7 voordelen van een documentbeheersysteem

Wij zetten de belangrijkste voordelen van DMS-software voor u op een rij.

Binnen veel bedrijven is er sprake van een continue stroom aan documenten, die van de ene naar de andere plek worden verplaatst. Vaak zijn er meerdere medewerkers betrokken bij het bewerken van een document; goede samenwerking is dus essentieel. 

Vroeger moest men kopieën maken en de nieuwste versie keer op keer naar alle betrokkenen versturen. Iedere wijziging aan het document hield in dat deze stap opnieuw gezet moest worden; keer op keer, totdat het proces volledig was afgerond. Vervolgens werd het uitgeprint en in een map gestopt. 

In dit moderne, digitale tijdperk is deze werkwijze volledig achterhaald en bovenal: inefficiënt. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de verspilling van papier en middelen die daarbij komen kijken. Daarom kijken wij in dit blog naar de voordelen van een Document Management Systeem (DMS). Met behulp van deze software kunt u de kwaliteit en efficiëntie van uw alledaagse processen naar een hoger niveau tillen.

Inhoudsopgave

• Wat is een DMS?
• Is een DMS wel iets voor mij?
• De 7 voordelen van DMS-software
  • 1 | Audit-bestendige opslag
  • 2 | Gezamenlijk toegang
  • 3 | Betere samenwerking
  • 4 | Bespaar kosten
  • 5 | Kennis archiveren en doorgeven
  • 6 | Personeelsbeheer
  • 7 | ECM: een nieuwe generatie
• Samenvattend

Wat is een DMS?

Laten we beginnen met het definiëren van het begrip DMS. Documentbeheer is in eerste instantie niets anders dan de administratie, organisatie en verstrekking van bedrijfsgerelateerde documenten. Of dat nu contracten van een klant of rapportages van een proces zijn; ieder bedrijf produceert dagelijks talloze documenten. 

Documentbeheer draait om het correct en efficiënt opslaan en beschikbaar maken van deze documenten. Zo brengt men structuur aan in de samenwerking tussen iedereen die betrokken is bij de processen binnen het bedrijf. 

Een centrale database

Omdat de meeste documenten tegenwoordig digitaal worden vastgelegd, is de ondersteuning van de juiste software een vereiste geworden. Het DMS brengt alle documenten samen binnen een centrale database, waardoor alle betrokkenen toegang hebben tot dezelfde, actuele documenten. Hierdoor beschikt iedereen altijd over de meest recente versie en worden fouten sneller voorkomen. 

Een modern DMS doet meer

Tot nu toe zegt dit eigenlijk alleen maar iets over de basisfunctie van het systeem. Maar een modern DMS kan veel meer dan alleen opslaan en ordenen. Moderne DMS-systemen zijn intelligenter dan ooit en brengen allerlei functies mee die de processen binnen het bedrijf vele malen efficiënter maken. 

Is een DMS wel iets voor mij?

Vooral kleinere bedrijven vragen zich vaak af of de investering in deze software een verstandige keuze is. Het antwoord op deze vraag is een volmondige ‘ja’: het zijn vooral kleine bedrijven die baat hebben bij een DMS-systeem. 

Het digitaal vastleggen van bedrijfsdocumenten is vaak de eerste stap in de digitalisering van uw bedrijf; iets waar u in dit moderne tijdperk eigenlijk niet meer aan ontkomt. Het is de eerste stap naar een papierloos kantoor.

De 7 voordelen van DMS-software

Laten we nu dan eens kijken naar de concrete, praktische voordelen van een DMS.

1 | Audit-bestendige opslag

Van de talloze documenten die dagelijks door een bedrijf circuleren, zijn er bepaalde documenten die verschillen van de rest. Deze zijn namelijk onderworpen aan wettelijke vereisten voor de opslag ervan; denk bijvoorbeeld aan facturen die na een bepaalde periode moeten worden voorgelegd, of de contractgegevens van een klant. 

Deze documenten mogen slechts voor een bepaalde periode worden bewaard. Deze regels veranderen ook nog wel eens, dus het is wel zo prettig als u kunt vertrouwen op een systeem dat ervoor zorgt dat u deze regels blijft naleven. Zo kan het systeem reminders sturen wanneer de bewaartermijn van een bepaald document afloopt en kan de verwijdering hiervan grotendeels geautomatiseerd worden. Zo weet u dat u aan de geldende regelgeving blijft voldoen, zonder dat u hier ook maar echt naar om hoeft te kijken.

2 | Gezamenlijk toegang

Een van de belangrijkste kenmerken van het DMS is de gedeelde toegang tot bepaalde documenten. Hierdoor kunnen alle betrokkenen precies zien wat de status van een document is en wie bij dit proces betrokken is. Dit kent twee cruciale voordelen:

• Het vermijden van fouten. Een document heeft hierdoor altijd maar één versie. Verschillende versies kunnen betekenen dat verschillende betrokkenen op hetzelfde moment wijzigingen aan het maken zijn in hetzelfde document, waardoor het daarna drie verschillende versies kent. Uiteindelijk zal dit alleen maar voor verwarring zorgen. 
• Real-time inzicht in wijzigingen. Omdat iedereen met dezelfde versie werkt, kan iedereen ook in real-time inzien welke wijzigingen er worden doorgevoerd. Informatie kan hierdoor sneller worden verspreid; processen worden hierdoor efficiënter en duurzamer. Gebruikers kunnen precies zien wanneer bepaalde wijzigingen zijn doorgevoerd in het document, en wat deze wijzigingen precies inhielden.  

3 | Betere samenwerking

De gedeelde toegang tot documenten maakt onderlinge samenwerking ook vele malen makkelijker. Veel DMS-systemen bieden de mogelijkheid om onder een bepaald document opmerkingen achter te laten. Betrokkenen kunnen hierdoor feedback geven en verwachtingen met elkaar delen. Als persoon A klaar is met zijn of haar deel van het document, kan het middels een opmerking laten weten dat persoon B het verder op kan pakken. 

4 | Bespaar kosten

De reden waarom het DMS voor veel bedrijven bijzonder aantrekkelijk is, komt grotendeels door het grote besparingspotentieel van het systeem. Allereerst om een voor de hand liggende reden: een digitale oplossing helpt met het besparen van papier- en printkosten. Fysieke archieven zijn niet langer nodig, waardoor men op kantoor ook nog eens ruimte weet te besparen. 

Op een ander niveau bespaart het DMS ook in één van de meest waardevolle middelen die we hebben: tijd. Veel processen worden overzichtelijker ingericht en geautomatiseerd, waardoor men makkelijker en sneller werkt dan voorheen. Dit kostbare middel kan men vervolgens elders inzetten. 

5 | Kennis archiveren en doorgeven

Veel moderne DMS-oplossingen beschikken over een kennisbeheersysteem. Hierdoor kan men de eigen kennis archiveren en beschikbaar stellen voor gebruikers. Door deze data vast te leggen, voorkomt men dat bepaalde kennis met het vertrek van een medewerker bijvoorbeeld verloren gaat. De bewaarde kennis kan ook goed worden ingezet voor de onboarding van een nieuwe collega. 

Daarnaast helpt het documentbeheersysteem ook met het vereenvoudigen van de zoektocht naar bepaalde documenten. Zoekfuncties, die tegenwoordig ook steeds vaker door kunstmatige intelligentie (AI) worden ondersteund, stellen gebruikers in staat om bepaalde informatie eenvoudig terug te vinden. 

6 | Personeelsbeheer

Hoewel veel bedrijven hiervoor ook op een ERP- of een oplossing ter ondersteuning van Human Resource Management (HRM) vertrouwen, kan het DMS ook bijdragen aan het vereenvoudigen van personeelsbeheer. Als een bepaalde afdeling bijvoorbeeld de behoefte aan een nieuwe medewerker kenbaar maakt, kunnen bijbehorende behoefteprofielen eenvoudig in het systeem worden vastgelegd. 

Mocht men in de toekomst opnieuw op zoek gaan naar een nieuwe medewerker voor die afdeling, dan kunnen ze het gewenste profiel eenvoudig terugvinden. Het DMS-systeem is uiteraard ook geschikt voor de opslag van persoonlijke documenten van medewerkers, zoals de arbeidsovereenkomst. 

7 | ECM: een nieuwe generatie

Moderne Document Management-systemen kunnen veel meer dan alleen het toewijzen en archiveren van bestanden. Daarom kiezen veel bedrijven tegenwoordig ook voor de integratie van een module voor Enterprise Content Management (ECM).

Dit systeem gaat namelijk in sommige aspecten net een stukje verder dan het DMS. Het beheert documenten en informatie, maar kan bijvoorbeeld ook helpen met het proactief ordenen van ongestructureerde informatie. Oftewel, een document dat bijvoorbeeld nog niet aan de juiste map is toegewezen. Hierdoor is men nog beter in staat om de flow van documenten zo efficiënt mogelijk te organiseren. 

Samenvattend

Een modern DMS-systeem helpt dus niet alleen bij het bewaren van documenten; het fungeert als een centrale ontmoetingsplaats. Een plek waar medewerkers toegang hebben tot alle relevante documenten; zodoende is men nog beter in staat om met elkaar samen te werken. Daarnaast is de software ook in staat om workflows te automatiseren; het handmatig toewijzen van documenten wordt hiermee steeds meer verleden tijd. 

Tegelijkertijd schuift de focus van het DMS naar het vervullen van een steeds bredere rol: het draait niet langer alleen maar om opslag, maar ook om het verbeteren van de vindbaarheid van een document. Moderne technologie zoals Optical Character Recognition (OCR) draagt hier in het bijzonder aan bij. Zo is men in staat om kosten te besparen, fouten te verminderen en de onderlinge samenwerking te verbeteren. Uiteindelijk draagt dit allemaal bij aan het optimaliseren van de processen in en rondom het bedrijf.