DMS-software voor start-ups

Ontdek hoe DMS-systemen optimaal kunnen ondersteunen tijdens de eerste stappen van jouw bedrijf.

In ons snel bewegende tijdperk is het voor bedrijven van cruciaal belang dat ze bij de tijd blijven. Een bedrijf dat niet in staat is om duurzame strategieën te ontwikkelen en hierdoor de beschikbare middelen niet optimaal kan inzetten, loopt het risico om bijvoorbeeld ingehaald te worden door een andere innovatieve start-up. 

De start van een nieuwe onderneming brengt altijd veel risico’s met zich mee. Ontdek in dit blog hoe de juiste DMS-software optimaal kan ondersteunen in de beginfase van jouw bedrijf. 

Inhoudsopgave

• Wat is DMS-software?
• Wat maakt start-ups bijzonder?
• Een Document Management Systeem (DMS) voor start-ups
  • 1 | Eenvoudig en kostenefficiënt
  • 2 | Gebruiksvriendelijkheid
  • 3 | De juiste ondersteuning
  • 4 | Schaalbaarheid
• Samenvattend

Wat is DMS-software?

DMS is een afkorting van de term Document Management Systeem. Zoals de naam al doet vermoeden, is het software die ondersteunt bij de digitale bewaring van documenten. Maar moderne DMS-software is veel meer dan alleen een digitaal archiefsysteem. 

Slimme technologieën binnen het DMS-systeem zorgen er namelijk voor dat documenten eenvoudig teruggevonden kunnen worden, of dat deze zonder handmatige inbreng op de juiste plekken worden opgeslagen. Het systeem kan ook ondersteunen bij de juiste bewaring van tijdgevoelige documenten, zodat bedrijven blijven voldoen aan alle geldende regelgeving op het gebied van gegevensbescherming en privacy.

Een digitale wereld

De tijd waarin we papieren documenten in multomappen bewaarden, is eigenlijk al een tijdje voorbij. In dit digitale tijdperk worden documenten online opgeslagen. Maar het is wel zo prettig dat dit geen eindeloze zoektochten met zich meebrengt. En dat is dan ook precies waarin de DMS-software ondersteunt: met slechts een paar drukken op de knop, haal je alle benodigde digitale documenten eenvoudig op.  

Wat maakt start-ups bijzonder?

Start-ups bevinden zich, zoals je waarschijnlijk al kan vermoeden, in de allereerste levensfase. Start-ups zijn terug te vinden in vrijwel iedere branche, al zijn er natuurlijk wel sectoren waarin ze vaker voorkomen. 

Omdat deze beginnende bedrijven zich eerst nog op de markt moeten vestigen, gaan ze gepaard met een groot risico. Start-ups hebben vaak nog geen vast klantenbestand en moeten een naam voor zichzelf maken in een markt met een gevestigde orde. 

Een Document Management Systeem (DMS) voor start-ups

Deze bedrijven kunnen dus alle mogelijke hulpmiddelen goed gebruiken. Eén van deze hulpmiddelen kan een DMS zijn. Wij zetten daarom de belangrijkste eigenschappen van een DMS op een rij en laten zien waar deze systemen, zeker voor start-ups, in ieder geval over moeten beschikken.

1 | Eenvoudig en kostenefficiënt

Start-ups hebben vaak maar een aantal medewerkers in dienst. Het DMS zal dus niet door velen gebruikt gaan worden; een simpele interface met een aantal basisfuncties zal daarom al snel volstaan. Eén voordeel: het kostenplaatje zal hierdoor vaak niet al te hoog oplopen. Start-ups hebben namelijk behoefte aan een kant-en-klaar, kostenefficiënt DMS-systeem. 

DMS in de cloud

Naast de eenvoud en het prijskaartje van het nieuwe softwaresysteem, is het ook belangrijk om na te denken over de manier waarop het systeem geïmplementeerd moet worden. Zeker jonge bedrijven zoals start-ups kunnen namelijk profiteren van een goedkopere, snelle en flexibele implementatiemethode. De cloud is daarom ook uiterst geschikt voor start-ups.

2 | Gebruiksvriendelijkheid

Een ander belangrijk criterium is de gebruiksvriendelijkheid van de DMS-software. Start-ups beschikken namelijk vaak niet over een IT-afdeling. Het DMS moet daarom zo intuïtief mogelijk zijn. Men moet snel aan de slag kunnen met het nieuwe systeem, zonder dat de functionaliteiten al te veel vragen met zich meebrengen. 

3 | De juiste ondersteuning

Het is daarnaast belangrijk dat start-ups in zee gaan met een leverancier die de ondersteuning biedt die zij nodig hebben. Start-ups die niet over diepgaande IT-kennis beschikken, kunnen complexe technische problemen vaak niet zelf oplossen. Het is dus belangrijk dat de leverancier van het systeem de juiste ondersteuning biedt: idealiter moet je te allen tijde bij hen terecht kunnen met vragen of problemen. 

4 | Schaalbaarheid

Tot slot is de schaalbaarheid van de DMS-software ook erg belangrijk. De schaalbaarheid van software omschrijft namelijk het vermogen van het systeem om zich aan te passen aan een veranderend bedrijf. 

Denk hierbij bijvoorbeeld aan het aantal gebruikers. Start-ups kunnen soms groeien als kolen; dan is het wel zo prettig dat het systeem deze groei aan kan en dat nieuwe gebruikers eenvoudig toegevoegd kunnen worden. Cloudgebaseerde systemen zijn vaak bijzonder schaalbaar, wat de populariteit alleen maar verder verklaart. 

Samenvattend

Start-ups kunnen alle mogelijke hulp goed gebruiken. Maar het is wel belangrijk dat dit een beetje betaalbaar blijft. Een DMS-oplossing die beschikt over een aantal basisfuncties kan een cruciale rol spelen in de groei van een start-up. Documenten worden hierdoor eenvoudig opgeslagen en teruggevonden, zonder dat er ook maar een seconde wordt verspild. 

Als start-ups op zoek gaan naar een geschikt DMS-systeem, dan is het belangrijk om rekening te houden met de volgende vier criteria: 

• Eenvoudige en ‘goedkope’ implementatie
• Gebruiksvriendelijkheid
• Uitgebreide ondersteuning
• Schaalbaarheid

Veel start-ups vertrouwen daarom op een DMS in de cloud. De flexibele aard van deze implementatiemethode geeft hen alle vrijheid om te doen wat in die fase echt belangrijk is: groeien.