U moet hier op letten bij het overdragen van DMS-gegevens

Als onderdeel van de gegevensoverdracht worden alle belangrijke gegevens van het verouderde DMS overgedragen naar het nieuwe systeem. Hier leest u waar u op moet letten.

Als onderdeel van de digitale transformatie wordt het steeds belangrijker in ons dagelijks leven - zowel privé als professioneel. Steeds meer bedrijven vertrouwen op holistische bedrijfssoftware om interne processen te optimaliseren. Hierbij spelen ook zogenaamde documentbeheersystemen (DMS) een steeds belangrijkere rol.

Planning en voorbereiding voor de DMS-implementatie

Als u besluit een nieuw DMS te implementeren, zijn er een paar dingen waarmee u rekening moet houden. Allereerst moet u enkele kadervoorwaarden verduidelijken als onderdeel van een uitgebreide plannings- of voorbereidingsfase. Bij de daadwerkelijke installatie moet echter ook met een aantal factoren rekening worden gehouden.

Wat dit zijn en waar u bijzondere aandacht aan moet besteden met betrekking tot een naadloze gegevensoverdracht tussen uw oude systeem en uw nieuwe DMS, moet hieronder worden verduidelijkt. Maar eerst moet het verantwoordelijkheidsgebied van een DMS worden gespecificeerd.

Wat is een DMS?

Een DMS dient voor de centrale administratie en verwerking van alle bedrijfsrelevante documenten. Moderne systemen doen echter veel meer dan de taken van een statische, digitale database.

Het zijn belangrijke tools die bedrijfsbrede samenwerking mogelijk maken en daarmee workflows efficiënter maken. Een DMS kan ook processen versnellen doordat het systeem automatisch bepaalde subprocessen uitvoert. Dit heeft ook het positieve neveneffect dat fouten worden verminderd door handmatige invoer.

Verzamelde documenten bevatten belangrijke informatie

Afhankelijk van de grootte, het werkterrein of de leeftijd van het bedrijf heeft zich in de loop der jaren waarschijnlijk een groot aantal documenten verzameld. Ongeacht of deze documenten in analoge of digitale vorm beschikbaar zijn, ze bevatten altijd relevante informatie die moet worden bewaard om de dagelijkse gang van zaken niet in gevaar te brengen.

Om deze reden moet ervoor worden gezorgd dat alle relevante documenten ook foutloos worden overgedragen wanneer een DMS wordt geïntroduceerd. Alleen als alle belangrijke documenten zonder fouten worden gemigreerd, kan een latere volledige functionaliteit van het DMS in de dagelijkse bedrijfsvoering worden gegarandeerd.

Dit brengt ons bij het onderwerp van gegevensmigratie of gegevensoverdracht als onderdeel van een DMS-implementatie. Waar u op moet letten bij het overbrengen van relevante documenten naar het nieuwe DMS, moet hieronder in meer detail worden besproken.

Kwaliteit van de oude gegevens

De kwaliteit van de oude data is de basis voor een succesvolle datamigratie. Als u bijvoorbeeld nog steeds werkt zonder een gestructureerd DMS, is het zeer waarschijnlijk dat documenten zijn opgeslagen in verwarrende datasilo's. Dit zorgt voor een verscheidenheid aan problemen. Enerzijds een groot aantal dubbele gegevensrecords. Aan de andere kant is het zeer waarschijnlijk dat er fouten zijn opgetreden bij het maken van verschillende versies van hetzelfde document. Daarom is het goed mogelijk dat documenten niet helemaal overeenkomen en dat verschillende afdelingen ook met verschillende informatie hebben gewerkt.

Om te voorkomen dat de resulterende inefficiëntie zich ook voorkomt bij het nieuwe DMS, moeten de gegevensrecords eerst worden opgeschoond voordat de migratie naar het nieuwe systeem plaatsvindt.

Onderhoud en opschonen van oude gegevens

Zeker als data-onderhoud in het verleden is verwaarloosd, kan het opschonen van bestaande datasets een grote uitdaging zijn voor bedrijven. Er zijn echter verschillende opties om de opruiming of selectie ten minste gedeeltelijk automatisch te laten uitvoeren.

Neem in dat geval contact op met de aanbieder van uw nieuwe DMS. Idealiter had u in de besluitvormingsfase moeten controleren hoeveel ervaring zij hebben met het opschonen en overdragen van gegevensrecords.

Het gedetailleerde migratieproces hangt vooral af van de vraag of er al een DMS bestaat, dat moet worden vervangen. In dit geval kan een geschikte koppeling de gegevensoverdracht aanzienlijk vergemakkelijken. Desalniettemin moet vooraf een kwaliteitscontrole of opschoning van de oude gegevens worden uitgevoerd.

Gedetailleerde analyse van de huidige toestand

Om een ​​overzicht te krijgen welke data gemigreerd moeten worden of welke data eerst opgeschoond moeten worden, is een analyse van de huidige toestand essentieel. Op dit moment zijn er bijvoorbeeld meestal duplicaten die moeten worden opgeruimd.

Handmatige controles zijn essentieel

Als het nieuwe DMS een dubbele reinigingsfunctie heeft, kan dit proces automatisch worden uitgevoerd. Zelfs als dit de werklast vermindert en het verleidelijk is om te rusten op de functionele reikwijdte van het systeem, moeten in ieder geval handmatige follow-upcontroles worden uitgevoerd.

De DMS-gegevens in kaart brengen

Hoewel het opschonen van gegevens omvangrijk kan zijn, is dit een minder veeleisend onderdeel van gegevensmigratie.

 In vergelijking met de zogenaamde mapping, die nu volgt, is het opschonen meer werk.

Bij mapping wordt elk veld van het bijgewerkte, opgeschoonde oude gegevensrecord toegewezen aan de overeenkomstige tegenhanger in het nieuwe DMS als onderdeel van een geautomatiseerde migratie. De standaard hier is een export-importproces via CSV-bestanden.

Technische knowhow is vereist

Dit proces vereist overeenkomstige technische knowhow. Mapping kan uiterst complex blijken te zijn, vooral als bestaande structuren zijn veranderd als onderdeel van de herdefinitie.

Als bestaande gegevensrecords moeten worden gesplitst of opnieuw moeten worden samengevoegd, is een 1-op-1-toewijzing meestal niet mogelijk. Het is ook belangrijk dat het gegevenstype van de toegewezen velden overeenkomt.

Vooral kleine en middelgrote ondernemingen die niet over de technische knowhow of de interne middelen beschikken om een ​​dergelijke taak uit te voeren, moeten op dit punt externe hulp krijgen.

De aanbieder heeft meestal ervaring

Een goede contactpersoon hier is de aanbieder van de nieuwe documentbeheersoftware, aangezien hij idealiter al voor verschillende nieuwe lanceringen en dus ook voor datamigraties heeft gezorgd.

Automatisch of handmatig mappen

In vergelijking met een complexe, handmatige verzending lijkt geautomatiseerde verzending via mapping verleidelijk. Maar is handmatige verzending echt complexer?

Niet per se. In sommige gevallen zou het in kaart brengen complexer zijn dan het volledig handmatig overdragen van gegevensrecords. Dit is bijvoorbeeld het geval als de gegevens relatief klein zijn en de structuur fundamenteel is veranderd. Mapping kost hier waarschijnlijk meer tijd dan een handmatige overschrijving.

Hoewel de inspanning die gemoeid is met de implementatie van een nieuw DMS aanvankelijk afschrikwekkend werkt, mogen bedrijven om deze reden niet nalaten de beslissing te nemen. Vroeg of laat telt de initiële investering.

Conclusie: hoe gegevensoverdracht werkt

Er kan worden gesteld dat gegevensoverdracht een niet te onderschatten taak is. Veel bedrijven zijn eenvoudigweg niet in staat om de migratie van de gegevens op eigen initiatief uit te voeren.

Daarom moeten bedrijven bij het kiezen van een geschikt systeem al bedenken dat ze zowel een systeem als een zakenpartner kiezen.

De aanbieder van het DMS heeft doorgaans ruime ervaring met de implementatie van DMS en kan daardoor bedrijven ondersteunen bij de overdracht.