De kosten van een hybride DMS software

De kosten van DMS-software zijn onder andere afhankelijk van het licentiemodel van het systeem. U hier zien hoeveel een DMS-software kost. 

Voor veel bedrijven is de introductie van DMS-software de eerste belangrijke stap naar holistische digitalisering. Maar net als bij andere projecten staat de kwestie van de kosten altijd aan het begin van elke DMS-introductie. 
Aangezien deze sterk gerelateerd zijn aan het respectievelijke licentiemodel voor bedrijfssoftware, willen we de kosten van een hybride DMS-software onder de loep nemen. 

Inhoudsopgave

• DMS-Software: Een definitie
• Voordelen van DMS-software
• Licentiemodellen van DMS-Software
• Kosten van hybride DMS software
• Conclusie: Dit kost een hybride DMS software

DMS-Software: Een definitie

De afkorting "DMS" is een documentmanagementsysteem. Dit is software voor het beheren van digitale documenten in bedrijven. Dit geldt niet alleen voor documenten uit tekstverwerkingsprogramma's, maar bijvoorbeeld ook voor foto 's, video's, CAD-bestanden of gegevens van EDI (Electronic Data Interchange). Op deze manier kunnen alle soorten documenten die worden gegenereerd in de dagelijkse bedrijfsvoering van bedrijven holistisch worden beheerd met behulp van DMS-software.

Analoge documenten digitaliseren

Maar hoe zit het met documenten die beschikbaar zijn in een analoge vorm? Ondanks de voortschrijdende digitaliseringen blijft de overgrote meerderheid van de bedrijven op papier werken op sommige gebieden. 

Optical Character Recognition (OCR) wordt gebruikt om deze te beheren met behulp van DMS-software. Scanners met een optische tekenherkenningsfunctie leggen niet alleen een afbeelding van het document vast, maar ook de inhoud ervan tijdens het scanproces. Hierdoor ontstaat een volwaardig, digitaal document waarop functies zoals full-text search kunnen worden toegepast. 

Voordelen van DMS Software

In het algemeen brengt het gebruik van bedrijfssoftware altijd veel potentiële voordelen met zich mee. 

Kosten...

In termen van DMS-software kunnen kostenbesparingen het meest voor de hand liggende voordeel zijn. Het feit dat de aankoop van papier, printercartridges, enz. 

... en de administratieve inspanning te verminderen

De administratieve inspanning kan ook aanzienlijk worden verminderd door het gebruik van een geschikte DMS-software. Aan de softwarekant kan dit bijvoorbeeld worden bereikt door middel van automatiseringen, waardoor bepaalde administratieve processen onafhankelijk door het systeem kunnen worden afgehandeld. Dit geeft medewerkers extra capaciteit om zich te wenden tot meer winstgevende taken. Dit verhoogt ook de tevredenheid van de werknemers door het verminderen van het aandeel van monotone taken. 

Samenwerking verbeteren

Daarnaast functioneert DMS software al als een krachtig samenwerkingsinstrument door zijn centrale oriëntatie, waardoor de samenwerking tussen afdelingen aanzienlijk kan worden verbeterd. 

De waarde van de gegevens

Aangezien alle medewerkers met dezelfde correcte gegevens werken, worden misverstanden en vooral transmissiefouten verminderd. Dit verhoogt ook de kwaliteit van de gegevens die in het systeem worden beheerd. In een tijd waarin gegevens ook wel "21e-eeuwse olie" worden genoemd, heeft de kwaliteit van gegevens een grote impact op het concurrentievoordeel van een bedrijf. 

Licentiemodellen van DMS-Software

Bedrijven hebben verschillende eisen voor DMS software. Om de potentiële voordelen van een dergelijk systeem in de praktijk te kunnen verwezenlijken, moet de software zo nauwkeurig mogelijk worden aangepast aan de eisen van de betreffende onderneming. 
Een belangrijke factor is de keuze van een geschikt gebruiks- en licentiemodel. 

On-Premises vs. Cloud

Lokale DMS-software en -software uit de cloud staan tegenover elkaar. Lokale systemen worden in het bedrijf geïmplementeerd op de eigen servers en van daaruit bediend. Het bedrijf is dus in het bezit van het gehele systeem, daarom wordt de introductie van een on-premises DMS-software geassocieerd met relatief hoge acquisitiekosten. 

Dit is niet het geval met cloud-gebaseerde software. DMS-software uit de cloud wordt geleverd door de cloudoperator. Het beheert niet alleen de datacenters waar de vereiste servers zich bevinden, maar biedt ook de software zelf. Bedrijven betalen meestal een overeenkomstige vergoeding op maandbasis; de software wordt dus gehuurd. Daarom zijn de aanschafkosten van dit model relatief laag; de maandelijkse follow-upkosten zijn echter meestal hoger dan bij een lokale DMS-software. 

Kosten van hybride DMS software

Naast de twee zuivere vormen zijn er ook gemengde vormen. Dit geldt ook voor hybride of gehoste systemen. Met een gehoste DMS-software biedt een externe serviceprovider de vereiste serverprestaties. Dit geldt ook op regelmatige tijdstippen een bepaald bedrag voor de verhuur van de server. Echter, de software zelf is eigendom van het bedrijf en wordt eenmaal gekocht. 

Wat is hybride DMS software?

Hybride DMS-software is een complete hybride van lokale en cloudgebaseerde infrastructuur. De basis is een lokale DMS-software, die in bepaalde gebieden wordt uitgebreid door de cloudinfrastructuur. Technisch gezien mag dit proces niet worden onderschat, aangezien een naadloze uitwisseling van informatie tussen de verschillende componenten moet worden gewaarborgd. 

Voordelen van het hybride model

Afhankelijk van de behoeften van het bedrijf kan een hybride model echter een adequaat alternatief zijn, als niet elke business unit profiteert van het gebruik van een cloudgebaseerd systeem. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat DMS-software uit de cloud beschikbaar is voor de verkoopveldservice, terwijl bij het op de markt brengen van een lokale DMS-software de voorkeur heeft. 

Kosten variëren

Aangezien hybride DMS-software een hybride vorm van cloud- en on-premises systeem is, spelen de kosten, of beter gezegd het tijdstip waarop het zich voordoet, ook een mix van beide modellen. 
Organisaties moeten er echter rekening mee houden bij het instellen dat de overhead van het koppelen van alle componenten extra kosten kan veroorzaken of de voortgang van het project kan vertragen. 

Kosten verlagen

Om dit te voorkomen, moeten in ieder geval een uitgebreide planning en voorbereiding plaatsvinden. Hoewel niet alle onvoorziene omstandigheden volledig kunnen worden uitgesloten, is het risico op mogelijke tegenslagen aanzienlijk verminderd. 
Het is ook belangrijk dat bedrijven de keuze van geschikte software niet volledig afhankelijk maken van de kosten. Het is waar dat deze een centrale rol spelen, zoals in elke andere zakelijke beslissing; bedrijven moeten er echter rekening mee houden dat de aankoop van DMS-software een langetermijninvestering in hun eigen bedrijf is. 

Conclusie: Dit kost een hybride DMS software

Om deze reden moeten bedrijven niet op de verkeerde plaats opslaan bij het kiezen van een geschikt systeem. De keuze van een licentiemodel en tegen een ander model moet veeleer de individuele randvoorwaarden in de onderneming weerspiegelen. 
Op deze manier zorgen bedrijven ervoor dat het geselecteerde systeem ook de grootst mogelijke toegevoegde waarde kan bieden aan hun eigen activiteiten en het volledige potentieel ervan kan bereiken. Bij langdurig continu gebruik wegen de voordelen van het systeem op tegen de oorspronkelijke kosten, omdat besparingen op veel plaatsen kunnen worden blootgelegd en middelen efficiënter kunnen worden gebruikt.