individuele vereisten voor geschikte DMS-software. Het vinden van geschikte software is vaak niet eenvoudig.

In dit geval lijkt een snelle zoekopdracht op internet in eerste instantie verleidelijk. Uiteindelijk is internet zo'n integraal onderdeel van ons dagelijks leven geworden dat we het regelmatig raadplegen. Maar is deze populaire alledaagse gids ook een goede plek om op zoek te gaan naar DMS software?

DMS zoekopdracht op internet: top 10 lijsten

Er zijn verschillende formats op internet die oplossingen en antwoorden beloven voor DMS-zoekopdrachten. Een veel voorkomende en bekeken indeling zijn de top 10 lijsten. Dergelijke ranglijsten zijn online te vinden in bijna alle categorieën: van de 10 beste vakantieplekken tot de 10 beste documentbeheersystemen, er zou een antwoord zijn op elke vraag over de beste in een bepaalde categorie.

Betekenis van de top 10 lijsten

Maar hoe zinvol zijn zulke lijsten als het gaat om bedrijfssoftware? Zoals eerder vermeld, heeft elk bedrijf verschillende, individuele vereisten voor geschikte DMS software. Dus hoe weet een website welke vereisten uw bedrijf heeft voor een DMS? Het antwoord is kort: dat weten ze niet. Dus de vraag naar de informatieve waarde van top 10-lijsten is daarmee ook gelijk beantwoord.

Top 10 lijsten als gids

Daarom mogen bedrijven zich in geen geval uitsluitend laten leiden door dergelijke ranglijsten. Ze kunnen echter wel als gids worden gebruikt om sommige systemen te leren kennen en om meer onderzoek te doen als je geïnteresseerd bent.

Intentie van de auteur

Bedrijven moeten echter altijd rekening houden met de mogelijke bedoeling van de auteur. Dit is slechts in sommige gevallen om geïnteresseerde partijen te informeren over mogelijke systemen. In plaats daarvan zitten er vaak andere motieven achter: portalen en tijdschriften plaatsen min of meer verborgen advertenties in de vorm van rankings. De aanbieders van DMS-software betalen een vergoeding voor vermelding op de lijst. In plaats van alleen objectieve parameters te selecteren, wordt het systeem van het hoogste betaalde bedrag geselecteerd.

Hoe meer parameters, hoe beter

Als bedrijven dergelijke rankings willen raadplegen bij een DMS-zoekopdracht, moet duidelijk zijn welke parameters zijn gebruikt om de selectie te maken. Het volgende is van toepassing: hoe meer parameters, hoe betekenisvoller de vermelding.

DMS-zoekopdracht op internet: referenties

Bedrijven kunnen bij het zoeken naar geschikte DMS-software nog een andere informatiebron raadplegen namelijk de klantreferenties. Dit zijn getuigenissen van andere bedrijven die voor een specifieke DMS-software hebben gekozen bij een specifieke leverancier of distributiepartner.

Ontvang veldrapporten van uw eigen branche

Bedrijven moeten vooral ervaringsrapporten van andere bedrijven in hun eigen branche meenemen in hun besluitvorming. Aangezien er doorgaans verschillende parallellen zijn tussen de vereistenprofielen van individuele bedrijven binnen een bedrijfstak, zijn branchegerelateerde referenties een goede indicator of het een potentieel geschikt systeem is.

DMS-zoekopdracht op internet: vergelijkingswebsites

Maar internet heeft veel meer te bieden dan alleen de top 10-lijsten. Vooral vergelijk websites hebben zich de afgelopen jaren gevestigd en zijn nuttig gebleken. Ze zijn overal te vinden - of het nu gaat om een nieuwe elektriciteitsleverancier of een nieuw gsm-contract.

Filter en selecteer specifiek

Een aanzienlijk voordeel boven de top 10 lijsten is dat systemen kunnen worden gefilterd of gesorteerd met vergelijkingshulpmiddelen. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld DMS-software vinden in de database op basis van kritiekpunten zoals

• licentiemodel
• aantal gebruikers
• bedrijfsomvang
• begroting
• afdeling
• database
• netwerk
• ondersteuning

Conclusie: DMS-software zoeken via het internet is een goede start

Er kan daarom worden gezegd dat bedrijven bij het zoeken naar DMS-software op internet met een paar zaken rekening moeten houden. Het is vooral belangrijk dat bedrijven onderscheid kunnen maken tussen betekenisvolle en beperkte betekenisvolle bronnen en rekening houden met de mogelijke intenties van de auteurs.

Oriëntatiehulp in plaats van definitief antwoord

Maar zelfs de meest neutrale, gedifferentieerde bron kan slechts tot op zekere hoogte de individuele behoeften van een bedrijf weerspiegelen. Persoonlijk contact tussen bedrijven en potentiële aanbieders blijft belangrijk.