DMS advies van kennissen - een goed idee?

Een goed advies bij het kiezen van een DMS software is duur. Des te beter als je kunt terugvallen op de ervaring van goede kennissen.

Het vinden van geschikte DMS-software kan soms erg vervelend zijn. Veel verschillende providers met verschillende DMS-oplossingen zijn op de markt te vinden en maken dit verwarrend.

Goed advies is hier duur en als bedrijf zonder uitgebreide marktkennis ben je elke tip dankbaar. Maar hoe waardevol zijn zulke tips van vrienden eigenlijk? Op dit punt willen we deze vraag nader onderzoeken.

Daarvoor bekijken we echter de algemene werking van DMS-software, ook om beter te begrijpen waarom het zoeken naar een passende oplossing soms zo moeilijk kan zijn.

Inhoudsopgave

• Wat is DMS-software?
• Technische kant van DMS software
• DMS-advies van kennissen nuttig?
• Voordelen van advies van kennissen
• Nadelen van advies van kennissen
• Wanneer is advies van kennissen zinvol?
• Conclusie: advies van kennissen is nuttig maar let op

Wat is DMS software?

DMS staat voor document management systeem en beschrijft alle maatregelen die een bedrijf neemt om de documenten in omloop te organiseren. Vroeger betekende dit het maken van bestandsmappen en het bewaren ervan in een fysiek archief, tegenwoordig is het meer een kwestie van het organiseren van alle digitaal circulerende documenten.
De laatste analoge documenten moeten daarom in het digitale archief worden bewaard en niet andersom. DMS-softwareoplossingen slaan alle documenten van een bedrijf op in een centrale database. Dit betekent dat alle spelers in het bedrijf toegang hebben tot dezelfde database.

Documenten in slechts één versie

Hierdoor worden documenten slechts in één geldige versie opgeslagen, wat transmissiefouten voorkomt en informatie sneller verspreidt. Dit vermindert ook aanzienlijk de gegevensverspilling en het is altijd duidelijk welke versie van een document de juiste is.

Snellere en slankere processen

Op deze manier worden veel processen in het bedrijf aanzienlijk slanker en sneller. Overal in het bedrijf zorgt het samenvoegen van processen voor dynamische workflows die het gemakkelijk maken om te begrijpen welke stappen nog nodig zijn voordat een document als volledig verwerkt kan worden gearchiveerd.

Automatisering door het hele bedrijf

Het DMS neemt ook veel taken volledig over en automatiseert veel processen in het hele bedrijf. Zo worden alle documenten door het systeem erkend naar hun aard en dienovereenkomstig gearchiveerd in relatie tot de wettelijke bepalingen.

Technische kant van DMS software

DMS-softwareoplossingen bestaan meestal uit verschillende modules, die elk een specifiek gebied in het bedrijf beslaan. De volgende modules zijn vaak te vinden in gestandaardiseerde DMS-oplossingen:

• Workflow-functie
• Elektronische inkomende en uitgaande facturen
• Zoekfuncties
• Documentverwerking
• Kennisportaal
• Toepassingsportaal
• Import en export van documenten etc.

Niet elk bedrijf heeft alle modules nodig, andere bedrijven hebben daarnaast extra functies nodig. De onderneming moet echter niet alleen een beslissing nemen over het scala aan functies, maar ook over het onderliggende licentiemodel.

Wilt u uw DMS uit de cloud halen of draait u het liever op uw eigen servers? Beide varianten hebben hun eigen voor- en nadelen, die afzonderlijk tegen elkaar moeten worden afgewogen.

DMS-advies van vrienden nuttig?

Dit illustreert vrij goed dat het moeilijk kan zijn om de juiste software voor zijn behoeften te kiezen. Als je de markt onvoldoende kent, ben je dankbaar voor elk advies. Het komt vaak voor dat een kennis tijdens uw zoektocht met tips komt en u adviseert over het systeem dat hij in zijn bedrijf gebruikt.

Beoordeel tips van vrienden

Maar hoe nuttig is zo'n tip en welke voordelen kun je krijgen als je een vriend adviseert? Waar liggen de grenzen van zo'n advies en wanneer moet je zelfs voorzichtig zijn? We zullen al deze vragen nu nader onderzoeken.

Voordelen van advies van kennissen

Laten we beginnen met de positieve aspecten van advies van vrienden. Een doorslaggevend voordeel is zeker de onafhankelijkheid van uw kennis. Dit probeert u goedbedoeld advies te geven zonder een commissie van de aanbieder te verwachten. Dit kan vaak een probleem zijn voor externe consultants.

Praktische tips

Een ander en waarschijnlijk het belangrijkste positieve aspect bij het adviseren van een vriend heeft betrekking op praktische relevantie. Uw vriend werkt mogelijk al lang met de DMS-oplossing en kan verslag uitbrengen over de praktijk van de oplossing.

Onversierde praktische ervaring

Hij vertelt je hoe de medewerkers de oplossing hebben geïntegreerd in hun dagelijkse werk en waar er struikelblokken waren in de inleiding. Deze praktische ervaring is puur goud voor jou. Nergens anders krijg je zulke onopgesmukte en eerlijke uitspraken over een bijbehorend DMS-systeem.

Implementatietijd en kosten

Ook kunt u bij uw kennis achterhalen hoelang het eigenlijk heeft geduurd voordat het systeem de gewenste voordelen opleverde en wat de implementatie uiteindelijk met alle kosten opeiste.

Nadelen van advies van kennissen

Advies van bekende mensen heeft echter ook enkele nadelen. Als uw vriend u bijvoorbeeld adviseert over de oplossing die hij gebruikt, mag niet worden vergeten dat een oplossing die voor het ene bedrijf goed werkt, voor een ander bedrijf helemaal verkeerd kan zijn.

Gevoelige interventie in het dagelijkse zakenleven

DMS-software is altijd een gevoelige ingreep in het dagelijkse werk van het hele bedrijf, processen worden aanzienlijk efficiënter gemaakt en op veel plaatsen bij elkaar gebracht. Als u op dit moment niet over de juiste software beschikt, kunnen veel voordelen niet worden benut.

Objectiviteit twijfelachtig

De feedback van uw vriend kan ook aanzienlijk worden verstoord door uw eigen oplossing. Problemen die de oplossing mogelijk heeft, worden snel afgewezen en gepresenteerd als niet zo erg. Daarom is het belangrijk om voldoende afstand te houden bij het adviseren van kennissen.

Wanneer is advies van kennissen zinvol?

Een vriend adviseren kan een goede manier zijn om vertrouwd te raken met de praktijk van DMS-oplossingen. Het advies vervangt echter niet uw eigen zoekopdracht. Kijk liever eerst wat belangrijk is voor uw bedrijf en wat uw eigen doelen zijn bij het implementeren van een DMS-oplossing.

Doelen realistisch formuleren

De waardevolle tips van uw kennis kunnen u helpen uw doelen realistisch te formuleren en geven u waardevolle inzichten in de werkwijze van dergelijke oplossingen. Providers adverteren uw product en zullen daarom niet veel negatieve dingen over hun eigen oplossingen onthullen.

Ervaar ook negatieve aspecten

Casestudy's kunnen een manier zijn om een indruk te krijgen van hoe de respectieve oplossing in de praktijk werkt, en men mag niet vergeten dat alleen die casestudy's worden gepubliceerd die positief zijn geweest. De negatieve kanten blijven verborgen.

Niet zo bij het adviseren van de kennis. Hij kan je ook vertellen over negatieve invloeden, als die er waren in zijn gezelschap. U kunt dit gebruiken om te voorkomen dat u dezelfde fouten maakt. Hetzelfde geldt voor het daadwerkelijk zoeken naar geschikte DMS-software.

Zoekervaring ophalen

Zorg ervoor dat u uw vrienden vraagt hoe zijn bedrijf de juiste DMS-software voor u heeft gevonden en hoe ze met zoeken zijn begonnen.

Conclusie: advies van kennissen is nuttig maar let op

Advies van kennissen kan waardevolle aspecten hebben. Zo leer je zo praktisch mogelijk hoe een DMS-oplossing werkt en waar zich problemen voordoen bij de omgang ermee.

Tegelijkertijd moet je er altijd rekening mee houden dat het advies van een vriend je eigen zoektocht nooit kan vervangen. DMS-oplossingen zijn, net als bedrijven, heel anders. De gekozen oplossing moet altijd bij het bedrijf passen, daarom is het niet aan te raden om dezelfde oplossing te kiezen als je vriend, alleen om de zoektocht zo snel mogelijk te beëindigen.