3 nadelen van on-premises DMS software

Met alle voordelen van lokale DMS-software, zijn er ook enkele nadelen die kunnen worden vermeden. We willen hier op dit punt op ingaan.

Documentmanagementsystemen zijn vaak de eerste stap naar digitalisering in bedrijven, hiermee wordt het papierloze kantoor een realiteit en kunnen veel efficiëntere processen in het bedrijf worden geïmplementeerd.

Maar er zijn ook bedenkingen bij on-premise DMS-software. We willen deze vermijdbare nadelen uitzoeken en zien wat waar is van deze wrok.
Voorafgaand zullen we echter de algemene functionaliteit van DMS-software bekijken en verduidelijken hoe de verschillende reserveringen ontstaan. We maken ook duidelijk wat de speciale kenmerken van on-premise oplossingen zijn en wat ze zijn.

Inhoudsopgave

• Wat is DMS?
• Cloud, lokaal, hybride of gehost
• 1. On-premises DMS-software is te duur
• 2. On-premises DMS-software is te ingewikkeld
• 3. On-premises DMS-software is alleen voor grote bedrijven
• Conclusie: nadelen die er niet meer zijn

Wat is DMS? - Een definitie

DMS is de afkorting van Document Management System, waarbij de organisatie van alle documenten die in het bedrijf circuleren als centrale taak heeft. Vroeger betekende dit dat bestanden moesten worden aangemaakt en opgeslagen in fysieke archieven, tegenwoordig zijn de meeste documenten alleen nog in digitale vorm beschikbaar.

Dit feit maakt digitaal documentbeheer noodzakelijk. Veel bedrijven zijn nog bezig om digitale documenten toe te voegen aan fysiek documentbeheer. Het had andersom moeten zijn.

Voer papieren documenten naar het digitale DMS

De laatste analoge documenten moeten worden gescand en toegevoegd aan het digitale DMS. Op deze manier wordt het papierloze kantoor eindelijk werkelijkheid. Hiervoor is echter softwareondersteuning nodig, die wordt geleverd in de vorm van DMS-software.
Deze applicaties brengen alle documenten samen in een centrale database en slaan al deze bewegende documenten op in een duidelijke en begrijpelijke mappenstructuur. Alle actoren hebben dan toegang tot deze database. Hierdoor werken alle actoren met dezelfde data. Fouten veroorzaakt door overdrachten of duplicaten worden vermeden.

Bespaar kosten op verschillende niveaus

Uiteindelijk kan een digitaal DMS kosten besparen voor papier en printer, maar ook voor fysieke archieven en het onderhoud ervan. Een digitaal DMS kan echter helpen om middelen op andere gebieden te besparen.
Door alle gegevens te centraliseren in een gemeenschappelijke database, kunnen aanzienlijk slankere en efficiëntere processen in het hele bedrijf worden geïmplementeerd. Afdelingsgrenzen worden overbrugd en veel alledaagse taken worden zelfs volledig geautomatiseerd.

Cloud, lokaal, hybride of gehost

Bij het kiezen van een geschikte DMS-software voor uw eigen doeleinden staat altijd het onderliggende licentiemodel centraal. Dit verwijst naar de locatie van de server waarop het systeem wordt beheerd en de gegevens worden opgeslagen.

In ons eigen pand

Meestal koopt een bedrijf software van een provider en installeert het deze op zijn eigen servers. In dit geval spreekt men van het on-premises model. De Engelse term "on-premise" betekent niets anders dan "in uw eigen pand". De term is pas de laatste jaren ontstaan met de opkomst van nieuwe licentiemodellen voor differentiatie.

Verschijning van de wolk

Een van deze nieuwe modellen is cloud computing, waarbij de software, evenals de opslag- en rekenkracht, via internet wordt verkregen van een cloudoperator. Eigen servers en netwerken zijn daardoor verouderd en het is niet nodig om software aan te schaffen. U betaalt licentiekosten voor elke gebruiker op basis van uw behoeften of u boekt een bepaalde hoeveelheid gegevens en kunt zowel het systeem als de opslag in de cloud gebruiken.

Gegevens intern houden

Maar niet iedereen wil dat zijn gegevens en, in sommige gevallen, gevoelige documenten worden opgeslagen op servers in datacenters waar ook ter wereld. Daarom houden veel bedrijven vast aan een lokale DMS-oplossing. Het is duidelijk dat deze variant ook nadelen heeft ten opzichte van andere modellen. Anders zouden de andere modellen zich in de eerste plaats niet hebben ontwikkeld.
Op dit punt willen we drie van deze vermeende nadelen bekijken en verduidelijken wat er werkelijk aan waar is.

1. On-premises DMS-software is te duur

Een van de meest voorkomende vooroordelen is dat lokaal geïmplementeerde DMS-oplossingen te duur zijn. Maar is dat zelfs zo? Het vooroordeel is inherent aan het feit dat een vergelijking met andere licentiemodellen noodzakelijk is om deze stelling te kunnen laten zoals ze is.

Verschillende kostendistributie

Als je de kosten van een lokale oplossing vergelijkt met die uit de cloud, blijkt de lokale oplossing inderdaad beduidend duurder te zijn. Maar dat is nogal bedrieglijk. Uiteindelijk worden de kosten van een cloudoplossing gewoon anders verdeeld.

Overweging van licentiemodellen

Hoewel de initiële investering bij een lokale oplossing vrij hoog is, betaal je bij een cloudoplossing altijd een lager maandelijks bedrag voor de dienst. Op een gegeven moment komt het echter dat de maandelijkse kosten van de cloudoplossing hoger zijn dan die van een on-premise oplossing.
Hier moet dus goed worden afgewogen wanneer dit punt zou worden bereikt en welke variant op dit punt verstandiger is.

2. On-premises DMS-software is te gecompliceerd

Met een lokale DMS-oplossing zijn taken als onderhoud en reparatie voor uw eigen bedrijf niet meer nodig. De volledige hosting wordt uiteindelijk in eigen huis gedaan, wat velen doet vermoeden dat on-premise softwaresystemen met veel inspanning gepaard gaan en een hoog niveau van interne expertise vereisen.
Daarnaast zijn er veel minder zaken waar je aan moet denken bij een implementatie vanuit de cloud dan bij een lokale oplossing. Hier boekt u eenvoudig licenties op basis van uw behoeften, maakt u zich vertrouwd met de functies en gaat u aan de slag.

Externe hulp krijgen

Bij lokale DMS-oplossingen moet echter met veel meer stappen rekening worden gehouden. Maar een bedrijf hoeft dit niet zelf te doen. U kiest eerder voor een geschikte en ervaren software- en implementatiepartner. Het systeemhuis implementeert vervolgens het systeem volgens uw ideeën en stelt alles zo in dat het bedrijf gemakkelijk met het systeem kan werken.

Let op de provider

Het is daarom raadzaam om bij het kiezen van een geschikte DMS-software altijd naar de betreffende aanbieder te kijken. Als het een goed netwerk heeft en zelfs bij u in de buurt is, kan het ook ter plaatse zijn om te helpen bij systeemstoringen.

Veilige expertise op lange termijn

Je hebt dus niet per se uitgebreide expertise in huis nodig als de juiste softwarepartner is gevonden. Bovendien mag niet worden vergeten dat de systemen zelf tegenwoordig steeds intuïtiever en gebruiksvriendelijker worden. Dit vooroordeel kan dus snel uit de hand worden geworpen.

3. On-premises DMS-software is alleen voor grote bedrijven

Dit vooroordeel vindt zijn oorsprong in de begintijd van bedrijfssoftware. Vaak zijn de oplossingen ontworpen door of voor grote bedrijven. Maar in de loop der jaren zijn veel toepassingen uitgebreid naar middelgrote en kleinere bedrijven. Dus ook DMS-oplossingen.

Nieuwe licentiemodellen effenen de weg

Met de komst van de cloud was het zelfs mogelijk om bedrijfssoftware te gebruiken zonder een eigen server te hoeven bezitten of huren. De instapdrempels werden steeds lager.

Lokale oplossingen voor kmo's

Maar tegelijkertijd werden de drempels voor lokale implementaties steeds lager. Veel middelgrote en kleine bedrijven profiteren zelfs van de on-premise variant. Met lokale systemen kunt u eventuele aanpassingen maken zonder uw eigen processen fundamenteel te veranderen.

Voorkom afhankelijkheden

Als het gaat om afhankelijkheid van cloudoperators, gaan veel bedrijven liever hun eigen weg. Veel lokale DMS-systemen zijn zelfs speciaal ontworpen voor kleine bedrijven.

Je begint hier met de meest rudimentaire functies en voegt geleidelijk meer functies toe. Dergelijke systemen groeien ook met het bedrijf mee. Dit vooroordeel moet dan ook, net als de andere twee, vrijwel geheel worden afgewezen.

Conclusie: nadelen die er niet meer zijn

Veel vermijdbare nadelen in verband met on-premise DMS-software blijken bij nader inzien grotendeels achterhaald. Vaak stammen deze vooroordelen uit het verleden, toen de systemen nog in de kinderschoenen stonden.

Maar de systemen zijn doorontwikkeld en zijn nu voor bijna elk bedrijf toegankelijk. Als u uw digitale DMS-oplossing op uw eigen servers wilt laten draaien, kan dat nu zonder veel moeite, al blijft een goede voorbereiding en planning van de implementatie nog steeds uiterst belangrijk.