Actieplan voor succesvolle implementatie van DMS

Welke stappen zijn nodig om een ​​documentmanagementsysteem (DMS) optimaal te implementeren?

Voor veel bedrijven is een documentbeheersysteem de eerste stap in de richting van digitalisering, waardoor de meeste bedrijven die net met dergelijke modernisatie te maken hebben, weinig ervaring hebben met de reikwijdte van de implementatie van een dergelijk systeem.

Onderweg zijn er verschillende struikelblokken en valkuilen, die er uiteindelijk zelfs voor kunnen zorgen dat een introductie en daarmee het hele project volledig mislukt.

Maar hoe vermijd je al deze valkuilen precies en waar moet je op letten als je eenmaal voor een DMS hebt gekozen? Complicaties kunnen op verschillende manieren ontstaan ​​tijdens een DMS-introductie. Te beginnen met de verkeerde keuze van het systeem, te strakke tijd- en budgetlimieten tot de afwijzing van de gebruikers.

In dit artikel willen we ingaan op de vraag hoe u zich het beste kunt voorbereiden op de implementatie van DMS. Hierin staan ​​ook de stappen die tijdens de introductie genomen moeten worden en hoe er uiteindelijk voor te zorgen dat het DMS een meerwaarde is voor het bedrijf.

Laten we daarvoor echter nog eens kijken naar de algemene werking van een documentbeheersysteem om de reikwijdte van zo'n systeem voor een bedrijf te begrijpen.

Wat is een DMS?

Een documentbeheersysteem is in feite niets anders dan een gestructureerde organisatie van alle documenten die zich bijvoorbeeld in een bedrijf verplaatsen. Als we het hier over DMS hebben, bedoelen we soms softwareoplossingen die voor dit doel zijn ontworpen.

Het DMS als centrale database

Deze verzamelen alle documenten in het bedrijf op een centrale locatie, een database. Alle toegangs geautoriseerde actoren in het bedrijf hebben hier vervolgens toegang toe, wat verschillende voordelen heeft. Enerzijds hebben alle medewerkers nu realtime toegang tot alle data, ook die van hun collega's of die van andere afdelingen.

Dit versnelt de informatiestroom binnen het bedrijf aanzienlijk. Aan de andere kant biedt centrale opslag het voordeel dat bedrijfsprocessen die voorheen afzonderlijk van elkaar werden behandeld, aan elkaar kunnen worden gekoppeld. Dit betekent op zijn beurt dat dagelijkse processen op veel plaatsen kunnen worden geautomatiseerd en op andere plaatsen aanzienlijk kunnen worden versneld.

Procesoptimalisatie via het DMS

Maar de functionaliteiten van modern DMS kunnen veel meer dan dat: inkomende documenten kunnen automatisch aan de juiste plaats worden toegewezen en ook in een vooraf gedefinieerde mappenstructuur worden ingevoerd. Zo kan een bedrijf ervoor zorgen dat ook aan alle wettelijke bewaar- en verwijdertermijnen kan worden voldaan.

Omdat bijna alle bedrijfsonderdelen met een DMS werken, heeft dit verstrekkende gevolgen voor de dagelijkse werkprocessen. Gebruikers moeten wennen aan de nieuwe processen die tijd kosten en mogelijk ook training vereisen.

Het DMS creëert kostenvoordelen

Daarnaast kan een DMS een bedrijf op de lange termijn veel tijd en geld besparen. Niet alleen kunnen papier- en printkosten worden bespaard, ook fysieke archieven raken verouderd, waardoor er meer middelen vrijkomen.

DMS-implementatie: waar moet rekening mee worden gehouden?

Zoals reeds beschreven, worden DMS-oplossingen beheerd met behulp van databases. Deze kunnen worden ingesteld op uw eigen of gehuurde servers of in een Cloud. Dit hangt in wezen af ​​van waar rekening mee moet worden gehouden bij de introductie van het systeem. Laten we eerst de verschillende opties eens nader bekijken.

Lokale implementatie vereist een geschikte IT-infrastructuur

Als een bedrijf de juiste IT-infrastructuur heeft, d.w.z. voldoende servercapaciteit en een breed intern netwerk, evenals de nodige expertise in zijn eigen gelederen, kan lokale implementatie worden gebruikt.

Het systeem is op eigen servers geïnstalleerd en de data wordt via een lokaal netwerk beschikbaar gesteld. Dit heeft als doorslaggevend voordeel dat de gegevens het bedrijf niet verlaten en u het DMS ook naar eigen inzicht kunt inrichten.

Cloud of on-premises?

Daarentegen zijn Cloud gebaseerde DMS veel minder complex te installeren, maar ook minder aanpasbaar en bewaar je de data op een server die waarschijnlijk in het buitenland staat.

Het probleem van gegevensbescherming

In deze gevallen is een extra gegevensbeschermingsovereenkomst met de leverancier vereist. Bedrijven hebben vaak grote zorgen over het opslaan van al hun interne en soms gevoelige gegevens in het buitenland.

Uiteindelijk moet elk bedrijf afzonderlijk afwegen hoe het DMS moet worden ingevoerd.

Wat houdt een actieplan in?

Uiteindelijk is een actieplan een lijst met de verschillende stappen die betrokken zijn bij het bereiken van doelen.

Het actieplan bestaat uit vier basiscomponenten:

• Formuleren van doelen
• Analyse van de huidige situatie
• Het vinden van de leverancier
• De evaluatie en herformulering van doelen.

De eerste stap is het formuleren van specifieke doelen die je met het nieuwe systeem wilt bereiken. Een van de doorslaggevende doelen zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat ik 3 jaar op alle afdelingen zat met 80% minder prints.

Een ander doel zou kunnen zijn om bepaalde processen binnen 2 jaar met 10% te versnellen. Een doel moet in ieder geval aantrekkelijk, getimed, meetbaar en realistisch zijn.

1: Formuleer doelen

Als je een aantal van deze doelen hebt verzameld, gaat het naar de gedetailleerde planning. Om de eerste stap te maken moet men de huidige situatie evalueren zoals welke bedrijfsprocessen er momenteel zijn, wie erbij betrokken zijn en welke middelen daarvoor worden ingezet.

Er moet ook worden aangegeven wie later met het systeem gaat werken en wie alleen leestoegang tot de documenten nodig heeft.

2: Analyse van de huidige situatie

Na analyse van de huidige situatie is het belangrijk om erachter te komen welke processen precies onder het DMS moeten vallen, d.w.z. wat het systeem moet kunnen doen. Hiervoor wordt een specificatie opgesteld waarin alle functies worden vastgelegd en geprioriteerd.

Zodra dit is gebeurd, begint de daadwerkelijke zoektocht naar een geschikt systeem. Hier is het handig om vergelijkingsportalen te gebruiken om te zoeken naar en te filteren op geschikte providers.

3: Het vinden van de leverancier

Als er een provider wordt gevonden, moet je kijken welke stappen nodig zijn totdat het systeem optimaal draait. Het is belangrijk om uit te zoeken op welke afdeling het systeem als eerste geïmplementeerd moet worden en welke functies om te beginnen het belangrijkst zijn.

In de meeste gevallen is een geleidelijke introductie aan te bevelen, omdat anders teveel naar beneden gaat en de omschakeling te groot wordt. De individuele stappen zijn nu precies gepland en toegewezen aan de verantwoordelijken.

4: De evaluatie en herformulering van doelen

Men mag niet vergeten dat er altijd voldoende tijd is voor aanpassingen, opleiding van medewerkers en eventuele veranderingen. Op deze manier worden de volledige functies van het DMS geleidelijk geïntegreerd in de dagelijkse gang van zaken totdat alles aan het einde is voltooid.

De laatste stap is altijd om de eerder gestelde doelen te controleren. Is het project uiteindelijk geslaagd? Wat is er nog meer nodig om de doelen te bereiken en welke andere opties biedt het systeem dat in de toekomst kan worden gebruikt?

Conclusie: het actieplan zorgt voor structuur tijdens implementatie

De complexiteit van een DMS-implementatie wordt vaak onderschat. Hierdoor kunnen bedrijven tijdens de implementatie struikelblokken en onverwachte problemen tegenkomen.

Een gedetailleerd actieplan geeft echter structuur aan het implementatieproces door het op te splitsen in logische secties.

Dit breekt ook de complexiteit van het hele project af. Dit toont ook de relevante stappen voor het bereiken van gedefinieerde doelen.