De nadelen van Cloud DMS

Wat zijn de nadelen van Cloud DMS? Is Cloud-gebaseerde DMS-software een groot beveiligingslek?

Velen gebruiken al Cloud-oplossingen van Google & Co. privé om documenten op te slaan en hebben toegang tot deze ongeacht hun eindapparaat, waar ook ter wereld. Bedrijven wenden zich ook steeds vaker tot Cloud-gebaseerde softwareoplossingen, zoals Cloud DMS, om documenten flexibel en ongeacht de locatie te beheren.

Maar verdienen Cloudoplossingen de aandacht die ze krijgen, of is het een kortstondige trend die beter vermeden kan worden?
De voordelen zijn duidelijk: hoge flexibiliteit, lage maandelijkse kosten, minder administratief werk en nauwelijks een bovengrens qua opslagruimte. Centrale toegang tot alle relevante documenten en interfaces met bestaande systemen minimaliseert ook datasilo's.

Flexibiliteit van Cloud DMS

Cloudaanbieders adverteren vaak met de hoge mate van flexibiliteit. De mate waarin hier daadwerkelijk van wordt geprofiteerd, hangt van veel factoren af.
De meeste grote Cloudproviders bieden standaard interfaces met veelgebruikte software, maar wat als de bestaande software niet in deze categorie valt? Vooral als de software minder gebruikelijk is of zelfs zelf wordt geïnstalleerd, is het de vraag of een interface mogelijk is via het Cloudsysteem. Als een interface met het interne ERP-systeem niet mogelijk is, keert men terug naar het oorspronkelijke probleem van verwarring en gegevenssilo's, dat eigenlijk moet worden opgelost met behulp van een Cloud-DMS-oplossing - en dit met extra maandelijkse kosten.

De kosten van Cloud DMS-software

Een andere factor waarmee bekende Cloudproviders adverteren, zijn de relatief lage kosten van een Cloudoplossing. In geval van twijfel heeft dit echter alleen invloed op de acquisitiekosten, die in het geval van een Cloudoplossing zeker veel lager zijn dan bij het installeren van een lokale oplossing, waarvan de initiële investering in eerste instantie de aanschaf van een geschikte server omvat. Aangezien de aanschaf van Cloud DMS-software een gestandaardiseerd compleet pakket is, omvatten de maandelijkse betalingen niet alleen de software zelf, maar ook de knowhow van de provider, het onderhoud en de werking van het datacenter. Als er extra opslagruimte nodig is, nemen de maandelijkse bedragen meestal ook toe. Afhankelijk van de behoefte en het aantal gebruikers, worden de maandelijkse bedrijfskosten van een lokale DMS-oplossing snel overschreden.

Afhankelijkheid van de Cloud DMS-provider

In tegenstelling tot een lokaal DMS-systeem, waarbij het bedrijf zelf verantwoordelijk is voor beheer, onderhoud en gegevensbescherming, is het bij het gebruik van een Cloud-gebaseerd systeem volledig afhankelijk van de provider. Als de provider zelf problemen heeft in het datacenter, heeft het bedrijf dat de service gebruikt geen invloed op wanneer de DMS-software weer correct kan worden gebruikt. In extreme gevallen kan dit leiden tot storingen, die op hun beurt leiden tot commerciële knelpunten, klachten van klanten en extra kosten voor commerciële gebruikers. Grote aanbieders van Cloud-gebaseerde software hebben meestal zowel de technische knowhow als de middelen om hun datacenters up-to-date te houden. Niettemin kan het, zoals storingen van Amazon Simple Storage Service (S3) in 2017, ook grote, gevestigde bedrijven treffen, die vanwege het grote aantal gebruikers ernstige gevolgen kunnen hebben voor de online economie.

Afhankelijkheid in termen van gegevensbescherming

Een andere factor die op ieders lippen is geweest sinds de AVG uiterlijk in 2018 van kracht werd, is gegevensbescherming. DMS-software wordt gebruikt voor het verwerken, beheren en opslaan van documenten die vaak gevoelige, persoonlijke gegevens bevatten. De wetgever voorziet in hoge boetes voor overtredingen van de AVG.

Amerikaanse Cloud DMS-providers en de Cloud Act

Bedrijven die overwegen een Cloud gebaseerde DMS-oplossing te implementeren, zijn verantwoordelijk voor het informeren van de Cloudaanbieder over de toepasselijke richtlijnen voor gegevensbescherming. Omdat in geval van twijfel deze aanzienlijk kunnen afwijken van degene die zijn gedefinieerd door de AVG. Een goed voorbeeld is te vinden in de Verenigde Staten met de Cloud Act die daar van kracht is. Cloud staat voor Clarifying Lawful Overseas Use of Data. De wet is van toepassing op alle Amerikaanse software- en IT-serviceproviders, inclusief Cloudproviders.

De Cloud Act geeft Amerikaanse autoriteiten ook het recht op toegang tot gegevens als deze gegevens buiten de Verenigde Staten worden opgeslagen. Alle datacenters van Amerikaanse providers in de Europese Unie zijn onderworpen aan de Amerikaanse wetgeving en bijgevolg aan de Cloud Act. Als gevolg hiervan vallen Europese klanten die gebruikmaken van de service van een Amerikaanse Cloudprovider zoals Google of Amazon ook onder deze wet.
De achtergrond van de Cloudwet was een juridisch geschil tussen de Amerikaanse autoriteiten en Microsoft. Microsoft had geweigerd de wetshandhavingsgegevens van zijn klanten bekend te maken omdat deze waren opgeslagen op servers in Ierland. Er is een akkoord bereikt dat de openbaarmaking van gegevens die door Microsoft in de Verenigde Staten zijn opgeslagen omvatte. Alle gegevens opgeslagen in de Europese Unie bleven achter slot en grendel.

Europese oplossingen op het gebied van Cloud DMS-software

GAIA-X is sinds de herfst van 2019 een concept voor het creëren van een Europese Cloud, die bedoeld is om onafhankelijkheid van de Amerikaanse marktleiders te creëren. Critici merken echter op dat het vanuit economisch oogpunt een belangrijke investering is, maar de implementatie vanuit technisch oogpunt problematisch is.

Aangezien de Verenigde Staten al jaren een pionier zijn op het gebied van Cloud gebaseerde DMS-software, hebben ze een navenant hoge technische voorsprong, waardoor het moeilijk is voor projecten als GAIA-X om Amerikaanse providers een technische boost te geven. Het is daarom zeer waarschijnlijk dat Europese bedrijven nog enige tijd afhankelijk zullen blijven van Amerikaanse providers. Bedrijven gevestigd in E.U. worden geconfronteerd met de uitdaging om conform te handelen ondanks het gebruik van buitenlandse Cloud DMS-software AVG.

“(…) Eén optie is het pad van Microsoft: hier worden de beschikbare kantoorapplicaties beheerd door het bedrijf T-Systems. De door Office gegenereerde gegevens worden daarom alleen in Duitsland opgeslagen zonder dat Microsoft als Amerikaans bedrijf toegang tot de gegevens zelf heeft. Het valt nog te bezien of een dergelijke uitweg uiteindelijk het onderzoek door Amerikaanse rechtbanken kan weerstaan. ”.

Uiteindelijk is het aan het respectievelijke bedrijf om de voor- en nadelen van een Cloud-gebaseerde DMS-software af te wegen.