3 argumenten tegen de cloud

Ontdek welke vermeende argumenten tegen de cloud spreken en of u de voorkeur moet geven aan lokale DMS-software boven de cloud.

Hackeraanvallen, gebrek aan controle over je eigen data of een te grote afhankelijkheid van de provider: vaak genoemde argumenten die tegen de aanschaf van een cloudgebaseerde oplossing spreken? Maar hoe zit het met deze problemen in relatie tot de cloud? En volgens welke criteria is lokale DMS-software superieur aan cloudgebaseerde alternatieven?

We willen deze vragen hieronder nader bekijken. Allereerst moet echter worden gedefinieerd wat DMS-software eigenlijk is en wat er eigenlijk wordt bedoeld met de cloud in tegenstelling tot lokale systemen.

Inhoudsopgave

• DMS-software: een overzicht
• Wat is de Cloud?
• Lokale systemen als alternatief
• Argumenten tegen de Cloud
• 1: Gegevensbescherming
• 2: Afhankelijkheid van de aanbieder
• 3: Afhankelijkheid van het internet
• Conclusie: de nadelen van de Cloud

DMS-software: een overzicht

"DMS" is een afkorting die documentbeheersystemen beschrijft. Zoals de naam al doet vermoeden, is dit software voor het beheren van digitale documenten. Het gebruik van dergelijke DMS-software gaat hand in hand met verschillende voordelen en is voor veel bedrijven de eerste stap op weg naar een holistische digitalisering van bedrijfsprocessen.

Door de centrale afstemming van een DMS-software zijn alle documenten goed vindbaar en altijd en overal oproepbaar. Omdat alle bedrijfsonderdelen met dezelfde software werken, wordt ook de samenwerking tussen afdelingen verbeterd.

Het juiste licentiemodel kiezen

Maar om te kunnen profiteren van de potentiële voordelen van DMS-software, moet deze ook geschikt zijn voor gebruik in het betreffende bedrijf. Een belangrijk criterium is het gebruik en licentiemodel van de DMS-software. In wezen moet hier onderscheid worden gemaakt tussen lokale en cloudgebaseerde DMS-software.

Wat is de Cloud?

Software uit de cloud werd begin 2010 opgericht en wint sindsdien aan populariteit. Cloudgebaseerde DMS-software is eigendom van de softwareleverancier.

Hoe werkt cloudgebaseerde DMS-software?

Het wordt ter beschikking gesteld via de server van een datacenteroperator. Hardware en software zijn dus niet van het bedrijf dat ze gebruikt. Dit huurt ze alleen en betaalt meestal een maandelijks bedrag aan de softwareleverancier.

Lokale systemen als alternatief

Dit is niet het geval met lokale DMS-software. Het wordt vaak on-premise DMS-software of gewoon on-prem DMS-software genoemd. Het voorvoegsel "On-Premises" betekent letterlijk zoiets als "op het terrein" of "op het terrein".

Wie is de eigenaar van de hardware en software?

Bij lokale DMS-software zijn zowel hardware als software eigendom van het bedrijf dat ook de DMS-software gebruikt.
Het wordt geïmplementeerd op de interne servers van het bedrijf en van daaruit beheerd. Dienovereenkomstig heeft het bedrijf de volledige controle, maar ook de volledige verantwoordelijkheid voor hardware en software. Dit heeft een aantal nadelen, maar het heeft ook verschillende voordelen ten opzichte van de cloud.

Argumenten tegen de Cloud

In het volgende willen we de argumenten tegen het kopen van een cloud en het gebruik van lokale DMS-software nader bekijken. De focus ligt op drie vaak genoemde punten:

• Gegevensbescherming
• De afhankelijkheid van de aanbieder
• Afhankelijkheid van internet

Het moet duidelijk zijn dat er verschillende redenen zijn die tegen het gebruik van een cloud spreken en voor het kopen van on-premise DMS-software.

Individuele beslissing

Dit betekent echter niet dat lokale DMS-software over het algemeen in alle gevallen de voorkeur verdient boven cloudgebaseerde alternatieven. Het kiezen van een geschikt licentiemodel is een zeer individuele beslissing, waarbij rekening moet worden gehouden met het respectievelijke eisenprofiel van het bedrijf. Omdat cloudgebaseerde DMS-software ook enkele voordelen heeft ten opzichte van lokale alternatieven.

1: Gegevensbescherming

Misschien wel het meest genoemde argument tegen de aankoop van cloudgebaseerde DMS-software is bezorgdheid over de wetgeving inzake gegevensbescherming.

Incidenten in de media

Op het eerste gezicht zijn de redenen voor deze bezorgdheid duidelijk. Hoort men maar al te vaak over lekken of hackeraanvallen op datacenters van bekende providers als Google, Microsoft en Co.

Gegevens op externe servers

Om de zaken nog erger te maken, is er voor velen ook een zekere onzekerheid verbonden met de locatie van het datamanagement. Het is immers niet het bedrijf zelf dat controle heeft over zijn eigen data, maar de cloudoperator. In plaats van op één plek te worden verwerkt, worden de data verwerkt via een vaak internationaal georiënteerd netwerk van datacenters.

Betreft gedeeltelijk misplaatst

Het is waar dat bedrijven door het gebruik van lokale DMS-software volledige controle krijgen over de gegevens die erin worden verwerkt. Dit gaat echter ook gepaard met de verantwoordelijkheid om passende gegevensbeschermingsmaatregelen te nemen. In de praktijk gebeurt dit vaak in onvoldoende mate dat deze bedrijven een gemakkelijk doelwit worden voor hackeraanvallen.

Het is waar dat grote, internationaal actieve cloudoperators over het algemeen aantrekkelijkere doelwitten zijn, aangezien aanzienlijk meer gegevens toegankelijk zijn met succesvolle toegang. Maar deze bedrijven hebben ook totaal andere middelen en uitgebreidere expertise om zichzelf dienovereenkomstig te beschermen.

2: Afhankelijkheid van de aanbieder

Een ander punt dat tegen het kopen van DMS-software uit de cloud spreekt, is de afhankelijkheid van de provider of cloudoperator.

Aanbieder is eigenaar van de DMS-software

Dit komt doordat de aanbieder en niet het bedrijf eigenaar is van de hardware en software. Hierdoor moeten bedrijven de aanbieder niet alleen vertrouwen als het gaat om databescherming, maar ook om andere factoren zoals het onderhoud van hardware en software. Door het gebrek aan controle over de DMS-software hebben bedrijven ook geen keuzevrijheid met betrekking tot de implementatie van updates. Bedrijven moeten er ook op vertrouwen dat de aanbieder de gebruiksvoorwaarden niet in hun nadeel aanpast.

Beperkt aanpassingsvermogen

Het gebrek aan controle heeft meer functionele gevolgen voor de DMS-software dan het moment waarop lopende updates worden uitgevoerd. Cloudgebaseerde DMS-software kan slechts tot op zekere hoogte worden aangepast aan de individuele behoeften van een bedrijf. Extra functies kunnen alleen met aanvullende modules aan het bestaande portfolio worden toegevoegd. In het geval van lokale DMS-software kan de software als zodanig later worden gewijzigd als dat nodig is.

Gebrek aan controle heeft ook voordelen

Maar omdat de aanbieder eigenaar is van de DMS-software, profiteren bedrijven ook van een aanzienlijk voordeel: er is praktisch geen extra inspanning op het gebied van onderhoud en reparatie van hardware en software. Ook zijn er doorgaans geen hoge acquisitiekosten, waardoor cloudoplossingen vaak erg populair zijn bij bijvoorbeeld kleine bedrijven.

3: Afhankelijkheid van het internet

In het geval van cloudgebaseerde oplossingen heeft de afhankelijkheid niet alleen betrekking op providers en cloudoperators, maar ook op een van de meest fundamentele componenten van het dagelijks leven: internet. Het gebruik van internet is diep verankerd in het model van de cloud zelf - er is geen cloud zonder internet.

Offline functionaliteiten meestal zeer beperkt

Inmiddels zijn er DMS-softwaresystemen uit de cloud die ook losse functies offline bieden. Op deze manier kunnen sommige activiteiten worden uitgevoerd zonder een stabiele internetverbinding. Zoals voorheen is het aanbod aan offline functies echter zeer beperkt, zodat normaal werken met cloud-gebaseerde DMS-software zonder internettoegang praktisch onmogelijk is.

Conclusie: de nadelen van de cloud

Er kan daarom worden gezegd dat er enkele essentiële punten zijn die tegen het kopen van DMS-software in de cloud spreken. Dit zit hem voornamelijk in de gegevensbescherming, afhankelijkheid van de provider en afhankelijkheid van internet.

Tegelijkertijd zou echter een overeenkomstige lijst met argumenten tegen het gebruik van lokale DMS-software kunnen worden opgesteld. Het moge daarom duidelijk zijn dat er geen algemene aanbeveling kan worden gedaan voor het ene bepaald licentiemodel en tegen het andere. Bedrijven moeten daarom zo vroeg mogelijk in het softwareproject omgaan met hun individuele wensen en op basis daarvan een geschikt licentiemodel kiezen.