De rol van een solide as-is-analyse

Hier leest u waarom u een daadwerkelijke analyse zou moeten uitvoeren voordat u een DMS-software introduceert en hoe u hierin het beste te werk kunt gaan.

WERKELIJKE analyses zijn een essentieel onderdeel van elk softwareproject. Maar ze bieden bedrijven ook een aantal voordelen buiten een acute implementatie van bedrijfssoftware. In het volgende willen we daarom de daadwerkelijke analyses nader bekijken en laten zien wanneer en hoe deze moeten worden uitgevoerd.

Inhoudsopgave

• DMS-software - een overzicht
• Wat zijn as-is-analyses?
• Waar u op moet letten bij het analyseren van de huidige situatie
• Het juiste moment voor as-is-analyses
• Conclusie: as-is analyses zijn de moeite waard

DMS-software - een overzicht

De drie letters "DMS" duiden documentbeheersystemen aan. Dit is software voor het beheren van digitale documenten. Documentbeheer is een centrale taak voor alle soorten bedrijven - ongeacht het type documenten dat in het individuele geval voorkomt. Alle documenttypes kunnen centraal in het DMS worden beheerd.

Voordelen van een DMS-software

Het gebruik van geschikte DMS-software biedt bedrijven verschillende voordelen. Door de centrale afstemming van de DMS-software hebben alle medewerkers toegang tot dezelfde, correcte gegevens, ongeacht hun werkterrein. De samenwerking tussen afdelingen wordt ook verbeterd door extra samenwerkingsfuncties binnen het DMS.

Bovendien heeft moderne DMS-software meestal functies die documentbeheerprocessen aanzienlijk optimaliseren en stroomlijnen. Hierdoor komen middelen vrij, die vervolgens elders winstgevender kunnen worden ingezet. Een voorbeeld van dergelijke functies is een full-text search, waarmee alle belangrijke documenten voor een specifiek item (zoals een klantnummer) binnen enkele seconden kunnen worden weergegeven.

Digitaliseer analoge documenten

Maar hoe zit het met documenten die oorspronkelijk in een analoge versie beschikbaar waren? In feite worden deze documenten ook herkend door het systeem en worden ze uitgewisseld in de resultaten bij overeenkomstige full-text zoekopdrachten.

Dit wordt mogelijk gemaakt door een proces genaamd Optical Character Recognition (OCR). Scanners die zijn uitgerust met OCR leggen niet alleen een afbeelding van het document vast en creëren een digitaal document in ".jpg-indeling", maar herkennen ook de feitelijke inhoud van een document. Dit betekent dat deze niet als afbeeldingen in het systeem worden opgeslagen, maar bijvoorbeeld als pdf-documenten. Voor de DMS-software is het dus niet relevant of het document oorspronkelijk in digitale of analoge vorm beschikbaar was. Dit maakt het voor bedrijven veel gemakkelijker om over te stappen naar een papierloos kantoor.

Selectie van de juiste DMS-software

Het is daarom duidelijk waarom steeds meer bedrijven vertrouwen op softwareondersteuning voor documentbeheerprocessen. Maar hoe bepalen bedrijven welke DMS-software bij hen past? De DMS-markt is immers enorm divers, waardoor bedrijven kunnen kiezen uit een veelvoud aan potentiële systemen en providers.

Geschikte DMS-software dekt het volledige behoefteprofiel van het betreffende bedrijf. Om erachter te komen welk DMS voor hun eigen doeleinden de juiste is, moeten bedrijven zich eerst bewust zijn van hun eisen. Hiervoor is het essentieel om een analyse van de huidige situatie uit te voeren.

Wat zijn as-is-analyses?

In zekere zin legt het de basis voor alle verdere maatregelen in het DMS-project. De term "as-is-analyse" komt eigenlijk uit projectmanagement.

Ontdek problemen en inefficiënties

Op het gebied van projectmanagement vertegenwoordigt de feitelijke analyse een fase van een procesmodel dat dient om een probleem zo waardevrij mogelijk te identificeren. In relatie tot bedrijven kunnen dit bijvoorbeeld inefficiënte bedrijfsprocessen zijn.

Het grote plaatje in zicht

Deze aanpak gaat over het creëren van een zo compleet mogelijk totaalbeeld van het bedrijf. Hierbij wordt rekening gehouden met alle relevante perspectieven en omgevingen in de huidige situatie van het bedrijf. Dit verwijst naar
De economische situatie
Werknemer
Klanten
Kerncijfers / KPI's
Operationele procedures en interne processen
(IT-infrastructuur

Simpel gezegd, de analyse van de huidige situatie probeert de vraag “Waar zijn we?” Te beantwoorden. Maar hoe moeten bedrijven nu eigenlijk te werk gaan bij het uitvoeren van een daadwerkelijke staatsanalyse?

Waar u op moet letten bij het analyseren van de huidige situatie

Om vanuit de huidige situatieanalyse waardevolle inzichten te krijgen in de huidige situatie in het bedrijf, dient informatie uit verschillende bronnen te worden gehaald.

Mogelijke informatiebronnen

Om informatie te krijgen over de huidige situatie met betrekking tot klanten en medewerkers, zijn vragenlijsten of interviews nuttig. Zorg voor aanvullende informatiebronnen. Rekening houdend met alle bronnen ontstaat hierdoor een diverse informatiepool waaruit gegevens kunnen worden gehaald voor een gefundeerde analyse van de huidige situatie.

Vind een goed gemiddelde

Om een zo compleet mogelijk beeld te krijgen, lijkt het in eerste instantie voor de hand liggend om zoveel mogelijk gegevens te verzamelen. In feite is dit niet per se de meest effectieve aanpak. Als er teveel data wordt verzameld, lopen bedrijven het risico verdwaald te raken in de details. Het prioriteren van problemen wordt ook moeilijker naarmate het aantal toeneemt.

Als er echter te weinig gegevens worden verzameld, bestaat het risico dat belangrijke problemen of inefficiënte processen onopgemerkt blijven. Daarom moeten bedrijven een goed gemiddelde definiëren voor het verzamelen van gegevens.
De resultaten van deze analyse worden vervolgens overzichtelijk gepresenteerd.

Voorbereiding van de analyseresultaten

Bij het opstellen van de resultaten moeten bedrijven altijd in gedachten houden wie toegang heeft tot deze informatie. Als de resultaten van de feitelijke analyse beschikbaar moeten worden gesteld aan externe partijen, zoals potentiële aanbieders, moeten bedrijfsgeheimen zo mogelijk worden uitgesloten of afzonderlijk worden gedocumenteerd.

Het juiste moment voor daadwerkelijke analyse

De gedetailleerde, gedocumenteerde evaluatie van deze analyseresultaten vormt nu de basis voor alle verdere projectbeslissingen.

WERKELIJKE analyse aan het begin van het DMS-project

Op basis van de resultaten van de feitelijke analyse aan het begin van het DMS-softwareproject, definiëren bedrijven nu de beoogde staat. Dit vormt weer de basis voor het opstellen van een specificatieblad. Dit is in wezen een lijst met vereisten voor een geschikte DMS-software. De specificaties zullen later aan potentiële aanbieders worden voorgelegd, zodat zij de eisen van het bedrijf kunnen vergelijken met het scala aan functies van hun eigen systeem en de interne capaciteiten en financiële randvoorwaarden.

WERKELIJKE analyse onmiddellijk na de introductie van de DMS-software

Maar daadwerkelijke analyses worden niet alleen gebruikt om een onderbouwd specificatieblad te maken en op basis daarvan geschikte DMS-software te identificeren. Ze dienen ook om het optimalisatiepotentieel onmiddellijk na de introductie van de nieuwe DMS-software te identificeren. Dit laat zien op welke gebieden de nieuwe DMS-software mogelijk beter kan worden aangepast aan de interne processen.

WERKELIJKE analyse met een vertraging tot de DMS-implementatie

Een andere WERKELIJKE analyse wordt aanbevolen nadat de nieuwe DMS-software gedurende een bepaalde tijd in de praktijk is gebruikt. Deze temporele afstand is belangrijk om de daadwerkelijke toegevoegde waarde van de DMS-software te meten. Omdat bedrijfssoftware meestal is ontworpen voor langdurig gebruik, duurt het even voordat verschillende voordelen naar voren komen.

De resultaten van deze feitelijke analyse worden vergeleken met de resultaten aan het begin van het DMS-project. Een vergelijking van specifieke kengetallen laat bijvoorbeeld precies zien op welke gebieden verbeteringen zijn opgetreden.

Als niet alle vooraf gestelde doelen zijn behaald, mag het project niet voortijdig als mislukt worden bestempeld. Het is nu eerder een kwestie van het kiezen van een strategische benadering om mogelijke redenen voor de uitstaande verbeteringen te identificeren. Bedrijven moeten niet alleen de DMS-software zelf overwegen. Is het bijvoorbeeld mogelijk dat het systeem slechts in beperkte mate wordt geaccepteerd door onvoldoende betrokkenheid van het personeel? In dit geval zijn misschien geen technische aanpassingen nodig, maar eerder gedetailleerd educatief werk of bijscholing.

Verdere feitelijke analyses

In het algemeen is het echter aan te raden om ook buiten een acuut softwareproject daadwerkelijke analyses uit te voeren. Bedrijven zouden bijvoorbeeld regelmatig hun eigen positie moeten evalueren om het optimalisatiepotentieel te identificeren en zo hun eigen bedrijfsprocessen continu te optimaliseren.

Conclusie: as-is analyses zijn de moeite waard

As-is-analyses zijn een waardevol hulpmiddel om u bewust te worden van de situatie in uw eigen bedrijf. Alleen als er problemen en inefficiënties worden geconstateerd, kunnen deze gericht worden opgelost.

Om deze reden speelt de implementatie van as-is-analyses zowel in directe samenhang met acute projecten als in de dagelijkse gang van zaken een rol.
Bedrijven kunnen tegenwoordig meestal niet meer steunen op beproefde praktijken, maar staan onder constante druk om te innoveren. Door de sterk concurrerende markten en de groeiende klantverwachtingen zijn actuele analyses daarom tegenwoordig een waardevol hulpmiddel.