DMS-software voor groepen

Groepen met complexe structuren stellen speciale eisen aan DMS-software. Lees hier hoe systemen aan deze eisen voldoen.

Of een bedrijf onafhankelijk is of opereert als onderdeel van een grote, internationale groep, is voor buitenstaanders op het eerste gezicht niet per se duidelijk. Dit fenomeen komt niet zelden voor door de soms complexe, interne groepsstructuren.

Deze creëren op hun beurt de behoefte aan geschikte DMS-software die zelfs complexe relaties en structuren binnen de groep in kaart kan brengen. Om deze reden willen we nader kijken naar de specifieke eisen die bedrijven stellen aan adequate DMS-software.

Inhoudsopgave

• Wat is DMS?
• Hoe groepen profiteren van DMS-software
• Bedrijven in Europa - Een overzicht
• Huidige uitdagingen voor groepen
• De perfecte DMS-software voor groepen
• Conclusie: doe ook recht aan complexe structuren

Wat is DMS?

Het acroniem "DMS" geeft een documentbeheersysteem aan. Dit is software voor het beheren van digitale documenten. Hoewel de term "document" bij normaal gebruik vaak uitsluitend wordt geassocieerd met tekstdocumenten, omvat het in de zakelijke praktijk veel meer.

DMS-software: van analoog naar digitaal

Maar hoe slaagt de overstap naar DMS-software als documenten voorheen alleen handmatig werden beheerd en dus alleen in een analoge versie bestaan?
Bedrijven hebben de mogelijkheid om analoge documenten te digitaliseren en over te zetten naar geschikte DMS-software. Technologieën als Optical Character Recognition (OCR) worden gebruikt.

Optical Character Recognition

Scanners met OCR-functionaliteit leggen niet alleen een afbeelding van het analoge document vast tijdens het scanproces, maar herkennen ook de inhoud ervan. Dit kan dan ook na de overdracht door de DMS-software worden herkend, zodat functies als full text search ook onbeperkt gebruikt kunnen worden voor later gedigitaliseerde documenten.

DMS, ECM, EIM

De termen ECM of EIM worden vaak gebruikt in combinatie met DMS-software. Ze worden vaak als synoniemen gebruikt. In theorie zijn er echter een paar kleine maar subtiele verschillen. ECM-software wordt gebruikt voor de gerichte verstrekking en distributie van gegevens binnen het bedrijf. EIM-software gaat nog een niveau verder en is ook ontworpen voor afdelingsoverschrijdende samenwerking en de optimalisatie van processtructuren.

Strikte scheiding alleen in theorie

Daarom wordt EIM vaak ECM 2.0 genoemd. In de praktijk zijn deze systemen echter niet strikt van elkaar gescheiden. In plaats daarvan lopen de functies meestal in elkaar over, zodat DMS-softwaresystemen ook ECM- en EIM-functies bevatten.

Hoe groepen profiteren van DMS-software

Het is dus duidelijk dat bedrijven op veel gebieden kunnen profiteren van het gebruik van geschikte DMS-software. Dit geldt ook voor corporaties. Om echter te kunnen begrijpen welke eisen deze speciale groep aan DMS-software stelt, is het eerst nodig om bedrijven in het algemeen te bekijken.

Bedrijven in Europa - Een overzicht

Een groep is in feite een fusie van minstens twee deelnemende bedrijven. Het ene bedrijf heeft doorgaans een 'dominante' functie, terwijl de andere bedrijven een ondergeschikte functie hebben.

Groepsstructuren ...

Bij een dergelijke fusie blijven alle betrokken bedrijven juridisch onafhankelijk. Vanuit economisch oogpunt verliezen ze echter hun financiële onafhankelijkheid. Belangrijke, strategische beslissingen worden ook genomen door het leidende bedrijf - ook wel bekend als het "moederbedrijf". Toch stelt elke bij de fusie betrokken onderneming nog steeds haar eigen jaarrekening op.

... en hun toenemende complexiteit

Hoe meer bedrijven bij de fusie betrokken zijn, hoe complexer het netwerk wordt. In de regel worden naarmate het aantal betrokken bedrijven toeneemt, nieuwe groepsniveaus geïnstalleerd, die dan elk een subgroep vormen. Dit wordt beheerd door een dochteronderneming van het tweede groepsniveau, waaraan dochterondernemingen van het derde niveau ondergeschikt zijn. Hoe groter de groep, hoe meer leden er gewoonlijk lid worden. Dit leidt op termijn tot een potentieel complex netwerk van interne structuren.

Huidige uitdagingen van groepen

Als je naar de Europese economie kijkt, lijkt het erop dat kleinere bedrijven steeds meer van het toneel verdwijnen. Ofwel worden ze overgenomen door grote bedrijven of corporaties, ofwel zijn ze simpelweg niet meer concurrerend vanwege de schaalvoordelen. Maar zelfs bedrijven hebben te maken met de uitdagingen van de 21ste eeuw.

Naleving van wettelijke vereisten

Dit omvat het voldoen aan wettelijke vereisten zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Sinds 25 mei 2018 wordt de AVG eindelijk toegepast door alle soorten Europese bedrijven. Maar de omschakeling naar de nieuwe gegevensbeschermingsverordening bleek ook voor sommige bedrijven problematisch.

Zelfs bedrijven zijn niet veilig voor boetes

Zo werd een boete van 9,6 miljoen euro opgelegd aan de vaste en mobiele communicatiegroep 1 & 1 DRILLISCH AG omdat het bedrijf zich onvoldoende had beschermd tegen toegang van derden tot persoonsgegevens van klanten.

Hoogste boetes voor bedrijven in 2019

In 2019 werd de lijst met hoogste boetes voor overtredingen van de AVG door bedrijven aangevoerd volgens onlimemarketing.de. Op de eerste plaats stond volgens het rapport British Airways met een recordboete van 204,6 miljoen euro.

Het bedrijf werd gevolgd door het Amerikaanse Marriott International met een boete van 110,39 miljoen euro. De Google-groep stond op de derde plaats omdat het gebruikers niet voldoende informatie gaf over de toestemming voor de gegevensrichtlijnen.

Verschillende eisen en randvoorwaarden

Tot overmaat van ramp zijn met name bedrijven vaak multinationaal opgezet en moeten ze daarom het regelgevingskader van verschillende landen naleven. Dit geldt niet alleen voor gegevensbescherming, maar bijvoorbeeld ook voor de belastingwetgeving.

De perfecte DMS-software voor groepen

Geschikte DMS-software voor bedrijven ondersteunt hen zowel op strategisch als op operationeel niveau bij het omgaan met deze uitdagingen. Hiervoor moet het aan een aantal criteria voldoen.

Automatiseringen

Veel DMS-softwareleveranciers maken gebruik van automatisering, zeker bij het voldoen aan wettelijke randvoorwaarden zoals de AVG. Deze helpen medewerkers om deadlines te halen.

Ook is er een koppeling met CRM-software of een selfserviceportaal zodat klanten direct via het portaal informatie kunnen opvragen over de verwerking van hun persoonsgegevens. Op deze manier worden media-verstoringen vermeden en wordt ervoor gezorgd dat het verzoek daadwerkelijk op de juiste plaats of bij de juiste medewerker terecht komt.

Meerdere huurders

Een holistische DMS-software combineert de documenten en processen in een centraal systeem. In het geval van bedrijven moet hier echter een wezenlijk verschil worden opgemerkt. Het is waar dat de respectievelijke dochterondernemingen financieel afhankelijk zijn van de moedermaatschappij. Dit betekent echter niet dat alle bedrijven die bij de fusie betrokken zijn, ook toegang moeten hebben tot de gegevens van alle bedrijven.

Het gebruik van multi-tenant DMS-software wordt aanbevolen, zodat bedrijven alleen toegang hebben tot de documenten en informatie die ze daadwerkelijk nodig hebben. Voor elke dochteronderneming binnen het systeem kan een aparte klant worden aangemaakt.

Lokale ondersteuning

Lokale ondersteuning is ook een pré, zeker voor internationaal opererende bedrijven. Alvorens te beslissen over DMS-software, moeten bedrijven daarom bij de respectieve aanbieder informeren naar de landen waar lokale ondersteuning mogelijk is en in welke mate. Hetzelfde geldt voor de taal van de gebruikersinterface.

Conclusie: doe ook recht aan complexe structuren

Het wordt duidelijk dat goede DMS-software voor corporaties andere eigenschappen zou moeten hebben dan bijvoorbeeld een DMS voor het MKB.
Hoewel de bovengenoemde punten vereisten zijn die in veel bedrijven kunnen worden aangetroffen, betekent dit niet dat ze over het algemeen relevante criteria zijn voor de selectie van geschikte DMS-software voor alle soorten bedrijven.

Bedrijven moeten eerder intensief omgaan met hun eigen behoefteprofiel voordat ze de uiteindelijke beslissing nemen ten gunste van DMS-software en op basis hiervan een geschikt systeem identificeren. Uiteindelijk is elk bedrijf en dus elke groep individueel en stelt daarom ook andere eisen aan bedrijfssoftware.