5 verschillen tussen cloud en lokale DMS-implementatie

Wat zijn precies de verschillen tussen het implementeren van DMS-software in de cloud en on-premise? We laten het je zien.

Een van de belangrijkste beslissingen die bedrijven moeten nemen bij het selecteren van een DMS is gebaseerd op het licentiemodel of de opslaglocatie van de database waarmee de oplossing werkt.

In dit artikel willen we nader bekijken wat precies de verschillen tussen de verschillende modellen zijn en wat dit betekent voor de implementatie. Voordat we dit doen, zullen we echter bekijken hoe DMS-software in het algemeen werkt om beter te begrijpen hoe deze verschillen uiteindelijk verschijnen.

Inhoudsopgave

• Definitie: wat is DMS-software?
• Definitie: wat is een lokaal DMS?
• Andere licentiemodellen in vergelijking
• Verschillen in implementaties
• Verschillende implementatiestrategieën
• Conclusie: simpelweg de implementatietijd verkorten

Definitie: wat is DMS-software?

DMS is de afkorting voor document management system. In de kern gaat het bij deze ondernemerstaak om het organiseren van alle maatregelen voor het omgaan met bewegende documenten.

Bedrijven worden dagelijks geconfronteerd met een groot aantal verschillende documenten die allemaal moeten worden verwerkt, verspreid en gearchiveerd. In het verleden moesten bedrijven alle analoge documenten in mappen opslaan en toevoegen aan een archief.

Digitale documenten vereisen digitale organisatie

De weinige digitale documenten die werden ontvangen of geproduceerd, werden afgedrukt en naar het fysieke DMS gestuurd. Aangezien het merendeel van alle documenten tegenwoordig in digitale vorm is, worden de weinige documenten die nog in analoge vorm worden ontvangen, gescand en naar het digitale DMS gestuurd.

Hiervoor is documentbeheersoftware beschikbaar, die het bedrijf helpt om overzicht te houden en alle documenten veilig op te slaan. De software brengt alle documenten samen in een centrale database en maakt ze toegankelijk voor alle actoren.

Alle gegevens op één plek

Op deze manier wordt informatie sneller over het bedrijf gedeeld en worden afdelingsgrenzen overbrugd. Bovendien is er vanaf nu altijd maar één actuele versie van een document, zodat transmissiefouten of misverstanden direct kunnen worden geëlimineerd.

De centrale opslag van documenten maakt het ook mogelijk om veel processen aanzienlijk te stroomlijnen en op veel plaatsen te automatiseren. Inkomende documenten worden bijvoorbeeld direct door het systeem herkend en gesorteerd in de bijbehorende workflows. Nadat het betreffende document definitief is verwerkt, slaat het systeem het bestand auditbestendig op in een overeenkomstige mappenstructuur.

Bespaar kosten en voldoe aan specificaties

DMS-softwareapplicaties helpen niet alleen om papier- en printkosten te besparen, ze ondersteunen bedrijven ook bij het voldoen aan alle belangrijke wettelijke vereisten voor het archiveren en opslaan van documenten.

Sommige documenten zijn onderworpen aan bepaalde bewaarvereisten, andere moeten na een bepaalde tijd worden verwijderd. Om onbedoelde verwijderingen te voorkomen, kunnen gebruikersrechten in het systeem worden toegewezen. Deze zorgen ervoor dat alleen geautoriseerde actoren wijzigingen kunnen aanbrengen in de respectieve documenten.

Definitie: wat is een lokaal DMS?

Wanneer we het hebben over lokale DMS-softwareoplossingen, verwijst 'lokaal' naar de plaats waar het systeem uiteindelijk moet worden bediend. Gewoonlijk koopt een bedrijf software van een provider en installeert deze op zijn eigen servers. In dit verband is er ook sprake van het zogenaamde on-premise model.

Komst van andere modellen

Deze vorm van bedrijfssoftware is altijd de regel geweest; pas met de komst van andere modellen werd een conceptuele afbakening noodzakelijk. Toch heeft dit model ondanks de vele alternatieven zijn aantrekkingskracht niet verloren.

Gegevens blijven in het bedrijf

Het grote voordeel is dat alle gegevens van een bedrijf, inclusief enkele zeer gevoelige documenten, worden verwerkt in DMS-oplossingen. Door de gegevens op uw eigen servers op te slaan, verlaten de gegevens uw eigen bedrijf niet.

Individuele aanpassingen maken

Lokale DMS-softwareoplossingen zijn ook onverslaanbaar in termen van aanpassingsvermogen. Het bedrijf schaft de software in zijn geheel aan en kan deze vrij aanpassen aan uw individuele wensen.

Andere licentiemodellen in vergelijking

Naast de originele lokale versie van een DMS-systeem zijn er nog andere modellen, vooral cloud DMS-oplossingen. Hier worden licenties van een software aangeboden voor maandelijkse huur. Het bedrijf verwerft deze licenties zoals vereist en kan het systeem vervolgens via internettoegang gebruiken.

Gegevens verlaten het bedrijf

De opslag- en rekenkracht, evenals het onderhoud en de levering van het systeem zelf, worden verzorgd door de respectieve provider. Bij dit model heeft u geen eigen servers nodig. Het nadeel is dat de gegevens van het bedrijf worden opgeslagen op servers in datacenters. Dit roept vragen op over gegevensbescherming die beantwoord moeten worden.

Andere licentiemodellen denkbaar

Naast de cloud zijn er ook andere modellen ingeburgerd. Tegenwoordig zijn er oplossingen op de markt die slechts gedeeltelijk in de cloud worden geïmplementeerd, terwijl andere gebieden op de eigen servers van het bedrijf worden geïmplementeerd. Andere modellen bieden servers te huur aan. Dit is vooral interessant voor bedrijven die geen eigen brede IT-infrastructuur hebben.

Verschillen in implementaties

De verschillen in de daadwerkelijke implementatie van een DMS-software uit de cloud ten opzichte van een lokale oplossing verschillen in sommige gevallen significant van elkaar. Laten we eerst eens kijken naar de verschillen die rechtstreeks voortvloeien uit de licentiemodellen.
Hoewel implementatie in de cloud relatief eenvoudig is, is de situatie anders met lokale oplossingen. Het eerste dat u hier moet doen, is een voldoende IT-infrastructuur bouwen die nodig is om het systeem te verwerken. Er moeten voldoende servercapaciteiten worden gecreëerd en er moet een uitgebreid netwerk worden gebruikt.

Aanpassingen kosten tijd

Als er nog aanpassingen aan het systeem moeten worden gedaan, moeten de verschillende wijzigingen eerst worden getest, geprogrammeerd en opnieuw worden getest. De implementatietijd kan hier erg lang zijn. Hoe meer aanpassingen nodig zijn, hoe langer de implementatie zal duren.
In de cloud zijn veel minder individuele aanpassingen mogelijk, al moet ook hier het systeem eerst worden aangepast aan het bedrijf en de omstandigheden. Er moet een mappenstructuur worden gedefinieerd en de toewijzing van rechten moet worden geregeld.

Overweeg training en opleiding

Ook is het belangrijk om de medewerkers voldoende bekend te maken met het systeem. Daarom moeten trainingen worden opgenomen in de implementatietijd. Ook hier kunnen verdere aanpassingen nodig zijn voor lokale oplossingen. Bij beide modellen zijn veel van deze stappen nodig.
De belangrijkste verschillen komen voort uit de inspanning. Hoewel u relatief snel aan de slag kunt met een cloudoplossing, kan het aanpassen en installeren van een lokale oplossing erg lang duren.

Verschillende implementatiestrategieën

Naast de verschillen die voortvloeien uit de modellen, zijn er ook verschillende benaderingen voor een DMS-implementatie. Bovenal moeten hier de evolutionaire en de oerknal-methode worden genoemd.

Stap voor stap naar het DMS

In de eerste worden de verschillende modules en functies geleidelijk geïmplementeerd. Pas als een functie door alle medewerkers is geïnternaliseerd, komen er extra functies bij. Zo ontwikkelt het systeem zich in de loop van de tijd tot een allesomvattende en goed werkende oplossing.

Big-Bang voor snelle implementatie

Daarentegen is er de oerknal-methode. In dit geval wordt het systeem voldoende lang getest en vervolgens in één keer live geschakeld. De implementatietijd wordt hier enorm ingekort, maar tegelijkertijd wordt de kans op kwetsbaarheden, fouten of afkeuringen vergroot.

Conclusie: simpelweg de implementatietijd verkorten

Afhankelijk van het type DMS-systeem zijn er bepaalde verschillen in de implementatie van de software. Terwijl je relatief snel aan de slag kunt met DMS-software vanuit de cloud, moet er eerst een lokale oplossing worden aangepast, geïnstalleerd en getest op de behoeften van het bedrijf.

Er zijn ook verschillen met betrekking tot het type implementatie. In alle gevallen is het echter belangrijk om een adequate en uitgebreide voorbereiding op het DMS-project te hebben. Hoe eerder medewerkers hierbij betrokken zijn, hoe sneller ze het systeem uiteindelijk kunnen gebruiken. Bovendien wordt de kans op acceptatie enorm vergroot.