DMS-software voor freelancers

Freelancers moeten zichzelf organiseren. Lees hoe een DMS u kan helpen.

Zelfstandigen en freelancers kunnen op veel gebieden profiteren van het gebruik van DMS-software. Om de potentiële voordelen van een dergelijk systeem echter te realiseren, moet het ook geschikt zijn voor gebruik in het betreffende bedrijf. Aan welke eisen een DMS-software hiervoor moet voldoen en hoe freelancers er specifiek van kunnen profiteren, wordt hieronder nader toegelicht.

Vooraf moet echter één ding worden benadrukt: geen bedrijf is te klein om meerwaarde te kunnen halen uit het gebruik van DMS-software. Dit omvat ook freelancers en zelfstandigen.

Inhoudsopgave

• DMS-software: een definitie
• Zelfstandigen en freelancers: een overzicht
• Hoe freelancers kunnen profiteren van DMS-software
• 1. Tijdwinst
• 2. Lagere bedrijfskosten
• 3. Concurrentievermogen
• 4. Wettelijk conforme gegevensverwerking
• Conclusie: zo profiteren freelancers van DMS-software

DMS-software: een definitie

"DMS" is een acroniem en beschrijft een documentbeheersysteem. Dit is eigenlijk gewoon software voor het beheren van digitale documenten. Maar moderne DMS-software heeft nu een veel uitgebreider scala aan functies dan een eenvoudig digitaal archiveringssysteem.

ECM- en EI-functies

In deze context worden naast "DMS" vaak de afkortingen "ECM" en "EIM" gebruikt. Deze verwijzen elk naar Enterprise Content Management en Enterprise Information Management. ECM-functies binnen de DMS-software worden gebruikt om alle bedrijfsrelevante documenten en content in de juiste vorm beschikbaar te maken op alle relevante punten in het bedrijf.

De EIM gaat nog een stap verder en heeft betrekking op de samenwerkingsgerichtheid van DMS-software. Last but not least kan dit ook worden gebruikt als een waardevol hulpmiddel om de interne, afdelingsoverschrijdende samenwerking te verbeteren.

Digitaliseer analoge documenten met OCR

Voor veel bedrijven is de introductie van DMS-software de eerste opmerkelijke stap in de richting van holistische digitalisering, maar hoe maak je de overstap naar het digitale tijdperk als je nog steeds sterk afhankelijk bent van analoge documenten?

Optical Character Recognition (OCR) of optische tekenherkenning kan hierbij helpen. Scanners met OCR-functionaliteit kunnen niet alleen een afbeelding van het document tijdens het scanproces vastleggen, maar ook de daarin opgenomen informatie.

Op deze manier kunnen voorheen analoge documenten ook als volledig digitale documenten in de DMS-software worden opgenomen. Hier kunnen ze bijvoorbeeld binnen enkele seconden worden opgeroepen door middel van een volledige tekstzoekopdracht voor een overeenkomstige zoekopdracht.
Het is dus duidelijk dat zzp'ers en freelancers op veel gebieden kunnen profiteren van het gebruik van adequate DMS-software.

Zelfstandigen en freelancers: een overzicht

Hiervoor moet het systeem echter ook zijn afgestemd op de eisen van de betreffende freelancer of zelfstandige. Om de wensen van deze bijzondere groep beter te begrijpen, willen we eerst de groep zelf nader bekijken.

Wie is een freelancer / zelfstandige?

Wie wordt geclassificeerd als freelancer of zelfstandige, wordt specifiek gedefinieerd in artikel 18 van de Wet inkomstenbelasting. Dienovereenkomstig omvatten freelanceactiviteiten ook zelfstandigen en praat over soortgelijke beroepen. Het is dus een zeer diverse groep waarin een grote diversiteit aan branches vertegenwoordigd is. Hierdoor kunnen de eisen die zzp'ers en freelancers stellen aan geschikte DMS-software sterk variëren.

De voordelen van DMS-software voor freelancers

Niettemin profiteren freelancers en zelfstandigen op veel gebieden evenzeer van het gebruik van geschikte DMS-software die speciaal is afgestemd op hun vereisten. De voordelen van DMS-software voor zelfstandigen en freelancers zijn:

1. Tijd besparen
2. Lagere bedrijfskosten
3. Verhoogd concurrentievermogen
4. Wettelijke naleving

Hieronder willen we elk van deze punten nader bekijken.

1. Tijdwinst

De tijdwinst in de hectiek van alledag is waarschijnlijk een van de voordelen die relatief snel optreden na het implementeren van (nieuwe) DMS-software. Vooral als er nog geen DMS-software is gebruikt, kunnen de verschillen hier groot zijn.

Eenmansbedrijf

In tegenstelling tot andere bedrijven kunnen zelfstandigen en freelancers doorgaans geen beroep doen op ondersteuning. Je bent volledig verantwoordelijk voor het afhandelen van de taken van alle bedrijfsonderdelen. Een holistische DMS-software die de documenten van alle bedrijfsonderdelen centraal beheert, kan de administratieve inspanning tot een minimum beperken. Vaak hebben zzp'ers, freelancers of zelfs kleine bedrijven het te druk met administratieve werkzaamheden. Waardevolle personele middelen staan in deze tijd vast en kunnen niet worden ingezet voor de eigenlijke kernactiviteiten. Geschikte DMS-software kan hierbij helpen.

2. Lagere bedrijfskosten

De bedrijfskosten kunnen ook aanzienlijk worden verlaagd door gebruik te maken van DMS-software. Hoe groot het verschil hier is, hangt sterk af van de hoeveelheid documenten in het bedrijf. Hoe meer analoge documenten er worden geproduceerd of in omloop zijn binnen het bedrijf, hoe groter het besparingspotentieel bij de introductie van DMS-software.

Enerzijds zijn er geen kosten voor toner, kopieerpapier of printer. Aan de andere kant maken functies zoals zoeken in volledige tekst het mogelijk om digitale documenten veel sneller op te roepen. Hierdoor wordt op dit punt ook de vermijdbare inzet van personele middelen tot een minimum beperkt.

3. Concurrentievermogen

Een efficiëntere inzet van human resources heeft uiteindelijk ook een positieve invloed op het concurrentievermogen van de onderneming. Bedrijfssoftware is in principe ontworpen om interne procedures, workflows en processen transparanter en efficiënter te maken.

Maak processen efficiënter

DMS-software maakt dit bijvoorbeeld mogelijk door middel van EIM-functies om de interne bedrijfssamenwerking te verbeteren. Door het optimaliseren van documentbeheerprocessen kan DMS-software uiteindelijk ook een positieve invloed hebben op de concurrentiepositie van het bedrijf.

4. Wettelijk conforme gegevensverwerking

Uiteindelijk profiteren ook zelfstandigen en freelancers van een gemakkelijkere naleving van toepasselijke wettelijke normen. Moderne DMS-software kent op dit gebied doorgaans een groot aantal automatiseringen die bedrijven ondersteunen bij het voldoen aan wettelijke randvoorwaarden.

GDPR-compliant dankzij DMS-software

Een populair voorbeeld van wettelijke regelingen waar ondernemers vaak buikpijn van krijgen, is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het werd uiteindelijk van kracht in 2018. Sindsdien zijn bedrijven geconfronteerd met zware straffen voor overtredingen. DMS-software kan deze overtredingen voorkomen door automatisering. Deze spelen bijvoorbeeld een rol bij het naleven van verwijdertermijnen. In dit geval worden medewerkers er proactief door de software op gewezen dat documenten verwijderd moeten worden voordat een bepaalde termijn is verstreken.

De aansluiting van de DMS-software op een bestaand CRM-systeem wordt met name aanbevolen met het oog op de randvoorwaarden voor gegevensbescherming. Op deze manier kan een interface naar de klant worden gecreëerd, waarmee hij informatie kan opvragen over de persoonsgegevens die door het bedrijf worden verwerkt.

Conclusie: zo profiteren freelancers van DMS-software

Het wordt duidelijk dat freelancers en zzp'ers op veel gebieden kunnen profiteren van het gebruik van geschikte DMS-software. Dit is echter alleen mogelijk als de DMS-software ook voldoet aan het individuele eisenprofiel van de betreffende ondernemer.

Er zijn enkele fundamentele overeenkomsten in de vereisten van zelfstandigen en freelancers. Dit ontslaat ondernemers echter niet volledig van de taak om actief om te gaan met hun potentiële behoeften en op basis daarvan geschikte DMS-software te kiezen.