DMS-software voor MKB

Kleine en middelgrote bedrijven zijn steeds meer op zoek naar DMS-software die adequaat aan hun eisen kan voldoen. Lees hier wat belangrijk is.

Met moderne DMS-software hebben kleine en middelgrote bedrijven de perfecte tool voor een gedigitaliseerde toekomst in handen. Maar hoe vind je het juiste DMS voor jouw doeleinden en hoe verschillen de verschillende oplossingen op de markt?

We willen op dit punt vragen als deze en vele anderen beantwoorden. We willen echter eerst nog eens kijken naar de algemene functionaliteit van dergelijke oplossingen om beter te begrijpen hoe dergelijke verschillen tot stand komen.

Inhoudsopgave

• Wat is DMS-software? - Een betekenis
• Technische kant van DMS-software
• Het perfecte DMS voor het MKB
• Functies voor het perfecte DMS voor het MKB
• Conclusie: meer dan alleen documenten opslaan

Wat is DMS-software? - Een definitie

DMS is de afkorting voor Document Management System. Dit omvat alle maatregelen voor het omgaan met alle documenten die in het bedrijf rondgaan. Inkomende en uitgaande documenten en hun respectievelijke verwerkingsversies moeten op elkaar worden afgestemd.

Terwijl in het verleden fysieke documenten dienovereenkomstig moesten worden afgestempeld, gekopieerd en opgeslagen, zijn de meeste van de huidige documenten bijna uitsluitend in digitale vorm beschikbaar. Bij het begin van deze wijziging werden de weinige digitale documenten afgedrukt en toegevoegd aan het fysieke documentbeheersysteem.

Digitale documenten in overvloed

Dit is vandaag andersom. De weinige nog analoge documenten worden gescand en naar de digitale archieven gestuurd. Maar dit moet worden georganiseerd. Medewerkers slaan hun gegevens vaak op in speciaal gemaakte mappen zonder een groot concept, waardoor het voor derden bijna onmogelijk is om ze terug te vinden.

Alle documenten op één centrale locatie

Een digitaal documentbeheersysteem slaat alle documenten in het bedrijf op in een centrale database en voegt ze op basis van hun inhoud toe aan een speciale mappenstructuur. Met verschillende zoekfuncties kunnen alle gebruikers naar de documenten zoeken en ze snel vinden. Er is altijd een geldige versie van een document zodat fouten door duplicaten of verschillende versies zijn uitgesloten.

Aan de documenten kunnen verschillende toegangsrechten worden toegekend, zodat alleen die medewerkers met de juiste rechten een document kunnen wijzigen. Dit voorkomt dat documenten per ongeluk worden verwijderd of gewijzigd door derden.

Maak processen efficiënter

Door de centralisatie van alle gegevens en documenten worden de processen ook aanzienlijk sneller. Informatie kan veel sneller worden gedeeld, processen kunnen worden samengevoegd en gestroomlijnd, en het systeem zelf kan veel van deze processen zelfs volledig automatiseren. Een moderne DMS-oplossing zorgt voor snellere en efficiëntere processen, wat uiteindelijk tot uiting komt in een enorme besparing op middelen.

Bespaar kosten op verschillende niveaus

Maar het besparingspotentieel is niet alleen enorm in termen van processen. In termen van besparingen in termen van papier- en printkosten, evenals de kosten voor het beheer van fysieke archieven, zijn er soms aanzienlijke besparingen. Dit maakt een oplossing voor digitaal documentbeheer zo aantrekkelijk voor bijna elk bedrijf.

Technische kant van DMS-software

Deze softwareapplicaties zijn meestal opgebouwd uit verschillende modules. Elk van deze modules bestrijkt een specifiek verantwoordelijkheidsgebied binnen het bedrijf. De volgende modules zijn vaak te vinden in moderne DMS-systemen:

Workflow-functie
Elektronische inkomende en uitgaande facturen
Zoekfuncties
Documentverwerking
Kennisportaal
Toepassingsportaal
Import en export van documenten, etc.

Niet elk bedrijf heeft elk van deze modules nodig, andere bedrijven hebben ook extra functies nodig. Maar er zijn niet alleen verschillen in de omvang van functies in de verschillende DMS-oplossingen op de markt. De applicaties verschillen ook van elkaar wat betreft het respectievelijke licentiemodel.

Verschillende licentiemodellen op de markt

Waar software traditioneel werd aangeschaft bij een provider en op zijn eigen servers werd geïnstalleerd, vestigen zich steeds meer andere modellen op de markt. Met name cloud computing wint al een aantal jaren aan belang. Tegenwoordig zijn er vier hoofdmodellen op de DMS-markt:

• DMS op locatie
• Cloud DMS
• Hybride DMS
• Gehoste DMS

Welke van deze modellen u uiteindelijk kiest, hangt sterk af van uw eigen bedrijf en de omstandigheden. Het voordeel van DMS-software uit de cloud is dat u geen eigen server nodig heeft en dat ook het onderhoud en de service wordt overgenomen door de cloudprovider.

Het perfecte DMS voor MKB

Met name kleine en middelgrote bedrijven zonder een eigen brede IT-infrastructuur kunnen hier enorm van profiteren. Het systeem is eenvoudig online te gebruiken via internettoegang. U betaalt simpelweg een maandelijks bedrag voor de licenties die u gebruikt en u kunt direct aan de slag.

Tegelijkertijd mag niet worden vergeten dat de gegevens worden opgeslagen op externe servers van de cloudprovider. Enerzijds is het van belang ervoor te zorgen dat wettelijke voorschriften kunnen worden nageleefd, anderzijds is het belangrijk om duidelijk te maken of dit model überhaupt geschikt is voor het eigen doel.

Gehoste DMS-variant

Je hebt ook de mogelijkheid om een server te huren als je die niet hebt. Deze variant wordt dan gehoste DMS genoemd. Hierbij stelt een provider de servercapaciteit ter beschikking zonder dat hij zijn gegevens via internet naar externe servers hoeft over te dragen.

Verschillende kostenmodellen

Er zijn echter doorslaggevende verschillen, vooral met betrekking tot de respectieve kostenmodellen waarop de verschillende varianten zijn gebaseerd. Met een lokale on-premise oplossing wordt u geconfronteerd met hoge initiële investeringen. Enerzijds moet de oplossing worden aangeschaft en anderzijds moet de IT-infrastructuur voldoende worden opgebouwd. In ruil daarvoor zijn de maandelijkse vervolgkosten aanzienlijk lager.

Niet zo met de cloud. Er zijn hier geen hoge initiële investeringen, maar u heeft te maken met hoge maandelijkse kosten. Welke van deze modellen u uiteindelijk kiest, hangt weer af van uw eigen omstandigheden in het bedrijf en de doelstellingen.

Met name kleine en middelgrote bedrijven vallen graag terug op een oplossing in de cloud, aangezien er naast de initiële investeringen ook geen eigen infrastructuur en de daarbij behorende knowhow nodig is.

Functies van het DMS voor MKB

Het MKB moet zeker niet als een homogene groep worden opgevat. Onder deze verzamelnaam wordt een grote verscheidenheid aan bedrijven samengevat. Het is daarom bijna onmogelijk om te zeggen welk systeem voor deze hele groep het beste kan zijn. Wel kan worden geïdentificeerd welke functies centraal staan, met name voor het midden- en kleinbedrijf. We willen deze op dit punt nader bekijken.

Auditbestendige archivering en opslag

Moderne DMS-software helpt bedrijven om te voldoen aan wettelijke vereisten met betrekking tot bepaalde documenten. Sommige documenten zijn onderhevig aan bepaalde verwijderings- of bewaartermijnen. Enerzijds helpt de software om al die documenten waarvoor een wettelijke bewaartermijn geldt, te beschermen door ze onuitwisbaar te maken voor de periode.

Aan de andere kant kan het systeem na een bepaalde tijd verzoeken om verwijdering van b.v. onthoud persoonlijke gegevens en doe dit zelf. Dit geeft met name kleinere bedrijven de zekerheid die ze zo dringend nodig hebben bij de dagelijkse afhandeling van documenten.

Workflowmanager voor snelle processen

Door alle documenten in één database te centraliseren, kunnen processen aanzienlijk worden gestroomlijnd en geoptimaliseerd. Daarnaast bieden DMS-oplossingen de mogelijkheid om bepaalde workflows in te richten. Inkomende e-mails kunnen bijvoorbeeld op hun inhoud worden herkend en doorgestuurd naar het juiste punt voor verwerking.

Applicatiebeheer optimaliseren

Met een DMS kan het aanvraagproces ook veel beter worden gestructureerd. De vacature kan al automatisch worden geplaatst. Inkomende aanvragen worden geclassificeerd in workflows en beoordeeld door besluitvormers.

Het systeem kan vervolgens met behulp van de kalender van de beslisser naar geschikte data voor een interview zoeken en de sollicitant dienovereenkomstig uitnodigen. Daarnaast kunnen alle sollicitaties in een talentenpool worden ingedeeld, zodat ze voor volgende advertenties kunnen worden ingezet.

Kennis binnen het bedrijf houden

Wanneer een medewerker het bedrijf verlaat, gaat er vaak een behoorlijke hoeveelheid kennis mee. Dit verlies is vaak veel ernstiger dan het personeelsbestand zelf: een DMS biedt de mogelijkheid om kennisportalen te creëren waarin de volledige kennis van het bedrijf wordt vastgelegd.

Dit maakt het voor nieuwe medewerkers gemakkelijker om hen vertrouwd te maken en, zelfs als een medewerker ziek is, is het voor hen gemakkelijker om te begrijpen hoe de open processen beheerd moeten worden. Werknemers besteden elke dag ongelooflijk veel tijd aan het zoeken naar informatie. Dit alles kan veel beter worden afgehandeld via een uitgebreid kennisportaal.

Conclusie: meer dan alleen documenten opslaan

Iedereen die nog steeds worstelt met fysieke opslag en archieven, verspilt enorme hoeveelheden bronnen op verschillende niveaus. Afgezien van papier- en printkosten, zijn de processen vaak onnodig opgeblazen en kunnen ze enorm worden gestroomlijnd en in sommige gevallen zelfs geautomatiseerd met een DMS-oplossing.

Het besparingspotentieel is enorm. Met een dergelijke applicatie krijgen met name het MKB zekerheid voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Documenten worden veilig en in overeenstemming met de wettelijke vereisten gearchiveerd.